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Écrire des e-mails professionnels

Choisir l'amorce de l'e-mail

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Mesurez l'importance des premiers mots de l'e-mail. Apprenez également les formules à éviter dans la phrase d'introduction.
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Transcription

Au-delà de cette première ligne où figure votre formule de salutation, vous allez devoir soigner les premiers mots de votre texte car ce sont eux qui vont accrocher, ou non, votre lecteur. La première phrase a une importance capitale. On doit y retrouver facilement au moins un mot-clé qui va attirer l'attention du destinataire et l'inciter à poursuivre sa lecture. Alors qu'est-ce qui attire l'attention ? Qu'est-ce qui donne envie de lire ? D'abord, en tant que lecteur, on est plus intéressé quand on entend parler de nous, de nos besoins, de nos droits, de nos devoirs, etc. C'est la raison pour laquelle il me semble judicieux que la première phrase tourne autour du pronom « vous ». « Le 21 février, vous nous avez envoyé... », « En réponse à votre e-mail du 21 février... », « Vous êtes à la recherche... », etc. Les professionnels de la communication utilisent huit fois plus le « vous » que le « nous » pour faire passer leur message. Bref, votre lecteur sera plus attentif si vous parlez de lui plutôt que de vous. Ensuite, il faut que le sujet saute aux yeux, si ce n'était pas le cas dès la lecture de l'objet. Les premiers mots doivent enlever toute ambiguïté. En plus, il faut que le lecteur se sente rapidement concerné, qu'il sache qu'il doit réagir et comment. Si on veut obtenir par exemple la modification d'une commande, pourquoi ne pas aller droit au but ? « Nous vous serions reconnaissants de nous envoyer les articles de la liste ci-jointe à la place de ceux commandés le 21/02. » Par ailleurs, une structure de phrase un tant soit peu originale pourrait vous être utile. Il vous est possible de commencer par une question, comme « Vous serait-il possible de nous accorder un délai supplémentaire ? » Soyez inventif et efforcez-vous de ne pas recopier les mêmes e-mails. À force de lire les mêmes entrées en matière, on les répète de façon automatique. Résultat, le lecteur décroche quand il lit pour la énième fois de la journée : « Suite à... » qui est grammaticalement incorrect ou alors : « J'accuse réception de » qui est dénué de sens à l'ère de le transmission numérique ou encore « Pour répondre à votre e-mail » qui est forcément redondant. Soyez plus original et pragmatique. « Comme convenu dans notre conversation téléphonique du 21/02... » « Selon votre offre du 21/02... » « Nous vous remercions pour le devis reçu le 21/02... » « Votre proposition nous intéresse... », etc. En définitive, confirmez le sujet de votre message dans cette toute première phrase. Elle doit suffire à vous faire atteindre votre objectif de communication. Tout le reste pourrait se résumer à une argumentation ou quelques informations secondaires.

Écrire des e-mails professionnels

Comment commencer un e-mail ? Qui mettre en copie ? Est-ce qu’il faut « répondre à tous » ? Apprenez tout ce qu’il faut savoir sur la rédaction et l’envoi d’e-mails professionnels.

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Date de parution :21 déc. 2016

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