L'essentiel de Project 2013

Changer la structure et créer un formatage simple

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Apprenez à personnaliser simplement le formatage de la table ou des tâches. Puis, prenez connaissance de quelques limites dans le cadre des notions de base.
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Transcription

Nous poursuivons toujours avec notre démarche de construction d'une planification. Donc, après avoir défini la ligne 0, donc avec le nom de notre programme et de nos projets. Après avoir créé le jalon de début et de fin, avoir préparé les phases, avoir mis quelques jalons et tâches dedans, donc là, ce qu'on est en train de faire, c'est ce qu'on appelle l'ordonnancement ; c'est l'étape qui précède le séquençage. Je souhaite, maintenant, un petit peu faire une parenthèse concernant le formatage et la structure de ce que nous avons à l'écran. Déjà, vous avez remarqué, et je vous l'ai déjà spécifié, que j'aime bien avoir des lignes vierges entre des groupes de tâches. C'est une pratique que de nombreux clients que j'ai également suivi, non pas parce que je leur ai enseigné, mais parce qu'ils le font avant même que je leur enseigne, puisque c'est une démarche assez naturelle, puisque ça facilite la lecture. Sachez que cependant, cette habitude de mettre des lignes blanches pose problème pour certains outils de reporting ; que ce soit ceux qui sont intégrés à Project, ou également, ceux qui sont intégrés à certains Add-in. Donc, à éviter dans la situation où justement, vous allez commencer à faire des rapports intégrés à Project ou intégrés dans des Add-in. Maintenant, parlons un tout petit peu du formatage. Vous avez tout à fait le droit, dans Project, de mettre des couleurs sur des textes. Par exemple, le jalon de Début, je peux, par exemple, le mettre en gras. Bon, ça, ce n'est une pas couleur, mais je peux mettre son texte en vert. Et il n'y a pas que le mot « Début ». Je peux également le faire avec n'importe quelle autre cellule qui contient une information textuelle ou alphanumérique, si vous préférez, et changer sa couleur. Par exemple, le jalon de Fin, mettre aussi en gras et le texte en rouge, par exemple. Maintenant, il faut savoir que les lignes, vous avez aussi le droit de les mettre en couleur. Par exemple, une pratique que j'observe fréquemment, c'est de sélectionner la ligne avec une phase en entier, et d'y mettre une couleur de fond. Parce que, comme on va très prochainement, et on s'en doute, enlever ces lignes blanches qui séparent les phases à cause, à nouveau, des techniques de reporting, il vaut mieux trouver une autre technique de distinction. Or, le fait de mettre une couleur sur chaque phase est une technique possible. Après, évidemment, à un certain moment, on commence à épuiser la gamme de couleurs standards. Donc après, il faut aller gratter un petit peu dans ce qui est possible et mise à disposition dans les nuances. Une fois ceci fait, ce que je vois aussi fréquemment, c'est que les gens et les praticiens, donc, en d'autres termes, sélectionnent les jalons qu'il y a dans les phases pour aussi leur mettre une couleur typique. Donc, le jalon Début, souvent en vert, le jalon Fin souvent en rouge, voilà. Donc, ça, c'est assez évident. On se doute qu'on peut mettre du gras, de l'italique, du souligné. On peut changer également la police, la taille de la police. Maintenant, aussi au niveau du formatage, une question que je retrouve souvent dans mes formations, c'est : est-ce qu'on peut changer la largeur des colonnes ? Alors, oui, vous pouvez changer la largeur des colonnes, Comme vous pouvez le voir, ce n'est pas une problématique majeure. Si vous double-cliquez sur la bordure d'une colonne, il fait de l'ajustement automatique comme dans Excel. Maintenant, au niveau de la hauteur des lignes, si par exemple, ici, on se dit : ah mais le jalon de Début, je souhaiterais agrandir la ligne de ce jalon. Si vous agrandissez la ligne du jalon de Début, vous pouvez, il n'y a pas de souci majeur. Après, la chose étant, c'est si on prend un groupe de tâches et qu'on change la hauteur d'une des lignes, eh bien, est-ce que ça se comporte comme dans Excel ? Est-ce que ça change la hauteur de toutes les lignes sélectionnées ? La réponse étant oui. C'est satisfaisant, on retrouve vraiment les mêmes habitudes que dans Excel. Maintenant, parlons du changement de couleur des tâches elles-mêmes. Alors, comme on n'est pas dans une formation sur le reporting, je ne vais pas vous montrer comment changer maintenant les couleurs de toutes les tâches d'une certaine famille. Je vais vous montrer comment changer la couleur que d'une tâche. Donc, par exemple, cette tâche qui ne s'appelle pas tâche, pour l'instant, qui est ici à la ligne 10. Pour changer sa couleur, vous faites simplement un double clic sur le dessin de cette tâche en faisant attention à ne pas glisser pendant que vous double-cliquez. Et là, comme vous pouvez l'observer, on a un onglet « Forme de la barre » et un onglet « Texte de la barre ». Dans l'onglet « Forme de la barre », il y a les géométries, les couleurs de « Début », la couleur de « Milieu », la géométrie, la couleur de « Fin ». Et là, c'est propre à vous, par exemple, de dire : ah mais, je vais changer la couleur. Par exemple, mettons ici en orange, Et en faisant un « OK », ici, on voit que la couleur change après un petit instant d'attente. Voilà, comme vous pouvez le voir, c'est appliqué. Donc, ça, on appelle ça la couleur au cas par cas ; puisque ce n'est que cette tâche-là, de type manuel, qui a changé de couleur. Si jamais, une autre petite info, si on redouble-clique sur la tâche, c'est que le « texte de la barre », c'est ce que vous voyez justement dans le « Gantt », donc cette partie qui est à droite qui dessine le planning, on appelle ça le « Gantt ». Et par exemple, actuellement, il nous dit qu'il va mettre le « nom des ressources » à droite. Donc, comme je vous ai dit, nous, on ne va pas apprendre à gérer les ressources dans cette formation, du moins pas dans les détails. Mais comme le nom des ressources est souvent grand, on préfère aller chercher les initiales des ressources. Et à gauche, souvent les gens qui impriment les Gantt sans imprimer le tableau qui est à gauche, ils vont chercher ce qu'on appelle : le nom de la tâche. Donc, là, si on valide par « OK », et qu'on va regarder un petit peu ce qu'il y a à gauche, vous pouvez voir que j'ai le nom de la tâche qui apparaît maintenant dans le Gantt ; et c'est clair qu'à droite, comme je n'ai pas de ressources pour l'instant, je ne vois pas les initiales. Bon, voilà, c'est assez simple ; c'est la même chose pour les jalons. Vous voyez, si je double-clique ici sur ce jalon-là, je pourrais dire que comme ce jalon et le jalon de Début, je souhaiterais qu'il ait une couleur verte. Donc, là, comme les jalons, c'est une durée instantanée nulle. Il faut aller dans la couleur de « Début », mettre une couleur de notre choix, faire un « OK », attendre un petit moment qu'ils prennent la modification ; et comme vous pouvez le voir, c'est le cas. Là, pour le jalon de « Fin » aussi, on double-clique sur la géométrie. Maintenant, là, on prend aussi parce que Microsoft a choisi, toujours pour les jalons instantanés, de mettre la couleur dans « Début ». Je vais prendre une couleur rouge et faire un « OK ». Le rouge, normalement, est à éviter parce qu'il est réservé pour le chemin critique. Mais bon, c'est dans l'idée que vous voyez la démarche intellectuelle, pour changer à nouveau, au cas par cas, le formatage des lignes, du tableau du « Gantt », ou des tâches du « Gantt ».

L'essentiel de Project 2013

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Date de parution :28 juil. 2016

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