Microsoft Office 2016 : Série hebdomadaire

Comment analyser rapidement des données dans Excel ?

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Vous connaissez tous la suite Office de Microsoft avec ses logiciels Word, Excel, PowerPoint, Outlook, mais aussi Publisher, Visio, Access, OneNote, etc. Il va falloir maintenant envisager votre environnement de travail de façon beaucoup plus large, avec l'émergence du web dans votre bureautique quotidien. Il s'agit de l'écosystème Office. Dans cette série, découvrez non seulement des astuces sur Word, Word Online, Excel, Excel Online, mais aussi des tours de main sur des applications purement web. Ces éléments sont aussi agrémentés de logiciels de communication instantanée qui vous faciliteront le travail collaboratif. Vous allez voir Office 2016 dans tous ses états ! Alors, avec Nathalie Roussel, partez ensemble aux confins de la galaxie Office 2016 et du cloud.
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Transcription

Bonjour et bienvenue dans ce nouvel épisode de lundi de la bureautique. Je suis Nathalie Roussel et cette semaine encore nous allons voir comment à partir de nouvelles fonctionnalités, nous allons pouvoir optimiser notre travail au quotidien dans nos applications office 2016. Notamment cette semaine, ce qui va nous intéresser c'est comment à partir une source des données en sortir les informations intéressantes bref, comment comment analyser rapidement des données. Au tout au moins, on voit déjà un aperçu pour savoir vers quelle tendance je vais me diriger. Dans un tout premier temps, je vais vous montrer ce premier exercice qui sont " Mes ventes mensuelles par région " et mes résultats, bien évidemment, mois par mois. La première chose que je vais avoir à faire ça va d'être de sélectionner ma plage des cellules. Donc, il suffit que je me place ici sur une des cellules quel que soit de mon tableau ou de ma plage de cellules pour l'instant tout au moins. Et que je vais y utiliser un raccourci clavier qui est " Ctrl+* " qui va me permettre de sélectionner toute la plage des cellules que je vais analyser. Et de coup à partir le moment où j'ai sélectionne cette plage de cellules va apparaître sur le côté droit de ma sélection. Une petite icône qui me permet de faire ce qui s'appelle de l'analyse rapide des données. Quel type d'analyse ? Bah, vous allez voir qu'on va avoir plusieurs et ce sont vraiment des aperçus instantanés qui vont me permettre de visualiser dans un tout premier temps peut être quel type d'analyse je vais effectuer de la mise en forme conditionnelle. Et regardez que je vais avoir en temps réel, simplement en survolant les options qui me sont proposées déjà une tendance par rapport aux valeurs " supérieure ", les " 10% " les plus hautes, mais, peut être que ce que je veux ce n'est pas de la mise en forme conditionnelle peut être que c'est un graphique. Donc, je vais pouvoir continuer à exploiter les différents onglets et je vais lui demander de montre moi, en fin de compte, qu'est-ce que ça donnerait. Si j'établissais sur ces données un graphique de ce type-là ou un " histogramme " ou une " aire " ou un " histogramme groupé " ou " un histogramme groupé à 100% " bien évidemment, vous avez accès à tous les autres graphiques par la suite. Je continue. Je n'ai pas réalisé " Totaux ", mais, peut être que je voudrais voir en fin de compte, quels sont les totaux que je peux mettre en place, rapidement. Alors, que ça soit la " Somme " ici par colonne, la " Moyenne par colonne " le " Total " c'est-à-dire le nombre d'éléments. Mais, je vais avoir également la possibilité de faire ça non pas par colonne mais, par enregistrement, par ligne. Est-ce que je veux cette somme, la moyenne, etc., etc. Après mes totaux, je vais passer au tableau et je vais avoir la possibilité de voir c'est ce que me donne, si je passe cette plage de cellules au format réellement de tableau aussi, je viens créer un " Tableau croisé dynamique ". Et puis pour terminer, j'ai de petits graphiques dans Excel que l'on appelle de " Sparkline " et je vais passer sur la dernière étape d'analyse rapide qui me permet de voir si j'établissais ce qui s'appelle des graphiques des tendances liés à des cellules de type " Courbes ", de type " Histogrammes ", qu'est-ce que cela va me donner ? Donc, voilà comment avec une seule sélection et ni plus ni moins qu'une proposition d'analyse rapide. Vous pouvez, dans un tout premier temps, savoir que ce que se reparlant par rapport à vos valeurs. Je vous donne d'autres exemples. Donc, là c'était une plage de cellules, là c'est déjà un tableau. À nouveau, il ne me reste plus qu'à faire " Ctrl+* " pour tout sélectionner, obtenir cette analyse rapide et voyez que je vais avoir les mêmes indications avec d'autres plages contenant des valeurs. Donc, n'hésitez pas à utiliser et à exploiter ces différentes suggestions qui ne sont pas obligatoirement la même d'ailleurs parce que regardez que par rapport aux valeurs et puis, par rapport à la structure, vous allez obtenir d'autres informations. Voilà, en fin de compte, comment rapidement ce qui s'appelle ça analyse de zones peuvent vous aider à sortir un petit peu comme la substantifique moelle de vos données.