Bâtir la confiance

Bâtir la confiance avec des équipes virtuelles

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La proximité et le contact favorisent la confiance. Toutefois, les équipes virtuelles sont l'avenir du travail et pour beaucoup, il s'agit déjà d'une réalité. Votre objectif est donc de créer la confiance par le contact, même à distance.

Transcription

(Instructeur 1) Une équipe de quatre personnes travaille dans le même bâtiment. En réalité, leurs bureaux sont si proches que, parfois, ils crient leurs questions plutôt que de se déplacer ou d'envoyer un e-mail. Chaque jour, ils ont d'innombrables interactions informelles, ils voient les photos que chacun a sur son bureau et ils connaissent les programmes de chacun pour le week-end. Ils se connaissent et cela les aide à se faire mutuellement confiance. Prenez ces quatre mêmes personnes, répartissez-les aux quatre coins du monde, dans différents fuseaux horaires, limitez leurs conversations à une fois par semaine et leurs réunions en face à face à une fois par an. Soudain, ces quatre mêmes personnes qui se font confiance pourraient commencer à douter l'une de l'autre. Elles remettent en question les motivations, se querellent sur des malentendus stupides. C'est inévitable, la proximité favorise la confiance, le contact favorise la confiance. Toutefois, les équipes virtuelles sont l'avenir du travail. Pour beaucoup, c'est même déjà une réalité. Notre objectif est donc de créer la confiance par le contact, même à distance. Dans quelques instants, vous allez voir le chef d'équipe Milo et son équipe virtuelle mettre en pratique les dix meilleurs conseils pour la confiance virtuelle. Tandis que je vous présente ces idées, songez aux conseils qui pourraient aider votre équipe à renforcer la confiance. Communiquer sur différents sujets, partager le fardeau des fuseaux horaires, standardiser les procédures de communication, créer un espace virtuel pour les documents sociaux et de projet, clarifier les objectifs, rôles et attentes, faire le lien entre les personnes, faire tourner le pouvoir, communiquer fréquemment, sélectionner un canal de communication approprié, être fiable, faire ce que vous dites que vous ferez. Regardez Milo et son équipe appliquer ces dix conseils lors de la réunion. - (Instructeur 2) Salut, comment allez-vous ? J'ai vu cette photo que tu as publiée de ton nouveau chien, il est adorable ! Il est de quelle race ? - (Instructeur 3) C'est juste un bâtard mais il est tellement intelligent... - (Instructeur4) Hé, tu parles de moi encore... - (Instructeur2) T'as l'esprit malin ! - (Instructeur4) Ok, c'est peut-être pas moi... - (Instructeur 5) Salut tout le monde ! C'est Lou, tout le monde est là ? - (Instructeur 2) Salut Lou, on est tous là. Comment ça va ? - (Instructeur 5) Je vais très bien, merci, un peu fatiguée ! - (Instructeur2) Oui, pardon pour l'heure, il est quelle heure pour toi ? Trois heures du matin, c'est bien ça ? - (Instructeur 5) Trois heures du matin, oui. Vous vous êtes levés tôt la semaine dernière, alors c'est mon tour ! En plus, Pékin en vaut la peine, la cuisine est divine... - (Instructeur 2) D'ailleurs, ça me rappelle, Régie, tu devrais dire à Lou, le nom de ce café que tu m'avais dit avoir beaucoup aimé. - (Instructeur4) Oui, c'était délicieux, cet endroit ne paye pas de mine, il faudrait que je te l'envoie. - (Instructeur 5) Cool, merci ! - (Instructeur2) Cool, bon. On devrait commencer. Comme nous l'avons vu, Aria va diriger les prochaines semaines pour l'examen de la stratégie opérationnelle. Elle a effectivement fait ses preuves dans le domaine. Aria, tu veux nous en dire plus ? - (Instructeur 3) Bien sûr et merci Milo. Regie, j'ai reçu ton e-mail avec ses numéros d'inventaire et je les ai intégrés au fichier Excel appelé « Inventaire ». Nous devons donc décider qui va se charger de l'agenda. Ok, beau travail tout le monde. C'était le dernier point de notre ordre du jour. Avant de nous quitter, laissez-moi vérifier que j'ai bien noté qui fait quoi et pour quand. - (Instructeur1) Milo, Regie, Lou et Aria ont appliqué certaines des meilleures tactiques d'établissement de la confiance dans une équipe virtuelle. D'abord, ils communiquent sur différents sujets pour bâtir la confiance. Ils ne peuvent pas se réunir autour de la machine à café mais c'est tout comme, avec ces papotages ! Milo a encouragé ces discussions, tandis que les participants se connectaient à la réunion. Ils ont partagé le fardeau des fuseaux horaires. L'équipe a standardisé les numéros de téléphone, les horaires de réunion, les processus de suivi. La prévisibilité est une forme de confiance. Par conséquent, ayez des communications prévisibles. J'ai fait partie d'une équipe virtuelle où nous changions le numéro d'appel à chaque fois. Les participants s'y perdaient systématiquement, étaient en retard pour les réunions et, parfois, manquaient les réunions parce que nous n'avions pas les bonnes instructions. Outre l'espace virtuel pour les documents du projet, créez un espace pour les documents personnels, faites une photo de l'équipe avec des copiés-collés de photos de chacun, prises sur le vif. Demandez à chacun de livrer une anecdote le concernant au début de votre collaboration. Envisagez de créer un salon de discussion privé pour remplacer les conversations autour de la machine à café. Dans les équipes partageant un même lieu, il existe de nombreuses opportunités pour clarifier les rôles et attentes. Nous entendons et voyons ce sur quoi les autres travaillent et savons, par conséquent, si nos missions se recoupent. Dans les équipes virtuelles, nous devons travailler plus dur pour clarifier les objectifs et atteintes. Lorsque les objectifs sont clairs, nous ne sommes pas contrariés ou déçus par la suite. Avez-vous remarqué comment Aria a terminé la réunion ? En s'assurant que chacun connaissait les étapes à suivre. Faites le lien entre les membres de votre équipe virtuelle. Lorsque Milo a fait le lien entre Regie et Lou avec leur passion pour la cuisine, les deux ont commencé à interagir de façon plus personnelle, ce qui mène à la confiance. Partagez et faites tourner le pouvoir. Un chef d'équipe qui anime chaque réunion fait l'arbitre et a l'autorité la plupart du temps. C'est très courant dans une équipe partageant un même lieu. Toutefois, les équipes virtuelles fonctionnent différemment et sont plus enclines à demander à différentes personnes de prendre les rênes de différentes parties du projet. La communication fréquente est évidemment importante mais ce n'est pas aussi naturel et automatique quand elle est virtuelle. Il vous faudra peut-être l'intégrer à votre liste de choses à faire. Avez-vous fait le point avec chaque membre de l'équipe au moins à deux reprises, chaque semaine ? Sélectionnez les canaux de communication appropriés. Les équipes virtuelles peuvent choisir les visioconférences, les e-mails, les téléconférences, tout un éventail de canaux de communication existe et pour chaque type de conversation, le canal approprié doit être utilisé. Si un ordre du jour comprend des points avec de nombreuses opinions divergentes ou un potentiel conflictuel, il faut utiliser une source d'information plus riche comme la visioconférence. Pour cet ordre du jour, vous pouvez aussi attendre aussi la prochaine réunion en face à face. Choisissez bien votre canal, et soyez fiable. Bien que les études disent que la confiance est plus difficile à obtenir virtuellement, quelques-unes soutiennent que ce n'est pas plus difficile, c'est juste différent. Dans les environnements virtuels, la fiabilité : faire ce que vous avez dit que vous feriez est LE facteur déterminant. Partagez l'info avec les membres de l'équipe virtuelle, assurez-vous d'être à l'heure aux réunions, de répondre rapidement aux messages de vos collègues, entre d'autres termes, assurez-vous de tenir vos promesses. Dans un monde virtuel, notre parole est tout ce que nous avons. Assurez-vous de tenir cette parole. Si vous faites partie d'une équipe virtuelle, consultez le plan d'action d'établissement de la confiance et notez lequel de ces dix conseils votre équipe virtuelle met déjà en pratique et ceux que votre équipe devrait mettre en pratique. Essayez ces suggestions et observez le lien de confiance se renforcer au sein de votre équipe virtuelle. N'oubliez pas : la confiance et la performance vont de pair.

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Date de parution :18 mai 2017

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