Word 2013 : Les options de collaboration

Coéditer dans Word

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Travaillez à plusieurs simultanément sur un document. Puis, enregistrez votre document sur OneDrive ou SharePoint pour commencer à coéditer. Découvrez les options de cocréation à partir de votre bureau et de Word Online.
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Transcription

Découvrons ensemble maintenant les options vraiment de travail simultané en temps réel, avec ce document que je vais par contre être obligée d’enregistrer à un emplacement web. C’est dans le « cloud » « cloud » qui peut être décliné de façon différente, si vous avez dans votre entreprise un serveur « SharePoint », si vous avez un espace « OneDrive » d’entreprise ou un espace « OneDrive » à titre personnel, vous allez pouvoir réaliser de la co-création ou coédition. C’est pour ça que j’ai créé un nouveau document qui n’a pas encore été enregistré et si je viens ici sur l’onglet « Fichier » de Word, que je passe sur le fait « Enregistrer sous » et choisir ou mon serveur « SharePoint » ou mon espace « OneDrive » d’entreprise ou mon espace « OneDrive » personnel, ou que je vienne choisir l’option « Partager », en disant : « je vais inviter des personnes », et dans ce cas-là je me retrouve avec la première étape qui est toujours la même, qui est le fait d’enregistrer ce document, et vous voyez que je reviens au même endroit. Donc vous choisissez celui-ci dans un premier temps ou celui-là, on arrive automatiquement au choix de l’emplacement d’enregistrement. Donc moi je vais décider de l’enregistrer ici, sur mon « OneDrive » d’entreprise. Je fais « Parcourir » et je peux donc, en plus des dossiers ou documents qui sont déjà présents dans cette espace, enregistrer ce document. Voilà qui est fait. Mais pour l’instant, à aucun moment il ne m’avait demandé avec qui je souhaitais le partager. À partir du moment où je choisis de partager mon document il va automatiquement par la suite me proposer, bah qui, quel est le niveau d’action que peut faire cette personne. Donc je vais venir ici rajouter la personne avec qui je souhaite le modifier, cette personne, bah c’est Nathalie, voilà. Alors, je vais mettre son adresse mail complète pour qu’il la retrouve. Donc imaginez que ce sont bien évidemment, bah des personnes que vous avez dans votre entreprise, mais également des personnes qui peuvent avoir accès à vos documents, à partir de l’extérieur. Ok. Je vérifie les noms et je choisis le niveau d’interaction. Est-ce qu’elle peut lire ou est-ce qu’elle peut modifier ? Moi justement, je vais vous montrer la co-création, donc je vais choisir « peut modifier ». Je peux rajouter un petit élément supplémentaire dans l’invitation mail qui va lui être envoyée : « Pour travailler ensemble » et je viens en fin de compte partager ce document. Alors, je peux demander à ce que les personnes s’identifient avant l’accès du document, ou si c’est le cas là dans mon entreprise, décocher cette option. Voilà qui est fait. Donc j’ai bien cette notion qui apparait ici dans la partie Word, mais étant donné que je vous ai dit que ce document était enregistré sur le « cloud », je vais vous montrer maintenant l’espace « OneDrive » de Sabine Paris, qui est donc un emplacement web, sur lequel vous pouvez constater que mon document est bien arrivé avec une notion contrairement aux autres, qui est une notion partagée. Donc j’ai à tout moment la possibilité de venir modifier ces éléments-là en choisissant à nouveau ici « Partager » et là, cette fois-ci on le fait côté « cloud » et je peux dire : « bah pour l’instant c’est partagé avec qui ? » Bah c’est partagé avec Sabine Paris. Je peux réinviter des personnes supplémentaires. Alors je vais peut-être inviter cette fois-ci mon collègue qui s’appelle Laurent, qui pourra modifier aussi. Je vais peut-être rajouter également mon autre collègue voilà. Et comme je ne l’avais pas mis tout à l’heure, je vais ajouter Nathalie, par cette interface. Et je n’exige pas ici une connexion. Et toutes ces personnes vont pouvoir, bien évidemment, modifier. Alors, on a bien dit que c’était sur des situations, des scénarios de multi-modifications simultanées. Ok. Je réactualise. Voilà, Nathali et trois autres personnes ont donc le droit modifier ce document. Ok, maintenant je vais me replacer sur Word. Je vais revenir dans mon document. Là, c’est les mails que vous entendez qui partent, bien évidemment. Et je vais commencer moi, puisque je suis dans mon application cliente hein, dans Word, par faire une modification immédiate. Alors on va faire « Texte 1 ». Voilà qui est fait. Maintenant je vais aller ouvrir en tant que Nathalie Roussel, en tant que Laurent et en tant que Augusto Simoes ce document. Ils vont pouvoir l’ouvrir soit dans l’application cliente, soit dans l’application web, qui s’appelle « Word Online » et je vais vous montrer comment se passe les interactions entre ces différentes personnes. Voilà, mes collègues ont bien reçu l’élément de notification, leur signifiant que dorénavant ce document était en partage. Je reste, moi, sur l’application cliente, sur Word. Maintenant je vous montre que ça soit mon collègue Augusto Simoes, il a pu atteindre en fin de compte ce document par l’intermédiaire de l’application Web de Word, c'est-à-dire « Word Online », juste en suivant le lien qui a été stipulé dans le mail de notification. De la même façon, ici mon collègue qui est cette fois-ci Laurent Valente, a fait la même chose. Donc nous sommes pour l’instant trois. Nathalie Roussel va nous rejoindre dans quelques instants. Mais pour l’instant, juste en mode visualisation de document. Par contre, regardez Laurent Valente, ici il va demander maintenant à modifier le document, soit dans Word, soit dans « Word Online ». Donc je vais vous montre ça dans « Word Online », comme ça on pourra avoir les informations en temps réel et vous pourrez visualiser tout de suite que je suis, moi ici Laurent Valente, je suis bien en modification. Mais il m’indique également que Sabine Paris modifie également le document et si je viens ouvrir cette fois-ci le navigateur avec mon deuxième collègue qui est Augusto Simoes et que je viens à nouveau lui demander de modifier dans le navigateur, nous allons être maintenant trois à modifier ce document : Sabine Paris, Laurent Valente et Augusto. Si Nathalie Roussel était venue nous rejoindre et qu’elle l’avait ouvert, mais cette fois-ci par exemple de la même façon, dans l’application Word cliente, eh bien on aurait été quatre à être en train de co-créer. Alors, qu’est-ce qui va se passer et comment je vais voir les modifications au fur et à mesure ? Déjà premièrement, je me remets sous le couvert de Sabine Paris, donc dans l’application cliente qui m’indique également hein que d’autres personnes sont en train de travailler sur ce document et je vois ici toutes les personnes qui sont en train de co-éditer. Je vais donc rajouter ici un élément,. Voilà. On va faire « Suite du texte ». Donc j’ai rajouté moi, en tant que Sabine Paris, dans Word une information. Passons voir tout de suite si mes collègues la voient immédiatement dans les différentes applications qui sont les applications web. Elle ne les voit pas. Elle ne les voit pas et pour cause. Parce que étant donné que je suis dans l’application cliente, les modifications ne seront apportées, donc visibles, qu’à partir du moment où j’aurais fait un « Enregistrer ». Par contre, et c’est ce que je voulais vous montrer, mes deux collègues, Simoes et Laurent Valente, travaillent dans les applications qui sont les applications web. Donc si je viens me positionner ici, voilà, et que je viens dire : « bah moi, ici par exemple je voudrais insérer une forme » Alors on va insérer ici un tableau par exemple, voilà, avec plusieurs lignes. Voilà qui est fait. Dans lequel je vais pouvoir rajouter le « point1 » par exemple. Donc c’est ici une modification qui a été apportée par Augusto Simoes. Voyons voir tout de suite chez Laurent Valente. Eh bien voilà, sans aucune autre action de la part d’Augusto, ni de Laurent Valente, automatiquement je vais voir les modifications qui ont été apportées. Pourquoi ? Parce que ces deux personnes travaillent sur la version web de Word. Eh bien évidemment, j’ai une autre indication qui est un code couleur, vous voyez ? Qui me dit : « Ah bah ça c’est une modification qui a été faite par Augusto Simoes. » Ok, je continue. e viens rajouter ici, dans ce qui vient d’être créé hein nous sommes bien d’accord, par Augusto, en tant que Laurent, le point numéro 2. Je vais faire l’exemple inverse. Voilà. Je repasse chez mon collègue Augusto. Et voyez, automatiquement j’ai bien les informations aux modifications apportées en temps réel. Par contre, retournons voir dans Word, bah pour l’instant je n’ai pas de modification. Par contre regardez Il m’indique quoi là ? Il m’indique que des mises à jour sont disponibles. Donc si je viens cliquer ici, j’aurais systématiquement cette fenêtre que je peux bien évidemment cocher pour qu’elle ne réapparaisse plus, me disant que pour récupérer les informations modifiées de mes collègues, mais également pour moi mettre à jour, le document après de mes collègues, bah il faut que je fasse ce qui s’appelle « une petite mise à jour », un petit enregistrement. Et voyez qu’il me montre déjà, avant même d’aller plus loin, quelles sont les modifications qui ont été apportées. Donc voilà en fin de compte, comment est-ce que l’on peut travailler à plusieurs, sur un seul et même document et je vais vous montrer bien évidemment le résultat, bah côté maintenant Augusto Simoes. Vous voyez qu’il a récupéré les modifications de Sabine, qui avaient pour autant été faites sur l’application Word de bureau hein. Idem ici, sur notre collègue Laurent Valente, et nous aurions exactement la même chose, , bah si Nathalie Roussel, elle était venue nous rejoindre, si on avait été 12 à travailler sur ce document. Donc chose à retenir, nous pouvons dorénavant travailler à plusieurs sur un document en définissant bah qui d’abord doit pouvoir modifier ou simplement lire, c’est la première chose hein, le niveau d’autorisation, mais également, nous allons avoir des comportements différents de mise à jour, suivant si on utilise l’application web de Word, qui s’appelle « Word Online ». Là, il n’y a rien à faire, toutes les modifications sont automatiquement visualisées en temps réel. Si on utilise les applications bureau, c'est-à-dire Word, il faut impérativement enregistrer nos modifications, pour récupérer les modifications des collègues et pousser les nôtres vers le document. Voilà, petite explication de ce qui s’appelle « les scénarios de coédition ».

Word 2013 : Les options de collaboration

Tirez parti des avantages liés au travail en mode collaboratif avec votre équipe ! Utilisez pour cela les options de partage, de révision et de protection disponibles dans Word.

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Date de parution :14 juin 2016

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