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Vous allez apprendre à utiliser le partage de documents pour travailler avec vos collaborateurs. Vous allez pouvoir faire des modifications en temps réel.
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Nous avons partagé ce document Word en utilisant l'onglet Partager. On aurait tout aussi bien pu faire la même chose directement avec Monsieur Excel. En cliquant sur l'onglet Partager, nous pouvons dire Enregistrer dans le cloud. Le document est enregistré dans le cloud donc soit sur un serveur SharePoint, soit sur un compte Office 365 et donc par conséquent là aussi sur un serveur SharePoint, ou bien sur une aire de stockage OneDrive, une aire de stockage personnelle. Vous pouvez faire la même manipulation à partir de PowerPoint toujours en cliquant sur l'onglet Partager, Enregistrer sur le Cloud, et ensuite donc, comme pour Excel ou comme pour Word, vous indiquez les personnes avec lesquelles vous souhaitez faire ce partage. Une fois tout ceci en place, et bien on va changer de casquette. Là je vais mettre ma casquette ''destinataire du message'' et je vais donc consulter ma boîte mail pour voir un petit peu quel aspect cela a. Alors voilà, je viens de recevoir ce mail où on me dit : J'ai partagé entre guillemets Graz Autrich.docx avec vous dans OneDrive. Donc entre guillemets on a le nom du document qui vient d'être partagé. La personne clique pour lire le mail. Elle a la possibilité de toujours afficher les images en fonction de la sécurité qu'elle veut appliquer à ses différents mails. Moi je vais marquer Afficher les images. Donc qu'est-ce qu'on a ? Ben on a le petit message qui a été écrit au moment du partage : pour un travail collaboratif. On a le nom du document avec une icône Word pour indiquer qu'il s'agit d'un document Word. Et on a Afficher dans OneDrive. Donc la personne n'est pas connectée du tout à OneDrive, elle n'a même pas de comte OneDrive. Quand elle va cliquer sur ce lien, elle va se retrouver au bout de quelques secondes sur Word Online dans OneDrive. Alors là, on remarque déjà une chose : on a le bouton Se connecter, ce qui vous prouve bien que la personne n'est pas actuellement connectée. Elle est juste là en tant que visiteur. Elle découvre votre document. Vous voyez que par rapport à la version Word, rien n'a été changé. C'est très exactement le même document. Si la personne souhaite commencer à modifier ce document, elle a plusieurs possibilités. Première possibilité : elle peut cliquer sur ce bouton, Modifier dans le navigateur. À ce moment-là, le document qui actuellement est en lecture seule va basculer en lecture-écriture. Deuxième possibilité : la personne ne s'est pas rendue compte qu'il y avait ce bouton, donc elle se dit : oh là là ! moi il faut que je corrige, ça ça me convient pas. Elle clique et là elle voit que la ligne est grise. Elle insiste, et là en insistant, et bien ma foi, qu'est-ce qu'il va se passer ? Il va se passer rien du tout, puisque si elle double-clique, ça sélectionne le paragraphe, très exactement comme lorsque l'on est dans Word. Là elle s'énerve, elle commence à taper à partir du clavier quelque chose. Dès qu'elle appuie sur une touche du clavier, un bandeau fait son apparition, et là on lui dit : voilà, vous êtes en lecture seule, Ce document a été ouvert en mode lecture seule. Est-ce que voulez Modifier le document ? Donc que l'on clique ici ou que l'on clique là, même résultat. Je clique sur Modifier le document. Je patiente le temps que le document bascule en lecture/écriture. Et donc dès que le document va être en lecture/écriture, et bien ma foi je vais pouvoir commencer à faire des modifications. Alors je sélectionne ce texte qui ne me convient pas, et là je vais écrire par exemple Première modification. Voilà. Donc une fois que ceci est fait, je retire ma casquette de la personne qui travaille sur le document à distance et je reviens en tant que propriétaire de mon document. Alors on va se positionner par ici et je vais faire un petit zoom pour qu'on y voit un peu mieux. Et là regardez, il y a une petite bubulle qui a fait son apparition, où on me dit Invité. Et on me dit : Pour éviter les conflits, vous ne pouvez effectuer aucune modification dans cette zone tant que l'Invité n'a pas terminé ses modifications, et tant qu'elles n'ont pas été téléchargées sur le serveur. Donc ici effectivement, si j'essaye de taper quoi que ce soit, vous voyez que rien ne se passe. Pa contre si je me mets ici et que j'écris la suite, par exemple, et bien ça fonctionne sans aucune espèce de problème. Comment est-ce que je fais maintenant pour déverrouiller ce chapitre ici ? Et bien de la manière la plus simple qui puisse exister, j'enregistre mon document tout bêtement. Donc je vais cliquer sur l'icône ici Enregistrer. Alors c'est un enregistrement et une actualisation en même temps. Vous remarquez que sur la petite disquette, il y a une double flèche vous indiquant que non seulement ça va enregistrer, mais qu'en plus ça va faire la mise à jour. Je clique dessus, je patiente quelques secondes. Et là normalement si tout se passe bien (et ça se passe bien en général), je vois apparaître en vert Première modification. Donc c'est la modification qu'a fait la personne. Alors moi j'ai écris la suite. Que se passe-t-il dans l'autre sens ? Il faut quand même être un peu curieux et voir un peu ce que cela peut donner. Et bien je viens dans l'autre sens ici et je regarde. Pour l'instant je ne vois rien, si ce n'est que là j'ai la petite icône où on me dit : Ce paragraphe est verrouillé par le propriétaire du document. Pourquoi ? Parce que que ce propriétaire, ma foi il est en train de faire des modifications. Donc ma modification en tant que propriétaire n'est pas encore arrivée, la voilà. Hein il faut être un petit peu patient. La modification donc vient de se faire aussi. Donc voilà. C'est pas très très compliqué, mais c'est déjà du travail collaboratif presque en temps réel. Alors on peut encore améliorer les choses. Je reviens en temps que propriétaire de mon document. Regardez ici : j'ai partagé automatiquement les modifications. Jamais pour l'instant. Si j'ouvre cette boîte et que je dis Toujours, que se passe-t-il ? Et bien on va essayer. Je suis propriétaire du document. Je me mets là et je vais marquer La seconde... ...modification. Voilà, je reviens en tant qu'invité. Et donc là qu'est-ce qu'il se passe ? Et bien j'ai déjà la seconde modification. Si maintenant en tant qu'invité je me mets ici, si ici j'efface tout ceci et j'écris La troisième... ...modification, je re-bascule en tant que propriétaire du document, la troisième modification est déjà là. Et j'ai un petit drapeau qui m'indique qu'il y a eut quelque chose à cet emplacement-là de mon document. Donc vous voyez, lorsque vous choisissez Toujours, c'est vraiment du temps réel. Les personnes peuvent travailler simultanément. Nous avons ensuite une autre possibilité qui est Me demander, donc à chaque modification, on demandera si on accepte ou pas la modification. Alors maintenant que on sait faire ça, on pourrait se poser la question suivante : qu'en est-il lorsque l'on veut arrêter de modifier ? Et oui, c'est un cas de figure qui va se présenter. Et bien vous venez sur le nom de la personne, vous faites un clic droit, et là vous pouvez soit définir l'autorisation sur Peut afficher - à partir de ce moment-là, la personne ne peut plus taper quoi que ce soit dans le document -, soit vous faites tout simplement Supprimer l'utilisateur. Si vous faites Supprimer l'utilisateur, les droits donnés à votre document sont effacés, et à partir de là, donc, les utilisateurs distants que vous aurez sélectionnés ne pourront plus travailler dans le document, ne pourrons plus y apporter des modifications. Alors bien sûr, il faut attendre un petit moment, le temps que les informations se mettent à jour. Désolé, vos modifications n'ont pas été enregistrées. Vous ne pouvez pas modifier ce document. Pourquoi ? Parce que la personne n'a plus du tout les droits. Alors ce que nous venons de voir là dans Word, et bien sachez que cela fonctionne de la même manière lorsque vous êtes dans Excel, ou encore lorsque vous êtes dans PowerPoint. On a à peu près les mêmes possibilités. Je peux travailler en temps réel, j'ai la possibilité de limiter les choses, de faire uniquement tout afficher, etc, etc. Donc c'est très exactement le même principe et les mêmes manipulations dans Excel, dans Word et dans PowerPoint.

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Logiciel :
Office Office 2016
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Date de parution :8 oct. 2015

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