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Les fondements de la gestion de projet : La communication

Assurer l'étanchéité des communications

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Transcription

Une communication ciblée peut correspondre à une partie prenante ou à un groupe de parties prenantes. Chaque communication définie par un ou des objectifs, un ou des supports, un ou des récepteurs, constitue une couche de communication. La difficulté dans la gestion des communications réside dans l'harmonisation de ces différentes couches. Elles correspondent peut-être toutes à notre ligne de conduite, cependant les messages sont différents car adaptés aux particularités de chaque couche. Afin de garder l'homogénéité à l'intérieur de chaque couche, nous devons assurer une bonne étanchéité entre ces différentes couches. Nous allons, pour ce faire, diviser notre approche en deux parties. La communication interne et la communication externe. La communication interne désigne les parties prenantes internes au projet. Ce sont généralement les parties prenantes qui sont dépendantes contractuellement à l'entreprise. En cas de projet important dans une grande firme, avec un nombre conséquent d'acteurs au sein de l'équipe projet, la communication interne est réservée à l'équipe projet. La communication interne a deux objectifs : elle permet d'informer et d'inciter nos collaborateurs à adhérer aux valeurs et à la politique organisationnelle mise en place autour du projet. Elle permet également d'exercer une influence, de soutenir nos collaborateurs, de les rendre plus engagés, plus performants et de favoriser leur rétention. Une grande partie de la communication interne est représentée par la communication informelle, les échanges quotidiens entre les acteurs du projet. Cette dernière est chapeautée par une communication plus formelle comme des réunions, des rapports de gestion ou des tableaux indicateurs. La communication en interne demande, certes, de la vigilance mais le rôle statutaire de chaque individu, connu de tous, pousse les acteurs à s'accorder tacitement au sujet de la communication. Et si cela se produit, ce sera bien souvent dû à une erreur, notre collaborateur en fera généralement abstraction, les intérêts collectifs primant sur l'intérêt individuel. Le seul danger se situe au niveau de l'insatisfaction d'un acteur du projet car il pourra avoir un comportement déviant qu'il faudra cibler et solutionner au plus vite. Une proximité avec le responsable des ressources humaines sera judicieuse. D'autre part, six critères assoient la communication sur un socle durable et solide : il y a l'information, la fédération, la convivialité, la participation, l'implication et l'identification. Si les acteurs internes se retrouvent parmi ces six critères, ils formeront un gage de réussite pour notre communication. La communication externe de l'entreprise s'adresse aux parties prenantes qui ne sont pas liées contractuellement au projet. Ce sont les clients, les partenaires, les fournisseurs, les groupes d'intérêt, l'environnement politique, social et économique. Le but de la communication externe est de permette au projet de mieux s'insérer dans son environnement, de légitimer ses activités auprès des collectivités, de minimiser les crises qu'il peut traverser ou encore de modifier son image. Les supports utilisés sont très diversifiés. Ils incluent les grands médias existants comme la presse, Internet, les encarts publicitaires, la radio ou la télévision, et aussi d'autres supports comme les relations publiques, le parrainage, le sponsoring ou l'organisation d'événements tels les salons ou les foires. La communication externe demande une plus grande vigilance et une anticipation ante et post communication. En d'autres termes, nous devons anticiper le comportement des parties prenantes avant d'effectuer notre communication et nous devons aussi anticiper les réactions possibles de ces parties prenantes, après diffusion de notre message. L'implication personnelle est un réel vecteur de réussite. Si nous donnons suffisamment d'informations aux parties prenantes externes, elles n'ont alors aucune raison de perdre leur temps à faire des suppositions ou à chercher d'autres canaux d'information. Un autre détail important, en cas de doute ou lorsque nous constatons une asymétrie d'information chez nos parties prenantes externes surtout, il faut agir. Et le plus tôt sera le mieux. N'hésitons pas même à reconnaitre notre erreur, si c'est le cas. La finalité du projet est plus importante que notre ego. Alors pensez-vous pouvoir coordonner les différentes communications de votre projet ? Avez-vous envisagé les issues qui pourraient être compliquées ? Pourriez-vous y pallier ?

Les fondements de la gestion de projet : La communication

Découvrez les différents canaux de communication. Maîtrisez les différents outils, méthodes et stratégies liés à la communication en gestion de projet.

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Date de parution :27 avr. 2017

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