L'essentiel d'Excel 2016

Calculer des sous-totaux à partir d'une liste

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Vous allez apprendre à réaliser des sous-totaux, automatiquement, sur un ou plusieurs éléments de votre tableur.
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Transcription

Lorsque vous êtes amenés à travailler sur des listes de données, vous risquez, à un moment ou à un autre, d'avoir le problème suivant, « je souhaite faire des sous-totaux. » Comment faire des sous-totaux avec Excel sur une liste de données ? Tout simplement en allant dans les sources de cette formation, au chapitre 10, où vous trouverez un document baptisé : sous-total_1.xlsx. Une fois que vous aurez ouvert ce classeur, vous allez trouver une feuille qui s'appelle Ventes avec dedans, des ventes par date, par magasin, avec le chiffre d'affaires récolté par chacun de ces magasins. Je souhaite donc faire un sous-total par magasin Quel est le sous-total de Paris, quel est le sous-total de Cannes, de Lyon, de Nantes, etc., et le total général. Pour réaliser cela, la première étape consiste à faire un tri Je me positionne donc, dans la colonne magasin, sur mon premier magasin, dans Accueil je viens sur le groupe Edition, je viens sur Trier et je dis que je veux trier de A à Z. J'obtiens donc mes magasins triés en ordre alphabétique. Maintenant que ceci est fait, je vais venir sur l'onglet Données. Dans l'onglet Données, dans le groupe Plan, je trouve l'icône sous-total, je clique dessus, ce qui fait apparaître cette fenêtre. Dans cette fenêtre, on me dit : « tu veux faire un sous-total à partir de quoi ? » A chaque changement de, j'ouvre la boîte, de magasins, je veux faire un sous-total, ce sous-total, c'est quoi ? Dans votre esprit un sous-total ne doit pas être qu'une somme, Sous-total, ça peut être n'importe quel type de calcul statistique Nombre, Moyenne, Maximum Minimum, Produit, on peut faire Chiffres, Ecart type, Ecart type pondéré, Variance, et Variance pondérée. Moi, je vais prendre la Somme. Je veux faire, la somme, de quoi ? Du chiffre d'affaires, donc je clique sur la valeur que je souhaite additionner. Est-ce que je veux remplacer des sous-totaux que j'aurais fait précédemment ? Oui, pourquoi pas, et est-ce que je veux une synthèse des données, c'est-à-dire un total général ? Sûrement. Je fais OK, Et là, j'obtiens ce drôle de tableau avec ces petites icônes 1, 2, 3. Si je clique sur 1, je vois, après avoir élargi la colonne en double-cliquant entre C et D, je vois apparaître le total général. Si je clique sur 2, je vois le total, magasin par magasin, plus le total général. Si je clique sur 3, je vois tout. Je peux descendre, « Total de Cannes », je continue à descendre, « Total de Lyon », je continue à descendre, « Total de Nantes », « Total de Paris», « Total général ». Je reviens sur le 2, et là je me dis, Tiens, j'aimerais bien voir les écritures propres à Nantes. Je me mets sur Nantes, et en regard de la ville de Nantes, je trouve le signe « + », quand je clique sur « + » je ne déploie que les écritures relatives à Nantes. Si je clique sur le signe « - », je replie. Grâce à ce système, je peux, dans ma liste, ne déplier que la partie qui m'intéresse, pour pouvoir l'étudier. Voilà donc la version simple de la chose lorsque je souhaite réaliser un sous-total par rapport à une seule valeur. Qu'en est-il lorsque je veux travailler sur plusieurs valeurs ? Je vais vous demander, dans un premier temps, de fermer ce classeur, de l'enregistrer ou pas à votre convenance, et d'ouvrir le classeur que vous trouverez toujours dans les sources de cette formation, et qui s'appelle sous-total2 dans le chapitre 10. Vous allez retrouver la même liste et là, nous allons dire que nous voulons faire un sous-total par magasin et par date. Je viens sur magasins, je viens dans Accueil, je viens sur Trier, je trie de A à Z, puis ensuite, je vais faire un tri sur les dates. Je trie sur les dates du plus ancien au plus récent. Voilà, donc, là j'ai fait mon tri, sauf que, comme nous l'avons déjà vu précédemment, j'ai fait deux tris séparés. Moi, ce n'est pas ce que je veux faire, c'est des tris reliés entre eux. Donc, ce n'est pas Trier de A à Z l'un, puis après Trier de A à Z l'autre, qu'il faut que je fasse, mais c'est : Tri personnalisé. Dans Tri personnalisé, je vais trier d'abord sur les magasins de A à Z et je rajoute un niveau, Je trie sur les dates du plus ancien au plus récent. Je fais OK, et donc là, j'ai effectivement le tri qui est nécessaire. Maintenant que ceci est fait, je viens sur Données, je viens sur Sous-total, et je vais lui dire : « faire une première passe sur le magasin, et tu fais la somme des magasins. » Et je remplace des sous-totaux éventuels précédents. Je fais OK, dès que c'est fini, je reviens sur Sous-total, et là je vais lui dire que maintenant je veux faire un sous-total par date, une somme, le chiffre d'affaires, mais ce coup là, je ne souhaite pas remplacer les sous-totaux existants. C'est-à-dire que je souhaite garder les sous-totaux que j'ai déjà ici, total de Cannes, total de Lyon. Maintenant si je fais OK, qu'est-ce que j'obtiens ? J'obtiens un total date à date, comme je n'ai pas plusieurs mouvements à la même date, ça fait une ligne par élément, maintenant, si j'ai plusieurs écritures au même moment, par exemple ici, voyez, là j'ai deux écritures au même moment et bien, j'ai un sous-total pour ces deux écritures. Donc, pareil, j'ai la possibilité d'ouvrir plus ou moins les choses, là on retrouve ce qu'on avait précédemment, si j'ouvre « Nantes », je retrouve les sous-totaux pour le 17, pour le 15, pour le 12, etc. et si je vais au mois d'octobre, que j'ouvre, je vais trouver qu'il y a deux écritures qui donnent un total de 7649. Donc, il est possible de faire des sous-totaux sur un seul élément, ou sur plusieurs. Lorsque vous le faites sur un seul élément, vous commencez toujours par faire un tri, puis après vous faites votre sous-total, si vous souhaitez le faire sur plusieurs éléments, il faut premièrement faire un tri sur plusieurs clés de tri, la première clé de tri étant l'élément le plus important pour vous, la deuxième clé de tri, l'élément un peu moins, la troisième, l'élément encore un peu moins. Une fois que ce tri est fait, vous venez dans les sous-totaux, et vous enchaînez plusieurs fois la manipulation de sous-total en commençant par l'élément le plus important, puis celui qui l'est un peu moins, et au final vous obtenez, ce type de tableau.

L'essentiel d'Excel 2016

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Date de parution :28 oct. 2015
Mis à jour le:30 sept. 2016

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