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L'essentiel de Project 2013

Associer un calendrier à des vues particulières

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Associez un calendrier à une vue. Il s'agit d'avoir le visuel des tâches pendant la construction du planning en arrière-plan.
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Transcription

Nous avons vu, précédemment, comment créer un calendrier qui avait pour vocation de devenir donc un calendrier de projet. Mais il faut savoir qu'en fait, les calendriers peuvent avoir d'autres usages. Par exemple, l'usage qui va nous intéresser maintenant, c'est ce qu'on appelle : « le calendrier visuel ». Rappelez-vous qu'en gestion de projet, il y a 5 niveaux de calendrier. D'abord, il y a le calendrier calculatoire qu'on appelle « calendrier de projet » ; c'est celui qu'on a vu tout à l'heure, puisqu'on l'a associé, je vous le rappelle, ici, au « Calendrier Organisation finale », vous voyez ? Donc, ça, c'est maintenant le calendrier de calcul. Mais maintenant, il y a également le calendrier visuel, effectivement. Regardez ici, j'ai une zone de planning qui va se remplir prochainement. Et là, si on va regarder le 1er août, il n'est pas chômé. Pourtant, dans mon calendrier, si je vais dans « Modifier les horaires de travail », j'ai bien le 1er août qui est chômé. Alors comment se fait-il qu'il ne soit pas dessiné en tant que chômé ? Et c'est simplement parce qu'en fait, Project, comme la majorité des logiciels de gestion de projets, distingue des 5 niveaux de calendrier. Donc là, pour changer le calendrier visuel, on fait un « clic droit » dans la partie du « Gantt », on va dans « Période chômée ». Et là on peut lui dire : écoute, déjà au niveau des couleurs des jours fériés, je souhaiterais pouvoir changer. Donc, ça, on peut les rendre un petit peu plus foncés, ce n'est pas un problème majeur. On peut changer leur « motif » si on le veut, ça, ce n'est pas un problème majeur non plus. Et ce qui est important, c'est de choisir le « calendrier » qui va être dessiné en fond. Donc sachez qu'on ne peut choisir qu' un calendrier à la fois, malheureusement. Ce n'est qu'avec Project Server et en se connectant à Outlook qu'on peut avoir des calendriers superposés. Et là, si on fait un « OK », effectivement, on voit qu'à partir de ce moment-là, eh bien, j'ai le 1er août ici qui est chômé. Mais comme on avait la période, aussi, de juillet à juin qui était à régime réduit, vous voyez que maintenant, on se retrouve avec tous les trous qu'il y avait les mardis et les jeudis qui deviennent, pour le coup, visibles. Mais avant juin, on se retrouve encore avec le calendrier, on va dire « un peu standard », avec des horaires beaucoup plus, on va dire, réguliers, du lundi au vendredi, on l'a vu où les portes de l'entreprise ouvraient de 06:00 à 22:00. Donc là, il n'y a rien d'extraordinaire par rapport à ça. Maintenant, il est clair que le calendrier visuel n'a absolument pas les calculs, c'est-à-dire, que si vous avez mis des tâches avec des ressources et que vous changez le calendrier visuel, ça ne va pas changer les dates des tâches ni les affectations des ressources. C'est seulement une couche de fond qui permet juste de voir où les jours de congé ont lieu. Maintenant, si je crée une tâche, juste pour information, par exemple, là je fais une tâche de 10 jours. Eh bien, ici, une chose qu'il faut savoir, c'est que quand vous allez dans « Période chômée », vous avez la possibilité de demander à Project de dessiner les jours chômés « devant les barres ». Donc, pour le coup, ça ne vous donnera que la pression qu'il y a des interruptions de travail, ce qui n'est peut-être pas forcément le choix le plus subtil, ou sinon, de « ne pas dessiner » du tout les jours chômés. Malheureusement, souvent les gens me disent il manque une option ; c'est-à-dire, oui, de dessiner les jours chômés, mais de ne pas dessiner les week-ends. Ça, c'est souvent une question qu'on me demande dans les formations, est-ce que c'est possible ? À ma connaissance, ça ne l'est pas, ni avec des macros, ni avec du VBA, ni avec un Add in, ni avec Project Server. Donc, voilà pour ce qui concerne ici le calendrier visuel du Gantt. Maintenant, ce qui est important de constater, c'est qu'il n'y a pas que le Gantt dans Microsoft Project. Il y a, par exemple, le calendrier. Vous voyez ce calendrier qui est ici, qui nous montre les tâches sous forme d'un calendrier qui ressemble un peu à un calendrier Outlook, vous voyez, il y a un affichage « Semaine », il y a un affichage « Mois ». Et là, c'est clair que pour l'instant, si je me déplace là-dedans, je ne vois pas très bien, en réalité, je pense que vous non plus, comme quoi, il y a des jours chômés. Donc la question, c'est : mais peut-être, ce calendrier utilise aussi peut-être son propre calendrier visuel d'arrière-plan. Bien, en fait, oui, effectivement. Si je clique ici sur le bouton « Personnalisé », les gens me disent : c'est là-dedans certainement qu'on peut aller changer le calendrier. Bah, pas de bol, non. Il faut aussi faire un « clic droit » sur une des journées visibles, peu importe où. Et quand vous faites ici un « clic droit », il y a une option qui s'appelle ici : « Échelle de temps ». Si vous cliquez sur l'« Échelle de temps », s'ouvre une boîte de dialogue avec une certaine quantité d'onglets, et il y en a une qui s'appelle : « Palette ». Mais là, ce qui est important de voir, c'est que c'est marqué : « Afficher les horaires de travail » pour « Standard ». Et si vous ouvrez, on retrouve notre calendrier de calcul. Si on fait un « OK », pour le coup, maintenant, on a effectivement notre mois qui a, vous voyez ici, des jours particuliers. Mais Microsoft n'a pas fait un choix subtil au niveau des couleurs. C'est dès le moment où ça se décale par rapport au standard de Microsoft, c'est-à-dire, en dehors du 9:00, 18:00 qu'il y a, eh bien il met du gris, en considérant qu'il y a eu une modification. Donc, il faut aller changer les styles de couleur qu'il y a dans, effectivement, l'option « Échelle de temps », Vous avez la possibilité de changer toutes les couleurs des différentes boîtes en fonction de si c'est un jour férié. Vous voyez ici, il y a les types d'exceptions avec les couleurs. Bon, ça, c'est pour la formation reporting. Maintenant, la question, c'est : est-ce qu'il y a ce problème ailleurs ? Alors, allons voir le « Suivi Gantt ». Si on va dans « Suivi Gantt » qui est utilisé par ceux qui font du suivi de projet, on voit que c'est bon. Il a hérité automatiquement du calendrier du « Gantt » qui était ici. À part pour les couleurs, c'est bon. Maintenant, si on descend, il y a également quelque chose qui est très importante lorsqu'on fait de la gestion de projet, c'est la vue : « Utilisation des tâches » ou la vue qui s'appelle : « Utilisation des ressources ». Si j'y vais, là aussi, on peut se dire : mais est-ce qu'il a pris correctement notre calendrier ? Oui, il l'a pris automatiquement parce qu' il se base sur celui du « Gantt ». Donc, on voit que quand on change le « Gantt », ça ne change pas celui du calendrier mais ça change le « diagramme de Gantt », ça change le « Suivi Gantt », ça change l'« utilisation des tâches », ça change également l'«utilisation des ressources » pour parler des plus importants. Donc, voilà pour ces types de calendrier qu'on appelle les calendriers visuels. Alors, si vous savez les changer, et surtout, n'oubliez pas, ça ne change pas les calculs, ni l'affectation des ressources. Ce n'est qu'une couche visuelle qui se met derrière les tâches.

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Date de parution :28 juil. 2016

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