Microsoft Office 2016 : Série hebdomadaire

Comment créer et gérer des actions rapides dans Outlook ?

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Vous connaissez tous la suite Office de Microsoft avec ses logiciels Word, Excel, PowerPoint, Outlook, mais aussi Publisher, Visio, Access, OneNote, etc. Il va falloir maintenant envisager votre environnement de travail de façon beaucoup plus large, avec l'émergence du web dans votre bureautique quotidien. Il s'agit de l'écosystème Office. Dans cette série, découvrez non seulement des astuces sur Word, Word Online, Excel, Excel Online, mais aussi des tours de main sur des applications purement web. Ces éléments sont aussi agrémentés de logiciels de communication instantanée qui vous faciliteront le travail collaboratif. Vous allez voir Office 2016 dans tous ses états ! Alors, avec Nathalie Roussel, partez ensemble aux confins de la galaxie Office 2016 et du cloud.
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Transcription

La fonctionnalité que nous allons découvrir maintenant est une fonctionnalité totalement personnalisable et qui va vous permettre réellement de gagner du temps par rapport à des actions que vous faites de façon répétitive. C'est ce qu'on appelle les actions rapides. Ces actions rapides vous les avez ici. Et déjà vous pouvez trouver ce qui correspond à une galerie, des faits prédéfinis. Je veux prendre celui qui s'appelle par exemple « Message d'équipe ». Quand je viens cliquer sur « Message d'équipe » il me propose de personnaliser un envoi type de message. Donc bien évidemment, celui-ci je vais venir le modifier en quelque sorte. Donc, je vais prendre ici et je vais faire « Clic Droit » « Modifier Message d'équipe » où je vais pouvoir choisir dans un tout premier temps, quels sont les personnes à qui je désire l'envoyer ? Donc je vais prendre mes collègues. Et si je m'arrêtais là sans développer les options, je vous montre le résultat. Maintenant, quand je vais choisir « Message d'équipe » voilà ce que ça me donne. Mais je peux aller plus loin en termes d'actions, encore une fois que j'ai à reproduire régulièrement. Donc je redéveloppe à nouveau ici le « Message d'équipe ». Je le modifie pour « Afficher les options » sur lesquelles je vais pouvoir ajouter quoi ? « L'Objet » on va dire « Suivi de formation ». Après, c'est quelque chose sur lequel je vais mettre un « Indicateur ». On va dire qu'il faut toujours aller faire un rappel pour la semaine suivante. Je vais définir son niveau « d'Importance » et puis peut-être le « Texte ». « Relire ASAP Merci ». Et puis, je pourrai définir également d'ajouter une personne dans le champ À « Cc » ou dans le champ « Cci ». Je n'ai plus qu'à me venir « Valider ». Et maintenant, on va voir qu'est-ce que nous donne ce nouveau « Message d'équipe ». Voyez que c'est déjà un peu plus constitué avec ce qui correspond aux informations de suivis et autres. Mais là je suis partie en fin de compte, d'un exemple déjà existant. Ce que j'aimerai faire maintenant, c'est créer des buts en blancs une succession complète d'actions rapides. C'est ce que je vais pouvoir faire par l'intermédiaire ici de créer une « Nouvelle action rapide » de passer ici sur « Personnalisé ». Et ce qui m'intéresserait c'est de traiter de façon très très simple, tous les mails en provenance d'Augusto. Donc je vais faire « Envoi d'Augusto ». Et qu'est-ce que je vais faire ? D'abord, je voudrais déplacer les éléments qui proviennent d'Augusto vers un dossier. Donc je vais « Choisir un dossier ». J'avais déjà créé un dossier « Formateurs ». Je vais « Ajouter une action » supplémentaire. Et cette action je vais dire que je voudrais par exemple mettre une « Importance : Haute ». Je vais rajouter une troisième action que je vais choisir de la même façon. En disant que je voudrais associer ça avec une catégorie. Et parmi les catégories, tant qu' à faire je vais prendre celle qui a été personnalisé, qui est bleue et qui correspond à la « Formation ». « J'Ajoute une action » supplémentaire. Voyez que je peux enchainer autant que je le souhaite. Et j'aimerai en fin de compte-là, « Créer une tâche avec le texte du message ». Donc à partir du moment où je « Valide », j'ai donc chainé plusieurs actions. J'aurai pu même associer un raccourci clavier avec ça pour aller encore plus vite et puis personnaliser une petite « info-bulle ». Je fais « Terminer ». Automatiquement maintenant, je vais voir si ça a fonctionné et comment ça a fonctionné pour justement les traitements des messages d'Augusto. Donc je me place ici sur un de ces messages et je fais « Envoi d'Augusto ». Qu'est-ce qu'il a créé automatiquement ? Regardez qu'il m'a créé automatiquement et je vous ramène la fenêtre une tâche qui porte le nom de « l'Objet ». Et puis ici, qui correspond aux caractéristiques de l'élément mails sur lequel j'étais. Et puis je peux rajouter ici maintenant une échéance. Donc vous voyez qu'en fin de compte, ce n'est même pas moi qui eut besoin de créer une tâche. Ça a été fait automatiquement par rapport à ce que je suis venue spécifier. De la même façon je me mets ici, sur celui-ci, sur les pièces jointes, voilà ! Et je vais faire exactement la même chose « Envoi d'Augusto ». J'ai ici la tâche à nouveau sur lequel je pourrai venir rajouter ma date d'échéance. Et puis maintenant, je vais vous montrer où est-ce que c'est arrivé ? Puisque cette partie-là aussi dedans. Et vous avez bien ici dans le dossier qui s'appelle « Formation » et « Formateurs » les mails qui sont arrivés, par rapport aux actions rapides que j'étais venus demander. Tout ça pour dire que, suivant vos habitudes de travail, vous verrez que vous avez beaucoup beaucoup d'actions possibles. N'hésitez pas à y aller faire un petit tour. Vous verrez que c'est vraiment une mine d'or parce qu'en plus, à chaque type d'action, et bien on va avoir automatiquement des options supplémentaires. On a toute la partie « Rendez-vous ». Toute la partie « Conversations ». N'hésitez pas à jeter un coup d'œil sur ces petites actions rapides.