La gestion du temps : Série hebdomadaire

Comment établir des priorités ?

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Le temps est une notion centrale en management. Dans cette série hebdomadaire, Jean-Marc Pairraud vous donne ses conseils d'expert en matière de gestion du temps, notamment dans le milieu professionnel. Vous aborderez des notions, des préceptes ainsi que des méthodes permettant d'accroître votre performance et votre efficacité à long terme. Chaque semaine, vous découvrirez comment agir sur le temps et transformer cette contrainte temporelle en véritable ressource.
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Transcription

Bonjour à tous. Le conseil de la semaine en management du temps, c'est ici et maintenant. Toute activité interrompue en cours de route est moins efficace et prend plus de temps que si elle était effectuée en continu. C'est bien connu. Lorsque nous nous dispersons sur différentes activités, nous sommes moins performants sur chacune d'entre elles. Il nous faut, en plus du temps d'interruption, un temps de reconcentration et de remémoration. Si nous exigeons un certain degré de qualité dans notre travail, nous ne pouvons traiter deux ou plusieurs tâches en même temps. Pour se consacrer pleinement et entièrement à chaque tâche, nous devons donc faire des choix. Comment pouvons-nous dès lors prioriser une tâche plutôt qu'une autre ? Nous confondons souvent urgence et importance. L’importance est liée à l'impact de la tâche tandis que l'urgence est liée à son échéance. En confondant ces deux notions, nous pouvons être amenés à devoir réaliser des tâches peu importantes dans l'urgence. Il s'agit du quotidien du procrastinateur. De plus, l'urgence et l'importance sont relatives et non absolues. Ce détail est important. Il vous permet de relativiser votre perception. En effet, personne ne vous en voudra de dépasser l'échéance d'une tâche de faible importance car un imprévu important est arrivé. La matrice d'Eisenhower nous permet de différencier l'urgence de l'importance. Ainsi, les tâches importantes et urgentes, comme la gestion des conflits ou la création d'un devis, doivent être priorisées. Entre deux tâches de ce type, priorisez toujours celle qui vous semble la plus importante. Si ce nombre de tâches est élevé, cela signifie que vous travaillez la plupart du temps sous stress. Pour les tâches urgentes et moins importantes, comme le téléphone, les courriels ou les petites pannes, vous devez résister, tant qu'il vous reste des tâches importantes et urgentes à réaliser. Dans ce cas, la délégation représente un excellent choix. Pour les tâches importantes et moins urgentes, vous devez les anticiper et les planifier. Ces tâches représentent la partie immergée de l'iceberg. C'est à la réalisation quotidienne de ces dernières que l'on reconnaît les individus performants sur le long terme. Ce sont elles qui vous permettront de décharger votre zone de stress. Par exemple, une bonne relation quotidienne avec vos collaborateurs réduira le nombre de conflits. Une maintenance régulière générera moins de grosses pannes. S'agissant de la partie immergée de l'iceberg, vos collaborateurs ne la connaissent pas forcément. Il est donc important de communiquer sur ces activités. Enfin, concernant les tâches moins urgentes et moins importantes, comme le rangement ou le tri des dossiers, elles sont à effectuer en dernier lieu. Vous pouvez les réaliser pour vos moments creux, en fin de journée par exemple. Il s'agit souvent des tâches courtes qui peuvent se réaliser avec un degré d'attention moindre. En priorisant vos activités en fonction de leur importance et de leur urgence, vous vous donnez le maximum de chance pour élever votre degré de performance.