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Guidez le lecteur pour qu'il assimile rapidement l'information utile. Pour cela, utilisez des paragraphes bien visibles, des mots-clés en gras ainsi que des mots outils.
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Transcription

Comment lisez-vous vos e-mails ? Est-ce que vous vous attachez à lire scrupuleusement chaque mot, les uns à la suite des autres ? N'êtes-vous pas tenté de passer très vite sur certaines phrases, sur certains paragraphes. Chacun a sa façon bien à soi d'aborder la lecture d'un e-mail. Mais ce qui est sûr c'est que quand on est submergé de courrier, comme c'est souvent le cas, on pratique forcément une lecture rapide, active. En d'autres termes, on ne fait que survoler les textes à la recherche de l'information principale. Il n'y a rien de plus énervant que d'être forcé de lire complètement un e-mail de long en large et en travers parce qu'on ne trouve pas le message essentiel, noyé dans un flot d'infos secondaires. Il y a de quoi rebuter et jeter de rage à la corbeille l'objet de la frustration. Mettez-vous donc à la place du destinataire : il doit savoir rapidement, pour ne pas dire instantanément de quoi il retourne. Il n'a pas de temps à perdre. Si vous ne guidez pas son oeil vers ce qu'il doit savoir, vers la zone de lecture où se situent les informations importantes, il renoncera sûrement à lire. Alors, comment faire, concrètement ? Première chose : faites en sorte que votre plan, aussi simple soit-il, soit visible du premier coup d'oeil, en isolant vos parties en trois paragraphes maximum, séparés les uns des autres par l'équivalent d'une ligne vide ou une demi-ligne. Chaque partie, chaque paragraphe doit véhiculer une, et une seule, idée principale. Autrement dit, chaque paragraphe a une unité de sens. Et pour que cette idée ressorte, il faut mettre en valeur ce qu'on appelle un mot-clé, c'est-à-dire un terme très significatif, très imagé, qui va renvoyer à cette idée. Comment ? De plusieurs façons possible : d'abord en réduisant au maximum la taille de vos phrases, en synthétisant et en supprimant ce qui n'est pas nécessaire à la compréhension du message ou à la bonne syntaxe. Par exemple, la phrase : « Mon équipe et moi-même aimerions vivement savoir s'il vous serait possible de nous faire bénéficier d'un traitement de faveur, tel qu'une réduction à hauteur de 20%. » Elle peut être largement condensée en : « Nous aimerions savoir s'il vous est possible de nous consentir une réduction de 20%. » Voire en : « Est-il possible de nous accorder une réduction de 20% ? » Plus la phrase sera courte et le style direct, plus les mots-clés, en l'occurrence accorder et réduction ressortiront. Ensuite, ces mots-clés prennent de la force quand on leur adjoint des mot-outils comme des valeurs, des pourcentages, des dates, des noms propres, des citations entre guillemets. Ainsi, les 20% de notre phrase-exemple vont, d'une part, attirer l'oeil et, d'autre part, permettre de mieux ancrer l'idée dans l'esprit du lecteur. La place du mot-clé peut avoir son importance : si vous savez que votre destinataire, grand lecteur, n'utilise qu'un ou deux points de fixation pour chaque ligne qu'il lit, peut-être serait-il judicieux de placer vos mots-clés en milieu de ligne, quitte à bouleverser un peu la syntaxe. Regardez ces exemples : « Nous vous signalons que ce retard nous empêche de respecter nos propres engagements. » « Nous ne pouvons respecter nos propres engagements à cause de ce retard. » « Respecter nos propres engagements, c'est ce que nous empêche de faire ce retard. » Dans les trois cas, nous avons pu placer, de façon très différente, un groupe de mots dans la phrase, sans que le sens en soit changé. Parfois, la mise en apposition de mots-clés en tête de phrase peut revenir à les mettre en relief : Cette injonction, il la doit au responsable du personnel. Enfin un procédé qui reste très efficace, si on n'en abuse pas, c'est de mettre les mots-clés les plus importants en gras. Votre logiciel de messagerie vous offre probablement la possibilité aussi de les souligner, voire de les surligner. Ne combinez pas plusieurs de ces procédés typographiques pour les mêmes mots-clés. Cela ne sert à rien et cela va plutôt choquer l'oeil que l'attirer. Ce qu'il faut, c'est choisir ses mots-clés à bon escient pour que leur lecture isolée suffise à comprendre l'essence du message. Tenez, lisez donc rapidement l'e-mail suivant comme si vous étiez pressé. Vous pouvez, bien sûr, mettre dès maintenant la vidéo sur pause le temps de votre lecture. Avez-vous lu l'e-mail en entier ? Je ne pense pas. Vous avez du survoler les passages en maigre pour ne vous attacher qu'aux éléments en gras. Ce sont autant de repères qui ont guidé votre regard vers l'information principale. En quelques secondes, leur lecture a permis de vous faire savoir ce qu'attend le rédacteur et vous met en situation de réagir. En résumé, vous pouvez jouer sur la concentration des idées fortes, l'association de mots outils, la place des mots-clés dans la phrase et le paragraphe et, enfin, leur mise en valeur par procédé typographique. A vous de jouer !

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