Microsoft Office 2016 : Série hebdomadaire

Comment créer et réexploiter un modèle de graphique dans la suite Office ?

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Vous connaissez tous la suite Office de Microsoft avec ses logiciels Word, Excel, PowerPoint, Outlook, mais aussi Publisher, Visio, Access, OneNote, etc. Il va falloir maintenant envisager votre environnement de travail de façon beaucoup plus large, avec l'émergence du web dans votre bureautique quotidien. Il s'agit de l'écosystème Office. Dans cette série, découvrez non seulement des astuces sur Word, Word Online, Excel, Excel Online, mais aussi des tours de main sur des applications purement web. Ces éléments sont aussi agrémentés de logiciels de communication instantanée qui vous faciliteront le travail collaboratif. Vous allez voir Office 2016 dans tous ses états ! Alors, avec Nathalie Roussel, partez ensemble aux confins de la galaxie Office 2016 et du cloud.
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Transcription

Bonjour et bienvenue dans ce nouvel épisode des Lundi de la bureautique. Je suis Nathalie Roussel et cette semaine nous allons encore découvrir un truc et astuce de la suite Office 2016. Office 2016 dans tous ses états. Je suis dans Word, et dans Word j'aimerai pouvoir mettre un graphique de type graphique Excel pour pouvoir alimenter ma présentation des chiffres de la société. Alors j'ai bien dit insérer un graphique. Je n'ai pas dit aller chercher un graphique existant déjà dans Excel. Ça c'est une fonctionnalité qui a toujours existé et toujours de la même façon. Donc je vais venir ici sur « Insertion ». Je vais choisir insertion de « Graphique ». À partir du moment où je suis là je peux déjà me rendre compte que tout ceci c'est exactement les graphiques que j'ai dans Excel. Et pour cause, lorsque je vais choisir ici par exemple un « Histogramme » de type groupé je vais prendre le plus simple. Je n'ai plus qu'à faire « OK » pour qu'automatiquement le graphique soit inséré. Mes outils apparaissent ici mais c'est surtout ça qui m'intéresse. Ce que je vois ici c'est l'aperçu de ce que je vais pouvoir développer en cliquant sur cette petite icône. Et quand je clique sur cette petite icône voilà ce qui apparait. En fin de compte c'est à proprement parler un classeur Excel. Mais ce classeur Excel je n'ai pas besoin de l'enregistrer. C'est un classeur Excel qui est directement intégré dans mon document Word. Donc là j'ai plus qu'à venir changer la personnalisation. Si j'avais déjà des données j'aurai pu faire un copier-coller. On va faire ça par mois puisque j'ai dit que c'était trimestriel. Voilà on va faire « Janvier, Février, Mars ». Ici je vais avoir mes « Articles » ou mes pôles d'activité. Voilà. Et j'ai mes valeurs que bien évidemment je vais pouvoir continuer à venir alimenter on va dire que là il y en a « 8 ». Et dès que j'aurai terminé les modifications qui sont ici, qui sont minimaliste là mais qui sont bien évidemment avec les capacités, les volumétriques qui sont gérés dans Excel, regardez que quand je vais fermer en fin de compte ici ce document il ne m'a absolument pas demandé d'enregistrer quoi que ce soit. Et pour cause c'était pas un document à part entière qui a un stockage sur mon ordinateur. Une fois que j'ai créé ce graphique qu'est-ce-que je vais pouvoir y faire ? Je vais pouvoir utiliser tous les outils en fin de compte que je retrouverai dans la totalité des applications puisque la fonctionnalité que l'on voit ensemble est autant valable à la création d'un message dans Outlook que dans PowerPoint qu'à tout niveau. Donc moi je voudrais rajouter ici par exemple un « titre à mes axes ». Voilà « Horizontaux ». Je voudrais rajouter ici mes « Etiquettes de données ». Je vais le faire assez vite. Voilà je vais rajouter ma « Légende » également de manière à ce que ça soit allez bien parlant voilà à « Droite ». J'aurai pu changer ce qui correspond ici aux jeux de couleurs en disant tiens je voudrais plutôt quelque chose qui ressemble à ça. Je vais pas le faire pour la bonne et simple raison que vous allez voir tout à l'heure je vais passer vraiment dans la personnalisation. Je peux changer le style de graphique en venant choisir déjà des styles préconçus, prédéfinis. Et puis bien évidemment je peux intervertir les lignes et les colonnes. Faire ce que l'on peut faire en fin de compte quand on est dans un tableur Excel. Alors je vais faire « OK ». Ça c'est bon. Et puis ce qui m'intéresse surtout c'est qu'à tout moment je puisse revenir faire une modification de mes données. Et là je vais avoir la possibilité de les modifier directement dans la feuille Excel que je vous ai montré tout à l'heure. Voilà je rajoute ici un article de plus. Je viens rajouter ici les valeurs correspondantes même si je ne les ai pas toutes. OK et dès que je vais refermer automatiquement voyez que ça a été mis à jour. Alors c'est la première partie, c'est vraiment la partie constitution de mon graphique. Je peux continuer à aller beaucoup plus loin en termes de personnalisation. C'est-à-dire que je vais pouvoir mettre par exemple ici sur la partie qui correspond à ce qu'on appelle la zone de graphique. Je vais pouvoir venir mettre un format avec ici que ça soit du « Remplissage » standard, des remplissages par rapport à une « Image » des « Dégradé », des « Textures ». Alors j'ai pas dit que ça va être beau ce que j'allais faire. C'est juste pour vous montrer en fin de compte comment est-ce qu'on va pouvoir exploiter la dernière fonctionnalité. Je vais prendre cette série. Cette série je décide de mettre par exemple allez on va dire un halo lumineux tout autour. De la même façon celle-ci je vais faire un « Contour » qui va être un contour violet. Plus épais pour qu'on le voit. OK et puis peut-être que je voudrais changer en plus la visualisation d'une série en particulière, celle-ci voyez-vous. Et je parle de la série pas des étiquettes de données cette fois-ci. Je voudrais que ça soit une courbe. Donc je vais pouvoir simplement en faisant un clic avec le bouton droit ici, « Modifier le type de graphique » mais pas pour le graphique dans sa globalité pour cette série. Et cette série je vais lui dire moi ce que je voudrais c'est à proprement parler ce qui s'appelle une courbe. Et on va se retrouver dans ce qui correspond à ce qu'on appelle des graphiques compilés ou combinés. Ça va me permettre en fin de compte notamment de pouvoir peut-être gérer un axe secondaire. Voilà, j'ai terminé la personnalisation de mon graphique. J'ai passé du temps, vous voulez que je vous dise honnêtement, à créer ce graphique, maintenant je voudrais capitaliser dessus. Je voudrais pouvoir le garder en mémoire. Mais il y a quelque chose qu'il ne faudra jamais oublier. Lorsque vous êtes ici sur un élément graphique quel que soit l'application je vous ai dit que c'était quelque chose de transverse. Donc regardez que vous aurez systématiquement ici la possibilité « d'Enregistrer ce graphique comme étant un modèle ». À partir du moment où c'est un modèle, Office va automatiquement le positionner à un emplacement qui sera accessible aux autres applications. Je vais appeler ça « Mon graphique ». Voilà qui est fait. Bien évidemment vous pouvez en avoir plusieurs. Je vous conseille de laisser à l'emplacement proposé par contre. Et je fais « Enregistrer ». Maintenant je ne vais même pas partir de ce document Word. Ce que je vais me contenter de faire c'est ouvrir un document Excel. Voilà le tableau Excel sur lequel nous allons tous tester immédiatement tout ça. À savoir que je me contente simplement de me placer sur une valeur de résultat. Je vais donc refaire exactement le même chemin que celui que l'on a vu dans Word. « Insertion Insertion graphique ». Mais seulement ici ce ne sont pas les graphiques standard d'Excel que je voudrais exploiter. C'est le mien, c'est mon modèle. Donc j'aurai systématiquement ici ma petite flèche qui me permet d'ouvrir la boite de dialogue complète, de venir chercher parmi tous les graphiques mes modèles. Et voyez bien que je retrouve celui que je viens de créer devant vous. Il ne me reste plus maintenant qu'à faire un « Double Clic » pour l'appliquer. Après je me retrouve avec un graphique classique A savoir que je retrouve exactement les mêmes outils que l'on a vu ensemble. Voilà très très succinctement comment est-ce que l'on peut exploiter un type de graphique et encore une fois quel que soit l'application.