La gestion du temps : Série hebdomadaire

Comment aménager son espace de travail ?

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Le temps est une notion centrale en management. Dans cette série hebdomadaire, Jean-Marc Pairraud vous donne ses conseils d'expert en matière de gestion du temps, notamment dans le milieu professionnel. Vous aborderez des notions, des préceptes ainsi que des méthodes permettant d'accroître votre performance et votre efficacité à long terme. Chaque semaine, vous découvrirez comment agir sur le temps et transformer cette contrainte temporelle en véritable ressource.
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Transcription

Bonjour à tous. Le conseil de la semaine en management du temps, c'est ici et maintenant. Comment organisez-vous votre espace de travail ? Généralement, nous souhaitons qu'il soit efficace, que tous les outils dont nous avons besoin soient accessibles rapidement. La disposition de notre bureau pourrait paraître futile mais elle est en réalité déterminante. Si vous êtes visible depuis le couloir, ne vous étonnez pas que tout le monde s'arrête pour discuter avec vous. Bien placer son bureau, c'est d'abord analyser son espace de travail, l'emplacement de la porte d'entrée et des fenêtres, la luminosité, le bureau des éventuels collaborateurs. Dans la mesure du possible, placez votre bureau perpendiculaire à la fenêtre afin de disposer d'une bonne luminosité sans avoir trop de reflets sur votre écran d'ordinateur. Favorisez également l'angle mort de la porte d'entrée afin de dissuader tout collaborateur de venir vous interrompre inutilement. Après avoir disposé convenablement votre bureau, il est temps de l'aménager en adéquation avec vos besoins. Il y a, selon moi, quatre règles à instaurer. La première : créez deux espaces sur votre bureau, un espace d'ouverture où vous êtes disponible pour les autres et un espace de fermeture que vous réservez pour vos activités minutieuses qui demandent de la concentration. Un bureau à angle est particulièrement propice à ce genre d'initiative. Après avoir assimilé votre fonctionnement, vos collaborateurs connaîtront vos disponibilités. Pour que cela fonctionne, il est nécessaire de rester ferme lors des phases de fermeture, en repoussant la demande. La deuxième : disposez vos outils de travail en fonction de leur utilité quotidienne. Gardez ainsi à portée de main un post-it, ciseaux, agrafeuse. De même, votre armoire de classement de dossiers doit être accessible d'une rotation de siège. Toutes ces précieuses secondes ajoutées vous feront gagner un temps précieux. La troisième : décidez immédiatement de ce que vous faites de vos documents. Pratiquez le système de bannette pour les documents qui arrivent quotidiennement sur votre bureau. Pour un nouveau document, qu'il soit tangible ou numérique, il y a cinq issues. Soit vous le classez, soit vous le jetez, soit vous le redirigez vers un collaborateur, soit vous le traitez immédiatement, soit vous le remettez à plus tard. Utilisez donc des bannettes à étages avec des étiquettes. Ne vous déplacez pas à chaque papier à remettre à vos collaborateurs sauf si c'est important. Attendez plutôt la fin de matinée ou lorsque vous prenez votre pause pour les amener à vos collaborateurs. La quatrième : tous les soirs, rangez votre bureau avant de partir. Vous pouvez même programmer dans votre agenda un rendez-vous quotidien avec vous-même, en fin de journée, de dix minutes. Institutionnalisez la poubelle. Faire de la place aux nouvelles choses, c'est aussi se débarrasser de celles obsolètes ou désuètes. Prenez enfin un temps pour réfléchir à l'amélioration de votre organisation en fonction de vos gestes lors de chaque activité mais aussi en fonction de l'évolution de votre travail et de vos pratiques. En respectant ces quelques conseils, vous gagnez en efficacité et aussi en crédibilité et exemplarité auprès de vos collaborateurs.