Créer un tableau de bord interactif avec Excel 2016

Choisir le type de fichier

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Avec votre formateur, faites le choix du type de fichier (*.xlsx, *.xlsm ou *.xlsb) le mieux adapté pour la création de tableaux de bord.
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Transcription

Avant de commencer à faire du contenu dans un fichier XL, il nous faut enregistrer ce dernier. Et le but de ce tutoriel maintenant, ça va être de parler des format de fichiers, peut-être les plus adaptés à certaines situations. Alors, considérons le fichier vide que nous avons à l'écran et faisons un enregistrer comme on le fait d'habitude ; on va le mettre par exemple, sur le Bureau. Alors, déjà, il ne faut pas oublier un des standards mondiaux de la manière d'écrire des noms de fichiers dans les entreprises et également, instituts de recherche gouvernementaux : ne jamais écrire un nom de fichier avec des espaces et des accents. Parce que suivant les plate-formes, cela pose problème. Donc là, dans le cadre de cette formation, on va déjà appeler ce fichier tableau_de_bord. Après, au niveau ici de l'auteur des mots clés et du titre, ce sont les métadonnées, à vous de choisir si vous voulez les indiquer. Mais quand même, dans le domaine justement de l'analyse business, n'oubliez pas qu'il y a beaucoup de normes qui gravitent autour de ce domaine. Et par exemple, pour les noms de fichiers, il est d'un commun accord de considérer la norme iso 9660 et pour les métadonnées, la norme iso 690. Maintenant, on va parler des types de fichiers. Le Xlsx, on le connait, c'est le format de fichiers de Microsoft depuis la version 2007 et qui est conforme à la norme iso 29500. Cela, ça n'a rien d'extraordinaire, quoiqu'on pourrait dire qu'à l'époque si, mais maintenant, ça ne l'est plus. Le Xlsm, c'est plutôt ça qu'on aurait tendance à utiliser puisque l'on va faire des macros dans le cadre de cette formation Et donc, on a besoin d'un type de fichiers capable de prendre en compte les macros. La chose étant que notre fichier va vite se compliquer et il peut contenir beaucoup de données. Il est de notoriété, j'ai pu le vérifier de mes propres yeux de nombreuses fois que les fichiers classeurs Excel binaires, donc les Xlsb sont à l'ouverture et à la fermeture significativement plus rapides que des Xlsx. Bien évidemment, pour la simple raison qu'ils n'ont pas besoin de se zipper et de se dézipper à chaque fois. Ils sont aussi plus rapides à chaque enregistrement et globalement, ils prennent moins de place. Cette diminution de volume peut aller de 10% jusqu'à 90% environ, dans ce que j'ai pu voir depuis ces dernières années. C'est-à-dire, depuis qu'Excel 2007 est apparu. Donc, par contre, il y a un aléa à l'Xlsb, c'est qu'il ne peut pas s'ouvrir dans les vieilles versions d'Excel, c'est-à-dire celles qui précèdent l'année 2007 et il n'est pas conforme aux standards d'échange de documentations, c'est-à-dire à l'iso 29500. La plupart des départements et des employés ne sont pas soumis à cette norme iso 29500. Donc, souvent, dans le cadre de gros tableaux de bords bien compliqués, ils vont prendre de l'Xlsb. Donc on fait ici un enregistrer. Maintenant, donc, a on fait le choix de partir en Xlsb. Il y a un dernier point sur lequel je souhaiterais faire un rappel par rapport à l'enregistrement de fichiers, c'est que si vous avez un tableau de bord ultra-confidentiel, n'oubliez pas que dans le menu fichier, protéger un classeur, eh bien, vous pouvez chiffrer ce dernier avec un mot de passe. Et pour le coup, pour ouvrir le fichier, il faudra un mot de passe. Bien évidemment, ne mettez pas un mot de passe avec deux, trois, quatre ou cinq caractères, car de toutes façons, n'importe quel logiciel de crackage bon marché que l'on trouve sur Google est capable de casser ce type de mot de passe en quelques journées. Donc voilà pour le choix du type de fichiers et un rappel concernant la protection.

Créer un tableau de bord interactif avec Excel 2016

Concevez des tableaux de bord pertinents, qu’ils soient dynamiques ou non, avec Excel. Utilisez pour cela les fonctions, les graphiques, les segments, les macros, etc.

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Date de parution :18 août 2016

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