Microsoft Office 2016 : Série hebdomadaire

Comment créer des documents Word à partir de ses présentations PowerPoint ?

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Vous connaissez tous la suite Office de Microsoft avec ses logiciels Word, Excel, PowerPoint, Outlook, mais aussi Publisher, Visio, Access, OneNote, etc. Il va falloir maintenant envisager votre environnement de travail de façon beaucoup plus large, avec l'émergence du web dans votre bureautique quotidien. Il s'agit de l'écosystème Office. Dans cette série, découvrez non seulement des astuces sur Word, Word Online, Excel, Excel Online, mais aussi des tours de main sur des applications purement web. Ces éléments sont aussi agrémentés de logiciels de communication instantanée qui vous faciliteront le travail collaboratif. Vous allez voir Office 2016 dans tous ses états ! Alors, avec Nathalie Roussel, partez ensemble aux confins de la galaxie Office 2016 et du cloud.
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Transcription

Bonjour et bienvenue sur ce nouvel épisode de lundi de la bureautique. Je m'appelle Nathalie Roussel et cette semaine encore nous allons voir comment tirer pleinement partie de différents logiciels de la suite office voire même de leurs interconnexions, pour ceci j'ai ici une présentation PowerPoint. PowerPoint rappelez vous, nous sert à créer des diapositives que nous pouvons visualiser sous forme de diaporama, que nous pouvons également imprimer, choisir d'imprimer la diapositive, choisir peut-être également d'autres type d'impression comme par exemple ici le fait d'imprimer ce qui s'appelle une " Page de notes " ou plusieurs diapositives sur chaque page, mais malgré tout, on reste quand même dans PowerPoint. Moi j'aimerai bien tirer vraiment partie de tout ce qui existe dans notre logiciel de traitement de texte Word pour insérer des entêtes des pieds de page peut-être une page de garde avec mes diapositives. Donc ce que je vais faire c'est exporter mes diapositives PowerPoint vers un document Word pour pouvoir continuer à exploiter mes fonctionnalités de mise en page. C'est donc ici à partir de PowerPoint dans l'onglet Fichier que je vais trouver la notion d'exporter et je vais choisir d'exporter ceci en créant des documents dès que je viens choisir cette option il me donne déjà certaines informations ah. Il me dit qu'il va créer des documents dans Microsoft Word, qu'il va insérer mes diapositives et les notes dans un document Word, qui va me permettre de " Modifier et mettre le contenu dans Word ". Et puis également autre chose, de pouvoir gérer la mise à jour dynamique si je fais de modification dans ma présentation. Donc je vais créer mon document Word avec différents choix de mise en page. Est-ce que je veux des miniatures et puis à côté une zone libre pour noter. Est-ce que je veux des miniatures et puis des lignes pour vraiment pouvoir annoter facilement. Est-ce que c'est la page de notes que je veux avec ou sans ligne, ou est-ce que c'est le plan. Moi je vais choisir la " prise de notes à côté des diapositives ". Et puis je veux également garder l'interactivité si ma présentation PowerPoint vient à évoluer, donc je vais demander de " Coller le lien " et je fais ni plus ni moins qu'OK et automatiquement il va me générer la création d'un document Word qui va être même mit dans un tableau, donc je vais peut-être vous rajouter ici l'affichage du quadrillage. Donc voilà, il a récupéré tout le contenue voyant bien voir si tout est là, parfait et puis je vais pouvoir maintenant travailler comme si j'ai été effectivement dans Word ce qui est le cas d'ailleurs pour peut-être venir ici insérer une entête qu'est conserver rappelez-vous on l'a parlé dans une autre vidéo en mémoire dans ce qui s'appelle les " QuickPart " ou les blocs de construction. Voilà je rajoute mon entête, de la même façon j'aurai pu venir insérer ici mon pied de page. J'aurai pu venir rajouter une page de garde, bref travailler avec tous les outils de Word. Et puis je vais enlever ici même le quadrillage. Rappelez-vous que je suis dans un tableau, vous ne voulez pas de la première colonne vous pouvez la supprimer. Donc voilà l'intérêt déjà de récupérer les diapositives PowerPoint dans un document Word, exploiter les fonctionnalités de Word. Je vais enregistrer ce document, là je vais l'enregistrer dans mon répertoire " Mes documents ". Je vais donc l'appeler ici voilà je vais l'appeler " Diapositive 1 ", ça sera très bien. Voilà qui est fait. Maintenant, voyons voir ce qui se passe, si je viens faire une modification dans ma présentation PowerPoint. Donc je suis ici et je voudrai rajouter en titre le nom de ma société à savoir " TEST COM ". Modification effectuée, j'enregistre. Je n'ai même pas besoin de fermer ma présentation, par contre je vais venir réouvrir Word. Et je vais en rechercher le document issu de mes différentes diapositives et il me dit bien ah, " Ce document contient des liens pouvant faire référence à d'autres fichiers. " Est-ce que je veux " mettre à jour ce document avec les données liées ", oui et regardez que pour l'instant on voit bien que pour l'instant sur la diapositive numéro 2 il y a marque titre. Donc voilà ah, ça prend quelques petites secondes et voyez que je viens de récupérer ici la mise à jour de mon titre que j’avais fait à partir de ma source c'est-à-dire PowerPoint. Maintenant, à partir du moment où c'est un objet lié, regardez que si vous faites un clic droit sur n'importe quelle diapositive vous avez mettre à jour la liaison si vous n'aviez pas voulu que ça soit automatique. Et puis vous avez tout ce qui correspond en fin de compte aux objets ce qu'on appelle slide diapositive liée avec le lien pour le modifier, le convertir en image gérer les liaisons ben justement les liaisons on va les voir où est-ce qu'elles se gèrent. Et non pas une par une comme c'était le cas, mais de façon générale. C'est ici dans l'onglet " Fichier " dans Word tout à fait sur le côté ici que vous avez ce qui correspond au modification à la gestion en fin de compte des liaisons dans votre document Word. Et vous pouvez constater que toutes les diapositives puisque ce sont bien ici les diapositives, sont gérées comme des éléments indépendants ce qui fait que je pourrai très bien dire ben tiens ma première diapositive je ne veux pas qu'elle soit en mise à jour automatique je veux qu'elle soit en mise à jour manuel. Et puis même mieux je vais dire que je ne voudrai pas pouvoir la modifier sans venir ici je vais la verrouiller. Donc voilà comment je peux travailler avec une présentation PowerPoint que je vais envoyer dans un document Word pour gérer à proprement parler la mise en page avec les outils de Word et comment par la suite ben je peux vraiment venir travailler sur chaque élément qui constitue en fin de compte ma présentation PowerPoint en terme de lien avec le document initial, le document source. Donc voilà encore une fois comment tirer pleinement partie de l'interconnexion de plusieurs logiciels.