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Les fondements de la gestion de projet : Les budgets

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Pour garder une vision précise de votre budget tout au long du projet, il vous faut des pratiques de rapport de budget fiables et complètes. Étudiez ici ces bonnes pratiques.
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Vous a-t-on déjà demandé, après que vous avez fait appel à un service de réparation, et que le prestataire de service est venu et a fourni le service, plus d'argent que le montant prévu ? Si vous êtes comme moi, vous trouverez cette expérience désagréable, et hésiterez à faire de nouveau appel à ce prestataire. Mieux vaut ne pas endosser le rôle du prestataire de service. Avec des estimations basées sur des informations fiables, vous connaîtrez à tout instant le montant de vos dépenses et les fonds qu'il vous reste. Mais, pour garder une vision précise de votre budget tout au long du projet, il vous faut des pratiques de rapport de budget fiables et complètes. Je vais vous présenter certaines de ces bonnes pratiques. D'abord, il est essentiel que vous analysiez le budget et soyez sûr qu'il ne manque pas d'éléments souvent négligés. Voici quelques-uns de ces éléments : l'augmentation des coûts de main-d'œuvre. Heures supplémentaires, hausses de salaire et augmentation du coût de la vie peuvent s'ajouter et sont souvent oubliées. Ensuite, le temps d'attente des ressources. Même si vous savez que vous devez attendre, le coût lié à l'inactivité d'une autre ressource pendant ce temps est un coût d'opportunité. Enfin, les coûts de dépassement des délais. Les contraintes du planning sont fréquentes, il faut donc prévoir le coût de dépassement des délais. Une fois ces coûts intégrés, vous pouvez passer à la bonne pratique suivante : créer des rapports faciles à comprendre. Un, vous pouvez tout d'abord utiliser le rapport de sortie de fonds au fil du temps. Il peut servir de base à un autre rapport qui élargira les informations sur le statut du budget. Deux, comparez les dépenses réelles de votre rapport au travail que vous avez réellement accompli. Par exemple, vous avez un budget de 200 000 $. Lorsque vous tracez votre flux de trésorerie réel sur le rapport, vous remarquez que vos dépenses réelles sont inférieures à vos prévisions. Vous pourriez croire que vous êtes en deçà du budget. Toutefois, en analysant de plus près votre flux de trésorerie vous remarquez que vous êtes en fait en retard sur le planning. Vos données de coût sont contextualisées. Si vous avez réalisé 80 % de votre projet et utilisé 90 % du budget prévu, alors vous avez en fait dépassé votre budget. Trois, je vous conseille de réaliser des rapports détaillés des secteurs très sensibles aux coûts. Pour fournir ces détails, j'utilise un histogramme des ressources. Il s'agit d'un diagramme où sont comparés les estimations budgétaires et les chiffres réels pour repérer les écarts. Dans cet exemple, vous remarquerez que les coûts et les heures du 10 octobre correspondent aux prévisions. Le 11 octobre, les heures travaillées et les coûts sont supérieurs aux prévisions (ces derniers certainement en raison des heures supplémentaires). Avec ce type de diagramme, vous pouvez rapidement repérer une tendance et efficacement indiquer à la direction ce qu'il se passe et les conséquences pour le projet. Une fois que vous avez choisi le type de rapport à utiliser, je vous recommande de planifier à quel moment vous fournirez les rapports sur le statut du budget, et d'en informer les hauts dirigeants. Lors de l'élaboration de ce plan de communication du statut du budget, tenez compte de la fréquence à laquelle votre équipe vous fournira les données de dépenses et des limites des systèmes de gestion financière et du personnel de votre entreprise. Une dernière recommandation : soyez constant. Demandez à un membre de l'équipe de vous fournir un rapport de budget tous les mois à une date précise. Rappelez à votre équipe que ces informations sont essentielles et doivent être précises. N'utilisez qu'un seul format pour vos rapports. Une fois que vous les avez étudiés, distribuez les rapports pour que tous aient accès au suivi du projet et comprennent bien les données de la même façon. Cela aide vos collaborateurs à comprendre les raisons des pressions éventuelles sur les coûts, et vous aidera à avoir une approche plus précise de la gestion de projet.

Les fondements de la gestion de projet : Les budgets

Étudiez les bases de l’élaboration des budgets et utilisez les techniques d’estimation. Découvrez les différents outils de prévision de projet et assurez le suivi de vos budgets.

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Date de parution :31 janv. 2017

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