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L'essentiel de SharePoint 2016

Associer une fonctionnalité d'approbation

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Votre formatrice vous explique comment optimiser le workflow d'approbation en lui associant une fonctionnalité appropriée.
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Transcription

Afin de mieux vous expliquer les modifications qui vont être apportées au flux de travail que nous avons créé précédemment, je vais revenir dans ces paramètres. Je me replace sur la bibliothèque, toujours en tant que Sabine qui a le droit de le faire, j'ouvre l'onglet bibliothèque et je viens chercher la petite icône des flux de travail, mais cette fois-ci, pas pour créer un flux de travail, mais pour accéder aux paramètres du flux de travail. Quel est le flux de travail ? Je peux en avoir plusieurs dans une seule et même bibliothèque, celui que j'ai appelé flux de travail simple. Je reclique dessus pour l'ouvrir. Je vous le rappelle, c'était la première étape, où nous avons décidé de créer le démarrage du flux de travail au moment de la création de l'élément. Je fais suivant, je ne vais pas modifier cette partie-là. Par contre, tout à fait en bas, c'est là que nous avions vu les deux types de comportement, c'est-à-dire quand on décidait que le flux de travail devait s'arrêter. Je vous ai dit également qu'il y avait une option supplémentaire que je gardais sous le coude pour montrer comment se passait un flux de travail si on ne prenait pas en compte cette dernière option. Celle-ci, elle parle de quoi ? De la fonctionnalité d'approbation, fonctionnalité que l'on reverra tout de suite après, pour se remémorer où est-ce qu'on l'a vue dans les paramètres de la bibliothèque. Cette petite case à cocher permet de faire quoi ? De mettre à jour le statut d'approbation lorsque le flux de travail est terminé. Cela veut dire que c'est le flux de travail qui va changer le statut de quelque chose qu'on a déjà trouvé et qui se situe dans les paramètres de ma bibliothèque. Je reviens quelques secondes en arrière, je reviens dans la bibliothèque, dans les paramètres, et cette fois-ci, dans les paramètres de bibliothèque, je vais trouver, dans Paramètres de contrôle de version, quelque chose qui s'appelle l'approbation. Rappelez-vous que quand on a mis en place l'approbation dans la vidéo qui portait sur le sujet, dès que l'on met en place l'approbation, on a la possibilité de définir qui va pouvoir voir les documents qui sont en format de brouillon. C'est ce que je veux mettre en place dans un premier temps. Je dis Oui, dans cette bibliothèque, je veux mettre de l'approbation de contenu en place. Je veux mettre cette approbation pour qu'uniquement les utilisateurs pouvant modifier des éléments pourront voir les brouillons. Le fait de valider ceci va permettre de visualiser quelque chose qui, en plus du flux de travail est l'état d'approbation. Jusqu'à présent, l'état d'approbation, nous l'avons travaillé manuellement. C'est-à-dire qu'un utilisateur qui avait le droit d'approuver, devait venir se placer sur le menu contextuel du document et chercher dans les options avancées, le fait d'approuver ou de rejeter le fait que ce document soit quelque chose d'approuvé et visible pour les autres. Je veux décider de faire quoi ? D'avoir d'un côté, l'état d'approbation et de l'autre le flux de travail, mais de lier les deux ensemble. C'est quand je vais cocher cette case à la fin du workflow que je vais lier les deux. Revenons sur notre workflow, maintenant que l'approbation est en place, Paramètre du flux de travail, le flux de travail, qu'on aurait dû appeler autrement que « simple », je pourrais le renommer mais je vais le laisser, ça a peu d'importance, je fais suivant et je pense, cette fois-ci, à cocher cette petite case, qui fait la jointure entre le workflow et la fonctionnalité d'approbation. Et j'enregistre. Nous allons reprendre le chemin parcouru dans la version précédente mais cette fois-ci, en vérifiant bien ce que Hélène voit au fur et à mesure. Rappelez-vous, première étape, on a dit que c'est d'abord Diana qui allait mettre un document. Elle télécharge un nouveau document, il va s'appeler : « Document à faire valider 2 », je vais aller plus vite que lors de la première étape, voilà ce document. Pour l'instant, je ne vois pas qu'il est en cours, pourquoi ? Parce qu'il est en train d'initier le démarrage du travail, par contre, si je viens voir ce qu'il se passe côté Nicolas, je reviens dans la bibliothèque, voyez que le flux de travail est en cours. Nicolas a reçu la notification par mail avec le lien vers la tâche, le lien du document. Il a sa tâche à réaliser, il vient réaliser sa tâche. Il approuve. Parfait, revenons voir l'état dans la bibliothèque. Vous voyez que pour l'instant, l'état du flux de travail est en cours et l'état d'approbation est en cours aussi. Passons vérifier ce que voit notre utilisatrice Hélène. Je vais réactualiser la page devant vous pour vous montrer que je ne triche pas, voyez qu'Hélène n'a pas du tout de vision sur « Document à valider 2 ». Continuons le workflow, je reviens avec l'utilisateur Sabine, qui est la deuxième personne signataire de la liste, elle ouvre la liste des tâches où elle suit le mail qu'elle vient de recevoir, elle a accès à sa tâche concernant le document à faire valider, elle ouvre la tâche, elle approuve, je reçois le mail, vous pouvez le constater en haut à droite, revenons côté Sabine, regardez que son flux de travail est au statut approuvé. Du coup, il a changé automatiquement l'état d'approbation du document. Or, c'est cette fonctionnalité qui change la visibilité du document pour les utilisateurs qui ne sont que visiteurs. On va aller vérifier ça avec notre utilisatrice Hélène, pour l’instant elle ne le voit pas, je vais réactualiser sa page. Voilà, Hélène voit arriver le document n°2, pourquoi ? Parce que le flux de travail est allé jusqu'à la fin, tout le monde a dit OK. À partir du moment où le process est terminé et approuvé, automatiquement, c'est le flux de travail qui a changé l'état d'approbation et nos utilisateurs, juste visiteurs, peuvent dorénavant visualiser le document. Pour reprendre les différentes étapes, si on veut vraiment avoir ça, à la sortie et c'est généralement ce qui est demandé, il faut penser à deux choses. D'un, il faut créer un flux de travail ici, et de deux, il faut aller dans les paramètres de la bibliothèque venir mettre en place, au niveau des contrôles de version, la gestion de l'approbation avec le comportement qui est au milieu, uniquement les utilisateurs pouvant modifier les documents verront le document au statut de brouillon. Voilà comment est-ce que l'on peut arriver à un résultat qui est cohérent par rapport à des obligations métier.

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Date de parution :29 mars 2017

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