La gestion du temps : Série hebdomadaire

Comment coordonner les responsabilités ?

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Le temps est une notion centrale en management. Dans cette série hebdomadaire, Jean-Marc Pairraud vous donne ses conseils d'expert en matière de gestion du temps, notamment dans le milieu professionnel. Vous aborderez des notions, des préceptes ainsi que des méthodes permettant d'accroître votre performance et votre efficacité à long terme. Chaque semaine, vous découvrirez comment agir sur le temps et transformer cette contrainte temporelle en véritable ressource.
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Transcription

Bonjour à tous. Le conseil de la semaine en management du temps, c'est ici et maintenant. Selon vous, à combien estimez-vous la perte de temps engendrée par une organisation peu structurée ou bien par des responsabilités mal ou peu définies ? Je veux parler de la personne qui vient vous déranger pour un renseignement alors que vous n'êtes pas le bon interlocuteur. Je veux parler du courriel qui vous a, entre autres, été envoyé alors que cette information ne vous concernait pas. Toutes ces petites choses mises bout-à-bout génèrent une perte de temps considérable. Comment les réduire ? Chaque individu a ses propres modes de fonctionnement. Et c'est normal. Nous avons tous une singularité. La solution ne consiste pas, pour moi, à standardiser les modes de fonctionnement. Nous pouvons standardiser des compétences, non des personnalités. De plus, il est bon d'avoir des règles et des méthodes communes, mais elles ne font pas tout. La solution réside plus, pour moi, dans la communication. Échanger avec ses collaborateurs est le meilleur moyen de les respecter et de connaître leurs responsabilités. Seulement, nous n'avons pas toujours la possibilité de dialoguer avec nos collaborateurs. Certaines organisations et certains environnements ne le permettent pas. Dans ce cas, il est possible de communiquer différemment à l'aide d'un document partagé par exemple. La matrice RACI s'inscrit dans ce registre. Il s'agit d'un outil simple, rapide à mettre en œuvre et très efficace. La matrice RACI permet de visualiser d'un coup d'œil les responsabilités ou les rôles de chaque acteur concernant une tâche, un processus ou un projet. Nous pouvons alors assigner de 1 à 4 rôles à chaque acteur : réalisateur, approbateur, consulté, informé. Le réalisateur est l'individu affecté à l'exécution de la tâche. Il y a au moins un réalisateur par tâche. L'approbateur, c'est le commanditaire, celui qui contrôle l'exécution de la tâche. Il ne peut donc y en avoir qu'un par tâche. Le consulté apporte un soutien technique sur la tâche. Il a souvent un rôle d'expert. Il n'est pas nécessaire à l'exécution de la tâche. Nous établissons avec lui une communication double voie. Enfin, l'informé représente le ou les individus responsables de l'action ou de la décision. Nous le tenons informé de la progression de la tâche. Nous optons ici pour une communication simple voie. L'informé n'intervient pas dans la tâche, mais peut engendrer d'autres actions en fonction des résultats de sortie. Cette matrice est particulièrement utile pour définir des rôles précis à chacun. Elle offre un support de référence de communication et apporte une transparence qui responsabilise chaque acteur au quotidien et évite les pertes de temps. L'option du document partagé constitue un excellent choix car son accessibilité est primordiale. Ainsi, en connaissant et en respectant les responsabilités des autres, nous avons plus de poids et de crédibilité afin de persuader les autres de respecter les nôtres.