Microsoft Office 2016 : Série hebdomadaire

Comment effectuer une recherche intelligente dans les applications Office ?

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Vous connaissez tous la suite Office de Microsoft avec ses logiciels Word, Excel, PowerPoint, Outlook, mais aussi Publisher, Visio, Access, OneNote, etc. Il va falloir maintenant envisager votre environnement de travail de façon beaucoup plus large, avec l'émergence du web dans votre bureautique quotidien. Il s'agit de l'écosystème Office. Dans cette série, découvrez non seulement des astuces sur Word, Word Online, Excel, Excel Online, mais aussi des tours de main sur des applications purement web. Ces éléments sont aussi agrémentés de logiciels de communication instantanée qui vous faciliteront le travail collaboratif. Vous allez voir Office 2016 dans tous ses états ! Alors, avec Nathalie Roussel, partez ensemble aux confins de la galaxie Office 2016 et du cloud.
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Transcription

Bonjour et bienvenue dans ce nouvel épisode des Lundi de la bureautique. Je suis Nathalie Roussel et cette semaine, nous allons encore découvrir un truc et astuce de la suite Office 2016. Office 2016 dans tous ses états. La recherche intelligente est la fonctionnalité phare nouvelle dans toute la gamme des produits Office 2016. Alors c'est quoi cette recherche intelligente ? C'est un moyen qui vous est proposé dans tous les logiciels Word, Excel, PowerPoint, Outlook, de ne plus être obligé de vous souvenir où se trouvent les fonctionnalités dont vous avez besoin. Alors comment ça fonctionne ? Quelle que soit en fin de compte, l'application, et quel que soit l'emplacement dans le ruban ici, vous aurez systématiquement sur le côté droit de votre ruban, à la suite du dernier onglet une zone de recherche. Cette zone de recherche attend en fin de compte que vous lui demandiez ce que vous voulez faire. Donc, si je voulais par exemple dans mon document Word ici, venir insérer un tableau, il suffirait que je tape « tableau », et voyez qu'automatiquement, il me propose qui est « Ajouter un tableau ». les « Styles de tableau ». « Afficher le quadrillage ». Je pourrais même allez chercher de l'aide directement sur le web, pour voir quels sont les articles qui traitent du mot que je recherche. Donc, si je décide d'ajouter un tableau. Voilà « j'ajoute un tableau ». Voyez que j'ai les fonctionnalités, ce n'est pas juste, c'est à cet endroit. Dans ce tableau, je voudrais continuer à travailler, je voudrais rajouter une colonne. Regardez qu'il suffira que je revienne ici et que je fasse « ajouter colonne ». Et là, il me propose automatiquement « Insérer à droite », « Insérer à gauche ». Alors, j'aurais pu aller chercher la fonctionnalité qui se trouve ici. Mais voilà en fin de compte, comment je peux travailler dans mes applications, sans être obligée de me souvenir où se trouvent toutes les fonctionnalités. Je voudrais par exemple, faire une table de matière. Cette table de matière, je ne sais plus où c'est dans Word. De la même façon je vais venir ici, et je vais lui dire « table des matières ». Et là je n'ai plus qu'à faire, oui, Je vais insérer une table des matières, celle-ci par exemple. Et automatiquement, il va me proposer en fin de compte, de créer ce qui s'appelle les « styles ». Donc, si je continue mon document, je vais lui dire ici, je voudrais faire un « style ». Et voyez que je peux vraiment passer d'une fonctionnalité à l'autre, mais simplement en fin de compte, par l'intermédiaire de la recherche intelligente. Donc je vous ai montré ça ici, sur la partie Word. Mais bien évidemment, je vais pouvoir vous le montrer de la même façon, sur Excel, sur PowerPoint. Alors, sur Excel on va voir à peu près ce que ça va nous donner. Voilà, admettons que j'ai ici des saisies. Et moi, je voudrais mettre ça avec un format de tableau. Mais je vais venir de la même façon ici. Je vais reprendre les mêmes mots-clés. Et regardez que j'ai bien ici, la possibilité « d'Insérer un tableau », de faire un « Tableau croisé dynamique ». Admettons qu'on décide de faire un « tableau croisé dynamique » tout de suite. Voyez, il me lance l'assistant. Et là, je n'ai plus qu'à continuer en fin de compte ma partie analytique. De la même façon, si je revenais là et que je lui disais, j'aimerais bien voir ce qu'il est possible de faire. Par exemple pour on va dire, de la mise en forme conditionnelle. Donc, on va faire « mise en forme » et regardez que je commence à saisir, il me propose tout ce qui correspond à « mise en ». Et puis, je continue et il va automatiquement affiner sa recherche, avec ici la « Reproduction de la mise en forme ». Ici, les différentes « Formes ». Et puis, j'ai pas terminé. Je continue en disant ce qu'il me faut. C'est des conditions, voilà. J'aurais pu taper directement « condition », et il m'aurait automatiquement proposé ici, mes règles de « Mise en forme conditionnelle », avec ici par exemple, mes « Nuances de couleurs ». Et bien évidemment, je pourrais continuer de la même façon à travailler avec cette recherche. En passant à PowerPoint. Voilà je suis dans PowerPoint ici. Avant de commencer à travailler, on m'a dit que c'était très important dans PowerPoint de voir tout ce qui était masque et disposition. Je ne me souviens plus où sont les masques. Il suffit que je vienne ici. Voilà, et là il me propose les différents masques, « les masques de la diapositive » les « masque de document », etc. Si je vais aller modifier mes « masques des diapositives », nous y sommes, et puis je voudrais rajouter ici par exemple une « image ». Je vais avoir « Insérer une image », les « Images en ligne », « Insérer un espace réservé » pour mettre une « Image ». Voilà en fin de compte, comment j'ai pu, simplement par l'intermédiaire de la recherche, continuer à travailler avec mes fonctionnalités dans PowerPoint. Pour terminer à Outlook, mais, vous pourriez le vérifier dans la totalité des applications. Et ici, je voudrais en fin de compte, faire en sorte de créer, ce qui s'appelle une règle automatique, de gestion de message. Donc je vais demander ici, où sont stockés en fin de compte les « règles », et regardez que j'ai ici, la possibilité de créer une règle simple, par rapport à l'emplacement où j'étais, « d'exécuter les règles », de choisir de « Déplacer ». Et si je veux exécuter ici, une règle au sens large, je vais avoir la possibilité de « Créer une règle », ou, de passer directement dans les « Options avancées » de règles. De la même façon, si je voulais voir ici ce qui correspondait aux dossiers de recherche, par exemple, je viens ici saisir « dossier recherche ». Et je vais avoir automatiquement ici, la possibilité de passer au niveau des « Dossier de recherche ». Donc, ça m'évite d'aller ici, c'est ni plus ni moins que des raccourcis. Donc, voilà la fonctionnalité phare d'Office 2016. C'est vrai qu'on a connu, avec le passage des interfaces telles qu'on l'avait, avec les versions de 97 à 2003, où on avait les menus déroulants, les barres d'outils, les icônes. On est passé sur les versions 2007, 2010, et 2013, avec ces onglets et ce ruban. Tout le monde ne s'est pas retrouvé, en fin de compte, et c'est vrai qu'on a tellement des habitudes de travail là, c'est de mettre tout le monde d'accord, on n'a plus du tout besoin de savoir où se trouvent les informations.