La gestion du temps : Série hebdomadaire

Comment consulter ses courriels à intervalles définis ?

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Le temps est une notion centrale en management. Dans cette série hebdomadaire, Jean-Marc Pairraud vous donne ses conseils d'expert en matière de gestion du temps, notamment dans le milieu professionnel. Vous aborderez des notions, des préceptes ainsi que des méthodes permettant d'accroître votre performance et votre efficacité à long terme. Chaque semaine, vous découvrirez comment agir sur le temps et transformer cette contrainte temporelle en véritable ressource.
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Transcription

Bonjour à tous. Le conseil de la semaine en management du temps, c'est ici et maintenant. Comment rester concentré lorsque votre logiciel de messagerie vous prévient par un son bref dès qu'un nouveau courriel est arrivé ? Avez-vous déjà tenté de résister à l'envie débordante qui vous prend subitement de consulter ce message ? Vous vous dites : « c'est peut-être important. Je devrais regarder. » Lorsque notre œil croise la fenêtre pop-up de notre écran ou lorsque notre oreille entend ce petit son émis par notre logiciel, il est déjà trop tard. Notre attention est détournée. Une part de notre énergie est consciemment ou inconsciemment dédiée à ce nouvel entrant sur notre messagerie. Certaines personnes sont capables de rester concentrées malgré le bruit et les signaux environnants. Mais cette concentration se paie souvent par une grande consommation d'énergie. Nous devons intervenir avant la sollicitation de notre ordinateur. Pour ce faire, je vous recommande dans un premier temps de désactiver les fenêtres pop-ups et les signalétiques sonores de votre logiciel, puis dans un second temps, de définir des plages horaires routinières de consultation. Adaptez-les à vos besoins et vos responsabilités. Deux à quatre fois par jour me semblent être une bonne base. Ainsi, c'est nous qui contrôlons la technologie et non l’inverse. Ensuite, pendant notre plage de consultation, il nous sera facile de traiter tous les messages arrivés. À vue d'œil, commencez par les plus importants. Et j'insiste : lorsque vous ouvrez un message, traitez-le. Vous ne voulez pas perdre de temps à le relire ultérieurement. Il est également important de communiquer à nos collègues nos plages de consultation. Aussi, après une certaine heure de la journée, il ne sert plus à rien de consulter nos courriels, car nous n'aurons pas le temps de les traiter. En revanche c'est la garantie assurée de les ramener chez nous dans notre cerveau. Ne vous inquiétez pas, ils n'auront pas disparu le lendemain et vous attendront sagement dans votre logiciel. « Et en cas d'urgence ? » allez-vous me dire. Bien que relatives, certaines situations peuvent être effectivement urgentes. Dans ce cas, il existe un autre outil fantastique qui s'appelle le téléphone, et qui correspond parfaitement à ce genre de situation. Pour ce qui est du Smartphone, je préconise la même méthode. Personnellement, les données mobiles sont en permanence désactivées sur mon Smartphone. Je les active trois à quatre fois dans la journée pour vérifier mes courriels notamment. Les interruptions intempestives liées à l'arrivée de nouveaux courriels sont véritablement chronophages. Si nous voulons les éviter, nous devons rester le seul décideur, le seul pilote dans le vaisseau.