Excel 2016 : La validation des données

Cadrer son activité avec les validations sur dates

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Les erreurs de dates ont un effet néfaste dans tout type d'activité. Ici, vous découvrirez comment les éviter.
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Transcription

Durant cette session, nous allons apprendre ensemble à réaliser une validation des données sur date. Commençons avec les bases d'un tableau simple. Je vais me créer une colonne Date, une colonne Prénom, une colonne Nom, par exemple. Pour la première colonne, je ne souhaiterais avoir que des dates. Je serais donc tenter de sélectionner toute la colonne en cliquant sur A, puis ensuite, cliquer sur Données, et Validation des données. Mais j'aurai un problème. Là, j'ai sélectionné le titre également et je ne veux pas que mon titre fasse partie de la validation des données. Là, j'ai deux cas de figures. Soit ma colonne est vide, soit elle contient des données. Si ma colonne est vide et que je souhaite sélectionner uniquement les cellules vides, il vous suffit de cliquer sur la première cellule, juste en dessous du titre, puis de réaliser cette commande. Soit Ctrl+Maj+Flèche du bas si vous êtes sur PC ; soit Cmd+Maj+Flèche du bas si vous êtes sur Mac. Reprenons : Ctrl ou Cmd, Maj, Flèche du bas. Et c'est bon, j'ai tout sélectionné. Je vais remonter. Là je peux voir que tout est sélectionné, sauf mon titre. C'est bon, j'aurai juste à cliquer sur Validation des données. Prenons le deuxième cas de figure. Mettons que des données soient déjà présentes. Je crée une date : 15 janvier 1900. Je l'incrémente. Voici. Je clique sur ma première date et je refais strictement la même commande. Ctrl ou Cmd, Maj, Flèche du bas. Vous voyez ce qu'il se passe : il a étendu la sélection, mais il s'est arrêté à la dernière donnée. Si je souhaite aller tout en bas, je dois le faire une deuxième fois. Ctrl ou Cmd, Maj, Flèche du bas. Reprenons depuis le début. Si j'ai des données, je dois faire la manipulation deux fois. Tac. Tac. Je remonte donc. Je vais dans Validation des données. Et là, la validation sur date est presque strictement identique aux validations sur nombre entier ou sur décimal. Quand je clique dessus, des champs apparaissent. Décimal, et date. Mettons que je veuille une date supérieure à une date précise, je clique donc sur Supérieure à, je choisis ma date. Partons sur un 15 janvier. Je fais OK. Je clique. Si j'écris le 20, c'est bien supérieur au 15, si j'écris le premier, c'est inférieur : il me bloque ici. Attention cependant, soyez extrêmement vigilant quand vous réalisez vos validations. Pourquoi ? Souvenez-vous que pour Excel, une date c'est avant tout un nombre. Je vais cliquer sur celle-ci par exemple. Je vais aller dans Accueil, et là je vais choisir Standard. Le 20 janvier 1900, pour Excel, ça correspond au nombre 20. Ce qui veut dire que si par mégarde, vous rentrez un nombre mais qui correspond à une date, Excel l'acceptera. Regardez ce que je vais faire : je vais écrire le nombre 200. Je vais faire Entrée. Là ce qu'Excel a fait, c'est qu'il a vu d'autres dates dans la colonne, il a donc converti au format Date. C'est bon, pas d'erreur. Mais 200, ce n'est clairement pas une date pour moi, c'est une erreur de saisie. Et ainsi de suite. Pour éviter ce type d'erreur, je vous recommande d'utiliser une colonne à côté de votre colonne Date dans laquelle il n'y a pas de nombre. Par exemple, une colonne Prénom, Nom ou Adresse, ou Commerciale, ou ce que vous souhaitez. S'il n'y a pas de chiffre dans la colonne suivante ou précédente, vous limitez vos risques d'erreur. À partir de là, si vous souhaitez effacer votre validation des données, il vous suffit par exemple, de sélectionner toute votre colonne. Ce n'est pas grave s'il y a le titre avec. Je clique dessus. Puis je vais dans Données, Validation des données. Et regardez bien : il m'affiche une fenêtre. La sélection contient des cellules sans paramètres de validation des données. Effectivement, au niveau de mon titre, je n'ai pas de validation. Voulez-vous étendre la validation de données à ces cellules ? Oui, ça ne me cause pas de problème. Oui. Et là, libre à moi de modifier ma date, de changer mes critères, ou tout simplement de cliquer sur Effacer tout. Et faire OK. Et là mes cellules sont de nouveau libres, je peux écrire ce que je souhaite. Vous savez donc désormais réaliser une validation de données sur date dans Microsoft Excel.

Excel 2016 : La validation des données

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Date de parution :13 févr. 2018
Mis à jour le:4 avr. 2018

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