Outlook 2013 : La gestion du temps

Comment élaborer son planning ?

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Voici ici quelques conseils pour optimiser votre temps. Suivez le guide !
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Transcription

Je vous propose à présent quelques principes généraux qu'il est bon de suivre lorsque l'on essaye d'élaborer son planning pour la semaine à venir, la semaine étant l'unité de temps la plus courte sur laquelle vous avez à travailler. Si vous avez une vision à deux ou trois semaines, c'est mieux, mais au minimum une semaine. Lorsque vous établissez votre planning pour la semaine à venir, tenez compte de vous-même. Ça veut dire quoi ? Ça veut dire tout simplement, si vous êtes plutôt du matin ou plutôt de l'après-midi, eh bien, vous allez distribuer les tâches à effectuer d'une manière ou d'une autre. Moi, je vais partir du principe que je suis plutôt du matin, ce qui est réellement le cas. Comme je suis plutôt du matin, bien, lorsque j'élabore mon planning pour la semaine à venir, je cale les tâches les plus complexes tôt dans la matinée, en partant du principe que mes facultés de concentration sont d'au maximum 45 minutes par heure. Donc, toutes les heures à peu près, bien, je me prévois trois à cinq minutes de pause dans mon planning de manière à me reposer quelques minutes avant envoyer sur une tâche complexe suivante. Ensuite, l'après-midi, bien, je réserve cette partie de montant pour toutes les tâches de routine, celles qui ne demandent pas une forte valeur ajoutée, ou tout ce qui est relationnel. Si vous avez la possibilité entre le matin et l'après-midi, bien, n'hésitez pas à prévoir dans votre planning une sieste. J'ai dit le mot qui fâche, la sieste. Sieste égale feignant, sieste, c'est les gens du midi qui font la sieste, ou c'est très mal vu en entreprise. Bah, c'est peut-être très mal vue, mais c'est très mal vu à tort, parce que de nombreuse étude scientifiques prouvent que la sieste est en effet bénéfique sur l'organisme. Elle va exercer sur votre cerveau une action réparatrice, elle va stimuler votre créativité, elle va augmenter votre concentration mentale l'après-midi. Donc, si vous avez la possibilité de faire la sieste, n'hésitez pas à la prévoir dans votre planning et passer outre les regards furibonds nos cœurs de vos collègues. Quand vous allez élaborer votre planning avec Outlook, il va vous falloir enregistrer donc tous les événements qui sont à mémoriser donc tous les travaux à faire. Pour cela, vous avez dans Outlook deux outils: les Tâches et le Calendrier. Qu'est-ce que je dois mettre dans le Calendrier ? Qu'est-ce que je dois mettre dans les Tâches ? Eh bien, il y a deux approches possibles: la première approche est de dire: « Moi, je mets dans mon Calendrier tout ce qui est rendez-vous, et dans les Tâches, bien, je mets tout ce qui est travail effectué avant une date butoir » . La seconde approche consiste à dire: « Eh bien, j'utilise mon calendrier indifféremment, pour noter mes rendez-vous, ainsi que le travail à effectuer ». En partant du concept suivant, c'est que lorsqu'un événement fait plus de 15 minutes ou de 30 minutes, c'est moi qui décide, eh bien, lorsqu'un événement a une durée supérieure à 15 minutes, je l'enregistre dans le Calendrier. S'il a une durée inférieure à15 minutes, eh bien, je l'enregistre en tant que tâche. Certaines personnes préconisent de ne pas enregistrer un travail, un événement de moins de cinq minutes. Je suis pas tout à fait pour cette option, parce que le fait de tout enregistrer permet de garder nos traçabilités des actions que vous avez entreprises, et ça peut être dans certains cas très utile. Lorsque vous allez élaborer ce planning dans les Tâches et dans le Calendrier, vous allez avoir plusieurs comportements possibles. Vous pouvez prévoir un planning Agressif. Vous pouvez aussi prévoir un planning Normal, ou vous pouvez prévoir un planning Protectionniste. Alors, me direz-vous c'est quoi, un planning Agressif. Bien, un planning Agressif c'est un emploi du temps qui va vous permettre de noter un maximum de tâches à une journée en calibrant la durée de ces tâches au plus juste. Un planning Normal, par contre, c'est un planning qui va vous permettre d'enregistrer les différentes activités que vous avez à faire, mais en l'ordonnant à chacune la durée nécessaire pour les réaliser. Alors que, un planning protectionniste, c'est un planning qui va laisser un petit peu plus de place au temps libre et qui va calibrer les tâches sur une durée un petit peu plus longue que nécessaire. Attention toutefois à la loi de Parkinson, rappelez-vous, plus vous avez de temps, plus il faut de temps. Vous avez aussi la possibilité de concevoir votre planning de manière à ce qu'il soit Agressif en début de semaine, Durée jou en milieu de semaine, et qui termine de manière Protectionniste en fin de semaine. Lorsque vous allez enregistrer votre planning, si vous choisissez l'option Agressif, eh bien, pensez que vous allez peut-être pas pouvoir effectuer toutes les tâches que vous aurez prévues le lundi, il faudra donc récupérer le reliquat de tâches le mardi, pour les faire en premier avant d'attaquer les tâches prévues pour le mardi. C'est pour ça que passer d'un planning Agressif à un planning Normal en cours de semaine, puis à un planning protectionniste, et [inaudible] proche pour répartir les événements que vous avez à traiter. Maintenant, le problème c'est de déterminer quels sont les événements que je dois enregistrer, dans quel ordre est-ce que je dois les traiter. Eh bien, pour cela vous allez pouvoir vous aider de la matrice dite matrice d'Eisenhower. Qu'est-ce que c'est que cette matrice ? C'est bien, c'est tout simplement une feuille de papier que vous divisez en quatre. Ici vous allez mettre toutes les tâches qui sont urgentes et importantes pour la semaine à venir. Ici vous allez mettre toutes les tâches qui sont urgentes, mais non importantes. Vous enregistrerez dans cette zone toutes les tâches qui sont non urgentes, mais importantes, et enfin, dans cette zone, toutes les tâches qui sont non urgentes et non importantes. Toutes les tâches non urgentes et non importantes sont des tâches que vous allez pouvoir déléguer, rappelez-vous. Donc se poser la question ou un petit peu [inaudible], hein, dans cette formation, Moi, je fais tout parce que je sais pas exactement quelles sont les tâches que je peux déléguer. Eh bien, les tâches que vous pouvez déléguer sont les tâches qui sont écrites à cet emplacement-là. Donc, avant de vous précipiter sur Outlook n'hésitez pas à remplir la matrice d'Eisenhower pour déterminer l'importance de chacune des tâches. N'oubliez pas surtout qu'il vous faut prévoir dans votre planning environ trente pour cent imprévus dans la semaine de manière justement à avoir des trous pour caler ces imprévus. Si vous ne prévoyez pas les imprévus, vous allez être complètement débordé et à nouveau, ça va être la course à l'échalote, passez-moi l'expression, mais vous allez systématiquement être en retard surtout. Donc, au final, votre agenda doit refléter les principes que je vous ai énoncés, à savoir le fait de tenir compte que vous êtes plutôt du matin ou plutôt de l'après-midi, le fait qu'il faut placer les tâches les plus complexes le matin et les tâches de routine ou le relationnel l'après-midi, et surtout il faut régler votre planning en passant de la partie Agressive à la partie Normale, et voire, à la partie Protectionniste en répartissant dans tout au long de la semaine vos différentes tâches soit dans planning Agressif, soit dans planning Normal, soit dans le planning Protectionniste, en fonction de leur urgence urgence déterminée par la matrice d'Eisenhower.

Outlook 2013 : La gestion du temps

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Date de parution :24 déc. 2013

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