Les fondements du bilan de performance

Assurer le déroulement de l'entretien

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Pour assurer le bon déroulement de l’entretien, il faut en respecter les quatre étapes principales et s’appuyer sur la grille d’entretien préalablement établie. La première étape, c’est la phase d’accueil. Elle est essentielle, car elle permet de montrer sa disponibilité et son plaisir. C’est le moment de remercier le collaborateur pour sa présence, de lui demander comment il va, et de préciser à nouveau l’objet de l’entretien, les conditions et le déroulement prévu. C’est une phase qui permet de rassurer le collaborateur et d’installer une bonne ambiance. Vient ensuite la phase du bilan et du diagnostic. C’est la plus longue partie de l’entretien. On demande au salarié de faire un bilan de ce qui s’est passé pendant l’année, les aspects positifs et négatifs. On questionne sur ce qui pourrait être amélioré et développé, en essayant de faire émerger des solutions venant du salarié. Puis, on fait part au salarié de son évaluation en s’appuyant sur les différentes informations que l’on a récoltées en favorisant l’échange, les commentaires du salarié, et en mettant en avant les points positifs, autant que les sujets les plus délicats. Puis, on se projette dans l’avenir. On formule les besoins, on identifie les motivations. Ensuite on passe à la phase de la mise en place d’un plan d’action, pendant laquelle on formalise les nouveaux objectifs, les points de développement qui en découlent, et on liste également les actions à mener en mettant en place un calendrier. Dans les actions à mener, il peut y avoir des actions de développement et d’amélioration des performances, qui peuvent se traduire par la mise en place autonome d’action corrective ou conseillée par le manager, ou par la proposition de formation ou de coaching. Il peut y avoir aussi des propositions d’évolution passant par la prise en charge de plus de responsabilité, par un élargissement du rôle ou des actions du collaborateur. Tout cela nécessite la mise en place d’un calendrier dans lequel seront également notés les points prévus avec le manager dans l’année pour faire le suivi des actions. Enfin, on passe à la phase de conclusion. Il est important de savoir conclure un entretien efficacement même lorsque tout s’est bien passé jusque-là. Le bon déroulement des derniers moments est primordial sur l’état d’esprit dans lequel le salarié va quitter l’entretien et donc sur la mise en place des décisions prises pendant l’entretien. Il y a plusieurs éléments cruciaux à prendre en considération. Lors de la conclusion, on reformule les principaux points retenus et on invite le salarié à en faire de même. Il est important de vérifier que l’on s’est bien compris, et que tous les points évoqués sont clairs pour les participants, plus particulièrement, en ce qui concerne les points les plus difficiles, afin d’être sûr que l’on a bien trouvé un accord. Cela permet de renforcer l’impression d’équité du salarié et qu'il n’éprouve aucune réticence à signer le compte rendu à la fin de l’entretien. On lui propose ensuite de poser les questions, d’exprimer ses remarques sur le contenu, sur le déroulement et sur la manière dont l’entretien a été mené. Après cela, on l’informe des modalités de suivi du rendez-vous et on l’invite à signer le compte rendu, en lui rappelant que la signature ne signifie pas qu’il est d’accord, mais seulement qu’il a participé à cet entretien et qu’on lui a fait part de ses évaluations. Cela signifie seulement qu’il reconnait qu’il a reçu un avis. Puis on signe et on fournit une copie du compte rendu d’entretien au salarié. Et enfin, on le remercie pour sa présence, sa participation et les échanges qui ont eu lieu. En cas de désaccord sur le contenu du rapport, si le salarié considère que le rapport d’évaluation ne reflète pas l’entretien, ou que les appréciations de son supérieur sont subjectives, voire erronées, il peut refuser de le signer. Si c’est le cas, vous devez notifier sur le compte rendu le refus du collaborateur de signer. Si le collaborateur a refusé d’assister à l’entretien, son refus peut entrainer des sanctions disciplinaires dans la mesure où l’évaluation professionnelle relève du pouvoir de direction de l’employeur et que le salarié ne peut donc refuser de s’y soumettre. Mais pour être honnête, si vous avez une attitude véritablement positive et si vous êtes attentif tout au long de l’année, si vous avez préparé l’entretien avec implication et professionnalisme et que vous délivrez une évaluation objective et utile, il est fort peu probable que vous vous retrouviez dans ces situations. Il est beaucoup plus probable que le collaborateur vous remercie et apprécie le fait que vous l’aidiez à se développer, et à être plus performant.

Les fondements du bilan de performance

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Date de parution :15 déc. 2016

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