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Les fondements de la gestion de projet : Les budgets

Bien prévoir son statut de budget

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Pouvoir prévoir est l'un de vos plus gros atouts en tant que chef de projet. Cela vous donne la possibilité de voir ce qui vous attend et de vous y préparer.
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J'aime beaucoup avoir et utiliser un GPS lorsque je conduis. Non seulement je sais qu'il va me guider là où je veux aller, ce qui est appréciable, mais je peux également lui jeter un œil pour savoir si je vais tourner à gauche ou à droite, et me placer dans la bonne file à l'avance. En d'autres termes, il me permet de prévoir. En tant que chef de projet, j'aime aussi pouvoir prévoir. Que va-t-il se passer ? Comment cela va-t-il se passer ? Quand cela va-t-il se passer ? Pouvoir prévoir est l'un de vos plus gros atouts en tant que chef de projet. Cela vous donne la possibilité de voir ce qui vous attend et de vous y préparer, comme avec un GPS. J'essaye de prévoir tous les aspects d'un projet, et surtout ce qui concerne le statut du budget. Voici comment. D'abord, essayez d'anticiper lorsque vous gérez et contrôler l'exécution du projet. Vos suppositions étaient-elles justes ? La qualité de votre équipe est-elle appropriée ? Comment pouvez-vous utiliser les ressources plus efficacement ? Par exemple, vous pouvez évaluer l'opportunité de faire appel à un collaborateur plus expérimenté pendant moins de temps. Cela peut être moins cher et plus prudent, tant que vous êtes sûr qu'il n'y aura pas d'effet négatif sur le timing ou la portée du projet. Ensuite, concernant les tâches de la gestion de projet, n'oubliez pas que pour certaines tâches, il ne sert à rien de modifier le personnel ou le nombre de personnes en charge. Pour illustrer cela, j'aime donner l'exemple de tâches telles que remplir un camion et conduire un camion. Bien sûr, le camion sera plus vite rempli par huit personnes que par deux, mais ne risquent-elles pas de se gêner ? Le nombre idéal de personnes est peut-être de quatre ou cinq. Pour conduire le camion, oui, vous pouvez rajouter des personnes, mais vous ne pourrez pas dépasser la limite de vitesse. Peu importe le nombre de personnes au volant, vous n'irez pas plus vite. Comprendre ce type de conditions concernant vos tâches et, donc, la flexibilité de votre budget, est essentiel. Les coûts varient. Ainsi, il s'agit de prévoir le statut de votre budget, et de bien comprendre la nature des tâches qui le composent. En plus des rapports de budget présentés précédemment, veillez à avoir un mélange de trois types de rapports dans votre boîte à outils. Les rapports de projet, pour donner une vision du projet du début à aujourd'hui. Les rapports de statut, pour montrer où vous en êtes à un moment donné. Les rapports prévisionnels, qui comparent vos dépenses réelles et celles de votre plan, pour déterminer vos futures dépenses. Par exemple, à ce stade du projet, vos dépenses moyennes réelles dépassent celles du plan de 15 %. Un rapport prévisionnel pourra montrer quel montant vous allez dépenser si vos dépenses continuent à se situer 15 % au-dessus du plan. Vous pouvez également ajuster votre rapport prévisionnel en fonction des chiffres réels attendus. Vous pouvez ainsi créer des scénarios hypothétiques. Le rapport prévisionnel donnera les résultats à la fin du projet en fonction de ces scénarios. Dernier conseil, intégrez des alertes à vos rapports de dépenses, pour savoir quand vous arrivez à la fin du montant d'un bon de commande. Par exemple, vous avez un budget de 100 000 $. Il est utile de savoir quand vous avez dépensé 80 000 $. Cela peut être déterminant, si vous avez encore besoin de 50 000 $ pour réaliser le travail. Si vous êtes averti, vous pourrez peut-être réduire les coûts dans d'autres domaines ou bien demander des fonds supplémentaires et avoir le temps de négocier convenablement. Bien prévoir consiste à gérer les risques. Anticiper, en utilisant des informations assez précises, vous permettra de gérer efficacement les risques et votre budget.

Les fondements de la gestion de projet : Les budgets

Étudiez les bases de l’élaboration des budgets et utilisez les techniques d’estimation. Découvrez les différents outils de prévision de projet et assurez le suivi de vos budgets.

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Date de parution :31 janv. 2017

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