Calc 5 : La gestion de données

Calculer des sous-totaux

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Effectuez des calculs automatiques dans les listes de données. Puis, présentez uniquement les résultats les plus importants.

Transcription

Vous allez utiliser dans ce module les « Sous-totaux. » C'est un outil de donnée, mais c'est aussi une fonction dans Calc qui permet aussi d'avoir rapidement une analysepar rapport à un ensemble de données en effectuant des calculs. Le principe est de regrouper les informations et à chaque changement de valeur d'effectuer un calcul avec une fonction, somme, moyenne, etc. Plutôt qu'un long discours, je vous propose de mettre ces «Sous-totaux» en pratique, de les utiliser. D'emblée on aimerait savoir quel est le vendeur qui a fait les meilleures ventes, c'est-à-dire dont le total est le plus élevé. Pour cela déroulons le menu «Données». Vous constatez que dans le Calc on a le menu avec des comandes pour gérer les données. Cliquons sur «Sous-totaux», on va afficher une boîte de dialogue qui nous permet de faire un tri et par défaut il prend la première colonne ; il n'est pas très exigent, c'est bien puisqu'on veut qu'à chaque changement de vendeur, c'est-à-dire à chaque fois que la valeur de la cellule change dans la colonne VENDEUR, on va passer de Durand à Martin, etc. on ait une ligne calculée. Donc Grouper par VENDEUR c'est bien, mais on pourrait trier une autre colonne. Ensuite, sur quelle autre colonne doit porter les calculs? Ici on va choisir le TOTAL. Et pour terminer vous avez le choix de la fonction. Par défaut c'est la «Somme» c'est parfait, mais vous voyez qu'on peut calculer des moyennes, on peut compter, faire des Max et Min, Produit et d'autres fonctions statistiques Cliquons sur « OK » pour vérifier le résultat. Je vais désactiver la sélection et vous remarquez qu'on a bien ici des vendeurs qui ont été triés, et à chaque changement de vendeurs, on a ici une ligne avec le total des ventes. Donc pour Durand, Martin, Mercedes et pour Wallace. Vous remarquerez que dans la manche de gauche, on a une petite transformation. Alors si vous avez suivi les dernières formations Calc, vous savez que nous sommes dans l'affichage mode Plan et on a un petit moins ici qui permet de réduire le détail des valeurs de Durand et d'avoir juste son total. On pouvait faire la même chose pour Martin. Mais on a plus rapide car au dessus de cette colonne on a trois petits boutons et le bouton numéro deux permet de réduire tous les détails qui ont été utilisés pour calculer ces sous-totaux. Pour clore on a d'emblée une vue sur toutes les ventes par vendeur et on voit que c'est Mercedes qui a fait les meilleures ventes pendant cette période. Le troisième bouton vous permet d'afficher de nouveau tous les détails avec les sous-totaux et le premier bouton vous affiche la dernière ligne qui est une ligne de synthèse. Ça renvoit au total général des ventes. Ce sont les informations que vous n'aviez pas à l'ouverture de cette feuille mais rapidement avec l'outil « Sous- totaux », vous avez une meilleure vision du contenu de la feuille. Alors nous allons tout afficher de nouveau avec le bouton numéro trois. Par curiosité, je clique ici sur une des cellules calculées et là vous constatez qu'en fait Calc a automatiquement utilisé une formule qu'on aurait pu prendre dans la liste des formules, à savoir « Sous-total ». Je vais vous laisser un peu de temps pour pouvoir calculer, en plus du total, la moyenne des casquettes afin de faire un petit comparatif pour savoir la proportion de casquettes vendues par rapport au total général. Avez-vous trouvé? Alors c'est pas très compliqué ; il faut retourner dans l'outil Sous-totaux et ici rajouter bien sûr le champ CASQUETTE, et là on va choisir fonction Moyenne, puis OK. Et c'est tout! Là maintenant, nous avons bien ici le résultat moyen des casquettes et le total général. On peut bien-sûr afficher la synthèse en cliquant sur le bouton numéro deux. Nous allons effectuer un nouveau sous-total ou des sous-totaux en utilisant les groupes; donc le mieux pour ça c'est peut-être d'afficher toutes les données et de supprimer les sous-totaux existants, donc dans Données « Sous-totaux » et là on a le bouton « Supprimer ». On revient plus ou moins au tableau d'origine sans les lignes de sous-total. Alors « Données Sous-totaux » et là on va un peu modifier ça, donc on voudrait un premier groupe avec le total par VENDEUR comme on l'a fait précédemment. La Somme sous le TOTAL, c'est impéccable. et on voudrait un deuxième groupe où on va regrouper les régions. Alors, dans les vendeurs on va avoir les régions regroupés. C'est un peu comme les clés de tri, on va avoir une deuxième clé de tri. Donc là on va choisir CASQUETTE et CHEMISES pour par exemple avoir les ventes maximales. Testons avec le bouton « OK ». Nous avons bien ici la somme du total de Durand et par région les valeurs maximales par casquettes et chemises. Alors là on a un quatrième bouton. Ça se complique. On va retrouver une synthèse ici c'est beaucoup plus lisible par vendeur et les valeurs maximales par région. Avec le quatrième bouton on va avoir tout qui s'affiche. Sur le premier est la ligne de synthèse et sur le deuxième on a que les résultat de la premième catégorie qui s'affichent. On va passer sur le résultat numéro trois ici. Alors si on fait un aperçu avant impression, c'est bien ici les résultats des deux groupes. Je vais refermer l'aperçu. Une petite astuce au passage, c'est une question qu'on m'a déjà posé et j'ai un peu cherché, c'est comment récupérer que les synthèses? Car là si je fais un copier-coller je vais tout récupérer. Un Ctrl + C, Cmd + C on va ajouter une feuille. et vous voyez que là copier-coller, je voudrais que la synthèse et non le détail. Cmd + Ctrl + Z je vais revenir ici. Et en fait il suffit simplement de faire un collage spécial. Alors on sélectionne la partie que l'on souhaite copier-coller, je vais aller sur la deuxième feuille, mais on pourrait coller ça ailleurs. Je vais me mettre ici. Et là dans la barre d'outils, il faut aller chercher le bouton « Coller avec l'option HTLM ». On laisse les options par défaut et on clique sur OK. On a constaté qu'on a que les lignes de sysnthèse qui ont été récupérées. Alors bien sûr nous n'avons ici que les valeurs, il y a pas de lien avec la liste de données Vous savez tout maintenant sur l'utilisation des sous-totaux dans un classeur Calc.

Calc 5 : La gestion de données

Utilisez les fonctions avancées de Calc pour gérer vos données. Liez des feuilles de calcul et des données externes, créez une liste de données, utilisez les fonctions de tri, etc.

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Date de parution :7 janv. 2016

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