Excel 2013 : Les formules et les fonctions avancées

Combiner les différentes fonctions

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En combinant différentes fonctions, vous obtiendrez des informations plus précises et vous pourrez automatiser des tâches plus complexes.
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Transcription

Durant cette session, nous allons apprendre ensemble à combiner les différentes fonctions entre elles. Les fonctions de base, que vous pouvez retrouver dans les sommes automatiques par exemple, Somme, Moyenne, Nb, Max et Min, ont pour résultat des nombres, ce qui fait qu'il est tout à fait possible de les calculer entre elles et de les combiner. Prenons un exemple. Sous les yeux, j'ai un tableau avec des commerciaux, des mois et les ventes qu'ils ont réalisées. Mettons que je veuille connaître la différence de ventes entre Beatrice et Chedid. Je pourrais donc cliquer sur Somme automatique, faire Entrée, faire un clic-gauche enfoncé sur la poignée de recopie, descendre et lâcher. À partir de là, je peux faire = ça, moins ça. Donc là, je peux me rendre compte qu'il y a 45 000 Euro de différence entre les ventes de Beatrice et de Chedid sur cette période. Ça ne me prend pas tellement de temps, mais surtout ça me prend de la place, trois cellules, alors que, techniquement, je n'aurais besoin que d'une seule. Nous allons apprendre à combiner les fonctions pour prendre moins de place. Je supprime tout ceci. Commençons. Je vais faire une somme classique, =somme, j'ouvre la parenthèse, je sélectionne les ventes de Beatrice, je ferme la parenthèse. Cet ensemble, on se souvient, c'est un nombre, je fais Entrée, j'obtiens bien un nombre, ce qui fait que je peux le calculer immédiatement avec autre chose. Je vais faire cette somme, moins, et là, je vais directement écrire SOMME. Indice qui me prouve que ça fonctionne plutôt bien, Excel me fait des propositions de fonctions, ça veut dire qu'il le reconnaît. Notez qu'il n'y a qu'un seul égal au début de la formule, je n'ai pas besoin de rajouter d'égal quand je rajoute une fonction, j'écris tel quel. J'écris donc SOMME, je fais une parenthèse. Et là, je vais sélectionner les ventes de Chedid. Je ferme la parenthèse et je fais Entrée. Et là, j'obtiens bien le même résultat, 45 000. L'avantage, c'est que tout tient dans une seule cellule. Je peux donc utiliser plusieurs fonctions, identiques ou différentes, dans la même barre de formule. Ça, c'est une façon de les combiner. Autre technique. Mettons que je veuille savoir quel est le plus grand montant de ventes réalisées par un commercial durant la période de janvier à avril. Technique habituelle, je devrais faire une somme automatique, je déroulerais le tout, et ensuite, je pourrais utiliser une fonction Max. J'ouvre la parenthèse, clic-gauche enfoncé, je sélectionne tout, je ferme la parenthèse, Entrée. Je sais que le plus grand montant de ventes sur cette période est de 130 000 Euro. Encore une fois, problème, ça me prend beaucoup de cellules. Si je n'ai besoin que de cette information, il me suffirait de tout combiner. Comment faire ? Il est important d'isoler le problème. Moi, ce que je veux connaître, c'est le plus grand montant. Le plus grand montant, donc ma première fonction, ce sera une fonction Max. J'écris =max, j'ouvre une première parenthèse. Ici, je vais pouvoir écrire mes différentes sommes. J'écris ma première somme de cette façon. Excel me propose une aide, donc il le reconnaît. Comme c'est une nouvelle fonction, j'ouvre la parenthèse et je sélectionne les premières ventes. Comme je n'ai plus rien à sélectionner pour cette somme, je ferme cette parenthèse. Notez qu'Excel vous offre une aide visuelle, il colore les parenthèses. Donc là, j'ai deux parenthèses rouges, je sais qu'elles appartiennent à la somme. Vous avez une aide textuelle en dessous, donc là j'ai Max, je sais que si je suis ici, je suis dans Max. Si je clique là, je suis dans SOMME. Je vais utiliser un séparateur pour aller plus loin. Point-virgule et là, je vais pouvoir inclure une deuxième somme. J'écris, Tabulation, je sélectionne mes autres ventes. Je n'oublie pas de fermer la parenthèse. Je suis à nouveau dans Max, je fais un point-virgule pour écrire ma troisième somme. J'ouvre la parenthèse, je sélectionne l'ensemble, je ferme ma parenthèse. Mes sommes sont bien écrites, toutes leurs parenthèses sont fermées, je n'oublie pas de fermer la parenthèse de max. Habituellement, la dernière parenthèse d'une formule est de couleur noire. C'est un indice qui peut vous aider. Je fais Entrée. J'ai strictement le même résultat. Je sais que le plus grand montant de ventes réalisées par un commercial se monte donc à 130 000 Euro. Le but ici n'est pas tant de gagner du temps, mais si vous avez besoin d'une information précise, cela vous permet d'économiser le nombre de cellules, et donc d'avoir un document final plus clair. Vous savez donc désormais comment combiner les différentes fonctions dans Microsoft Excel.

Excel 2013 : Les formules et les fonctions avancées

Créez des formules efficaces et exploitez au maximum les tableaux et les calculs. Redécouvrez les fonctions essentielles, exploitez les dates et gérez vos erreurs.

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Date de parution :16 févr. 2018
Mis à jour le:4 avr. 2018

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