L'essentiel de SharePoint 2016

Assurer le suivi des éléments

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Assurez le suivi des éléments, des documents, des sites et des utilisateurs. Ainsi, vous serez en mesure de récupérer ces informations dans les espaces personnels de l'utilisateur connecté.
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Transcription

Les fonctionnalités que nous allons voir maintenant pourraient être considérées comme étant la passerelle entre les sites publics, à savoir collaboratifs, comme celui sur lequel nous sommes à l'heure actuelle, sites d'équipe, et les espaces personnels liés à l'utilisateur. Je vous rappelle, les espaces personnels qui sont le site personnel de l'utilisateur, mais également ces accès privilégiés à son espace documentaire la partie OneDrive, aux sites que l'utilisateur a mis en raccourcis. Justement, c'est cette notion-là qui va m'intéresser dans un tout premier temps, et cette notion, c'est ce qui s'appelle suivre, qui est représentée partout dans SharePoint par l'intermédiaire d'une petite étoile. Et vous commencez à visualiser directement cet élément-là, à partir de la page d'accueil de votre site, sur le bandeau qui se trouve en haut et sur la partie droite. Vous voyez cette petite étoile ? Alors à quoi va me servir cette petite étoile ? Étoile que je vais bien évidemment retrouver sur tous les différents niveaux de site dans un tout premier temps. Rappelez-vous, peut-être que ce site-là, effectivement, qui est mon site-racine, en quelque sorte, je l'ai mis quelque part en favori. Mais j'ai également créé des sous-sites. Et je pourrais également faire partie de collaborateurs de différents emplacements dans mon entreprise, qui sont des collections de sites, voire des sites différents. Donc comment est-ce que je peux faire pour garder un accès plus rapide bref, un raccourci, un accès privilégié à ces différentes structures de site, sans être à chaque fois obligée du site-racine, et de dérouler l'arborescence. En utilisant effectivement, cette petite étoile. Alors vous voyez, ici j'ai ouvert e second sous-site qui avait été créé, et je voudrais garder un lien rapide vers ce sous-site. Il suffit que je clique ici, et regardez, il me dit : « Ce site est désormais suivi ». Maintenant, revenons en arrière. Rappelez-vous que j'ai la possibilité d'utiliser les flèches arrières de mon navigateur. Passons sur le premier sous-site, je vais retrouver la même indication ici. Voilà qui est fait. Et puis je pourrais le faire, en fin de compte, sur tous les sites qui m'intéressent. Mais il n'y a pas qu'au niveau site que je vais retrouver cette notion de suivre. Ouvrons, si vous le voulez bien, la bibliothèque de documents dans laquelle nous avons commencé à visualiser certaines choses. Nous avons commencé dans un premier temps, à visualiser les options qui étaient disponibles dans le ruban, et notamment, sur l'onglet Fichiers. Si maintenant, je viens sélectionner pour exemple, un document comme celui-ci, par exemple, vous pouvez constater que certaines choses qui n'étaient pas actives sont venues s'activer. Tout simplement, je n'avais pas de sélection au départ. Et parmi ce qui vient de s'activer, apparait également cette fameuse petite étoile qui s'appelle Suivre. Et si je clique dessus, il va également m'indiquer que dorénavant, ce document est suivi aussi. Alors attention, ne pas confondre le choix de cette icone, ici Suivre, après avoir sélectionné un document, et celle-ci qui correspond par contre, et il vous le dit bien par l'intermédiaire de l'info-bulle, toujours à la notion de site. J'aurais pu également, sans être obligée de développer ces deux onglets, venir me placer sur un document, et commencer à explorer ce que nous verrons dans le détail un peu plus tard, ce qui correspond au menu contextuel de chaque document. Et notamment ici, vous avez cette notion de Suivre. Donc si je clique à nouveau ici, Suivre, Il va me donner la même indication. Ah, je n'ai pas la petite icone, mais j'ai cette notion quand même, en terme de dénomination. Donc voilà comment je peux rajouter des informations au fur et à mesure, et il n'y a pas que Sabine Paris, en tant bien évidemment, que gestionnaire qui peut le faire. Tout autre utilisateur, je prends directement ici, par exemple, le compte de Diana, qui est, je vous le rappelle, que visiteur et n'a donc que des droits de lecture, elle peut demander à suivre un site, comme elle peut également venir directement dans la bibliothèque, et dire : « Tiens, moi j'aimerais suivre ce document ». Et elle va retrouver ses applications, exactement de la même façon. Mais revenons voir maintenant ce qui se passe après avoir fait un petit peu son marché. Parce qu'en fin de compte, c'est bien ça. Je vous ai dit que c'était vraiment la passerelle, cette notion de suivre, entre les espaces communs, ceux que l'on vient de visiter et les espaces personnels. Alors voyons voir un petit peu, ces espaces personnels. Il y en a déjà un qui est assez simple, c'est celui qui concerne le suivi des sites. Rappelez-vous nous avons vu au départ, qu'ici nous avons un accès privilégié aux sites, mais nous retrouvons également puisque c'est le même accès, ici, ce site dans les fameuses options supplémentaires. Donc si maintenant, je fais un clic avec le bouton droit pour l'ouvrir dans un nouvel onglet, vous allez pouvoir visualiser que maintenant, Sabine Paris suit les deux sites que j'ai mis en mémoire. Le premier sous-site et le deuxième sous-site. Et j'ai bien évidemment, également ici, des possibilités en terme d'actions, à savoir, je voudrais arrêter le suivi parce que finalement le premier ne m'intéresse plus. Ou alors je voudrais au contraire, le mettre en exergue et je vais lui demander de l'épingler au niveau supérieur. Donc ça me permettra en fin de compte, de visualiser ça de façon un petit peu différente, et donc de retrouver un accès plus privilégié sur ce sous-site. Bon je vais arrêter, c'est toujours le premier sous-site, voilà qui est fait. Ça c'est pour les sites. Maintenant revenons, si vous le voulez bien, voir ce qui se passe, parce qu'il n'y avait pas que les sites. Il y a également la notion de document. Alors où est-ce que j'ai parlé d'un espace documentaire lié à l'utilisateur ? C'est dans cette notion qui s'appelle ici OneDrive. Et ça, nous allons le voir tout de suite après, comment travailler sur ces différentes parties d'espace utilisateur, espace réservé à la personne qui est bien évidemment connectée.

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Date de parution :29 mars 2017

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