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Les fondements de la gestion de projet : Les budgets

Attribuer les coûts aux ressources

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Un chef de projet consciencieux doit savoir combien il va dépenser, mais également à quel moment il le fera. Pour faciliter les choses, vous pouvez établir un planning de projet afin d'attribuer précisément les coûts aux ressources.
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Transcription

Imaginez : on vous dit que vous allez recevoir un salaire de 100 000 $. Mais on ne vous dit pas quand. C'est plutôt embêtant, n'est-ce pas ? Vous ne savez pas si vous pouvez dépenser de l'argent, ni quand. C'est le même souci, inverse, si vous dotez votre budget d'une répartition des fonds sans préciser d'échéancier des dépenses. Un chef de projet consciencieux doit savoir combien il va dépenser, mais également à quel moment il le fera. Pour faciliter les choses, vous pouvez établir un planning de projet afin d'attribuer précisément les coûts aux ressources. Voyons comment faire. Un, vérifiez que tous les coûts sont bien inscrits dans votre planning de projet. Un planning de projet comprend toutes les tâches, estimations et ressources nécessaires au projet. Un graphique de sortie de fonds peut servir à représenter vos dépenses. Prenons un exemple. Sur ce graphique, l'argent dépensé est sur l'axe vertical et les mois sur l'axe horizontal. Les données sont cumulées sur la durée du projet. Ce graphique montre les flux de coûts sortants à divers moments. Deux, vous devez étudier les coûts de vos ressources et voir comment ils seront répartis au cours du projet. Seront-ils imputés au départ, à la fin ou tout au long du projet ? Les ressources sont le principal poste de dépenses d'un projet, avec les heures-personnes et les achats de biens d'équipement. Il est donc avisé de suivre ce poste de dépenses séparément. Comme vous le voyez, j'ai ajouté une ligne de dépenses spécifique aux ressources sur le graphique. Trois, regroupez les types de coûts similaires dans votre structure de découpage du projet. Il est plus facile de saisir et comptabiliser les coûts groupés par thèmes. Par exemple : les coûts en ressources fournisseurs, l'équipement informatique et les honoraires des consultants. Quatre, vérifiez bien que vous avez saisi tous les coûts pour chaque tâche. On oublie parfois certains coûts. Prenons par exemple la tâche : faire un gâteau. Il faut d'abord des ingrédients : de la farine, des œufs, du lait, etc. Vous avez également besoin d'un four, d'électricité pour allumer le four, d'un bol et d'une cuillère pour mélanger les ingrédients. Ce sont les ressources et outils nécessaires. Malheureusement, certains chefs de projet se concentrent sur les ingrédients et oublient l'électricité pour allumer le four. Revérifier les tâches, pour s'assurer qu'aucun gâteau pas cuit ne se cache, est une étape avisée. Voyons maintenant comment utiliser les données de la répartition des coûts et du temps pour contrôler votre projet. Un, planifiez votre échéancier des paiements. Anticipez les principaux paiements aux fournisseurs. Parfois, si vous pouvez attendre le trimestre suivant pour acheter une ressource, vous pourrez économiser de l'argent. Deux, suivez vos coûts réels sur le même graphique. Visualiser vos dépenses réelles par rapport à vos prévisions de sortie de fonds vous fournira de précieuses informations. Il peut arriver que vos dépenses ne correspondent pas à vos prévisions, mais dans ce cas, vous devez pouvoir fournir une explication à votre équipe de direction. Les projets ne se passent pas toujours comme prévu, mais si vous comparez avec soin vos dépenses réelles et vos prévisions, vous pouvez anticiper les soucis et gérer votre budget de façon proactive.

Les fondements de la gestion de projet : Les budgets

Étudiez les bases de l’élaboration des budgets et utilisez les techniques d’estimation. Découvrez les différents outils de prévision de projet et assurez le suivi de vos budgets.

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Date de parution :31 janv. 2017

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