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Microsoft Office 2016 : Série hebdomadaire

Comment aller plus loin avec la transversalité des outils OneNote et Outlook ?

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Vous connaissez tous la suite Office de Microsoft avec ses logiciels Word, Excel, PowerPoint, Outlook, mais aussi Publisher, Visio, Access, OneNote, etc. Il va falloir maintenant envisager votre environnement de travail de façon beaucoup plus large, avec l'émergence du web dans votre bureautique quotidien. Il s'agit de l'écosystème Office. Dans cette série, découvrez non seulement des astuces sur Word, Word Online, Excel, Excel Online, mais aussi des tours de main sur des applications purement web. Ces éléments sont aussi agrémentés de logiciels de communication instantanée qui vous faciliteront le travail collaboratif. Vous allez voir Office 2016 dans tous ses états ! Alors, avec Nathalie Roussel, partez ensemble aux confins de la galaxie Office 2016 et du cloud.
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Transcription

Bonjour et bienvenu à nouveau sur un nouvel épisode de lundi de la bureautique. Je m'appelle Nathalie Roussel et je vais vous accompagner cette fois-ci sur la suite d'une vidéo que nous avons vue précédemment qui concernait l'interaction entre Outlook et OneNote. Alors, je vous rappelle un petit peu l'effet, précédemment nous avons vu comment à partir de OneNote récupérer les détails d'une réunion en récupérant le contenu complet, automatiquement OneNote nous avait créé une page sur laquelle nous avait même rajouté une zone de notes sur lequel j'ai pu venir rajouter certaines informations. Voyons voir maintenant comment est-ce que je peux exploiter les données de OneNote pour peu-être les renvoyer côté Outlook. Déjà premièrement, on va pouvoir exploiter les informations que OneNote nous a récupérées à savoir qu'il nous avait récupéré la liste des participants, mais ce n'est pas simplement du texte c'est également ce qui s'appelle les indicateurs. Donc je vais pouvoir venir mettre ici toutes les personnes qui étaient présentes à savoir Sabine Paris, Laurent Valente par contre effectivement j'avais Augusto aussi qui n'était pas présent, donc voyez que je n'ai pas coché cette petite case. De la même façon peut-être qu'il va falloir que je fasse des, quand je parle d'action c'est vraiment des choses à faire et peut-être des choses à faire avant de ce qui s'appelle une date butoir. Donc je vais peut-être également profiter des options supplémentaires que j'ai toujours ici au niveau de l’onglet " Accueil " à savoir ce qui correspond ici au déclenchement de " Tâches Outlook ". Et quand je vais venir ici déclencher une tâche que je vais pouvoir choisir avec des éléments de base c'est-à-dire " Demain ", " Cette semaine ", " La semaine prochaine " ou avec une échéance personnalisée on va commencer avec quelque chose de basique, par défaut c'est-à-dire la semaine prochaine. Regardez qu'il m'a automatiquement rajouté ici un élément qui correspond à quelque chose qu'on connaît côté Outlook, mais je vais en rajouter également une autre histoire de vous le montrer à quoi ça peut correspondre si je viens choisir ici un élément de type " Personnalisée ". Et là ça va vous rappeler quelque chose parce que en fin de compte regardez ce qui vient d'être rajouté, c'est ni plus ni moins qu'une tâche côté Outlook sur lequel ici je vais pouvoir venir ajouter les informations, avec la " Date de début ", bon on va dire que ça va être à partir du 6, la date d'échéance il faut que ça soit fait avant le 31. Je pourrai venir rajouter ici une priorité haute par exemple. Et puis il m'a mis ici encore de tâches bien évidemment la note que j'ai côté OneNote. Donc il suffit que je fasse maintenant " EnregistrerFermer " J'ai bien ici quelque chose de créer que je vais appeler " Action 2 ". Voilà qui est fait côté OneNote, voyons voir un peu maintenant ce qu'il se passe côté Outlook. Et je viens donc ici ouvrir mon gestionnaire de messagerie et quand je dis de messagerie je ne vais même pas me déplacer vers la gestion ici de modules des tâches puisque si vous avez à l'affichage la barre d'outils de tâches que l'on a par défaut lorsque on travaille sur les nouvelles versions d'Outlook si vous n'êtes pas venu l'enlever, vous allez voir ici ce qui correspond aux éléments que vous avez marqué comme étant à faire. et voyez que vous avez bien " Action 1 " qui est prendre les données de l'intranet et l'Action 2 que je suis venu créer avec une échéance personnalisée. Que ce soit soit l'une ou l'autre quand je vais juste venir faire un double clic dessus j'ouvre automatiquement l'élément qui reprend bien évidemment ici ce que j'ai directement côté OneNote. Et donc je n'ai plus qu'à venir cliquer dessus et voyez que j'ai bien une interaction complète entre la partie gestion des tâches qui est géré avec ces rappels dans Outlook et la création de ces tâches que je suis venu créer à partir de OneNote, ce n'est pas terminé. Ce n'est pas terminé parce que lorsqu'on prend des notes c'est souvent également que l'on veut envoyer ces notes comme compte rendu de réunion. Donc je contenue toujours à explorer mon onglet " Accueil " de OneNote. Pour trouver l'option qui s'appelle " Envoyer la page par courrier électronique " . Et voilà ce qui se passe, il a reprit la totalité des participants, alors bien sûr si vous ne voulez pas l'envoyer à tout le monde par exemple vous ne voulez pas l'envoyer à Nathalie Roussel ben il suffit de prendre le sous destinataire et de le supprimer, on est comme si on était dans un mail classique, mais par contre regardez qu'on bien un lien qui pointe vers quoi ? Vers la note. Et puis ici on a la totalité ah en fin de compte des informations qui ont été rajoutées avec les participants et bien évidemment avec le texte. Il ne me reste plus maintenant qu'à cliquer sur " Envoyer " pour que les participants puissent avoir accès dans un premier temps à la vision du mail ici, mais peut-être si effectivement j'ai partagé ce Bloc-note avec mes collègues, avoir la possibilité d'accéder directement à partir de ce mail à ma note côté OneNote.