L'essentiel de SharePoint 2016

Associer des colonnes de site à un type de document

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Nathalie Roussel vous explique comment enrichir vos types de contenu. Pour cela, vous allez associer directement vos contenus à des colonnes de site.
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Transcription

Étape suivante, nous allons associer les colonnes de site au type de contenu. Je reviens sur les paramètres du site, je redéveloppe les types de contenu de sites, le type de contenu de procédure et outre le modèle que nous avons associé dans les paramètres avancés, j'ai bien la possibilité d'associer des colonnes de sites existantes. Je viens ici, je développe le groupe dans lequel j'ai stocké mes colonnes de sites, et je rajoute les différentes colonnes qu'il m'intéresse d'associer à ce type de contenu. Voilà qui est fait, je valide. Il ne me reste plus qu'à vérifier. Je vais rouvrir la bibliothèque de documents Procédures et aller chercher ce qui correspond au type de contenu. Voilà mon type de contenu qui s'est ouvert, sur lequel je vais rajouter les informations nécessaires, Procédure 2, je viens enregistrer et fermer ce document, voilà, Procédure 2, je reviens côté bibliothèque, je réactualise la page. Par contre, il manque quelque chose, c'est que j'ai associé des colonnes mais en aucun cas je ne les vois, puisque l'affichage par défaut ne me montrait que les colonnes présentes dans la bibliothèque de documents au départ. J'ai tout intérêt à créer un affichage, basé sur l'affichage Tous les documents, que je vais appeler « Complet » et dans lequel je vais rajouter les colonnes qui m'intéressent, à savoir le thème, les relecteurs, la date de relecture, et la notation et je valide. Voilà ce que j'ai récupéré. Maintenant, il suffit que je vienne à l'affichage Modification rapide pour pouvoir rapidement compléter ce qui m'intéresse. La date de fin de relecture, on va dire que c'est le 28, la notation, on va dire 8, les relecteurs je les choisirai après et le thème, voilà ce que je récupère. N'oubliez pas, nous avons alimenté tout à l'heure avec une nouvelle donnée la colonne de site pour récupérer le thème Logistique, ce qui va faire en sorte que dès que ma ou mes colonnes sont modifiées, mon type de contenu associé le sera aussi. Voilà comment on peut associer un type de contenu de type modèle à différentes colonnes. Mais j'aurais pu aussi, ce qu'on va faire dans une autre bibliothèque, associer non pas un mais plusieurs types de contenu. Je prends à nouveau cet exemple, je viens dans les paramètres du site, je redéveloppe toujours, vous commencez à comprendre le chemin, pour arriver dans les types de contenu et je vais créer des types Document, qui va s'appeler « Plan de cours management », de quel type ? Document, un document. je vais le mettre toujours dans mon groupe. Deuxième étape, je viens chercher le modèle, un modèle de document que j'ai créé précédemment, qui est le Plan de cours management. Maintenant que je sais que l'on peut associer automatiquement des colonnes, j'ajoute celles qui m'intéressent à partir de colonnes de sites existantes. Je ne vais pas tout reprendre, je vais prendre le thème et la notation. Voilà un type de contenu supplémentaire. Je vais faire exactement la même chose avec un plan de cours communication. Document, document classique, rangé dans mon groupe, je viens lui associer tout de suite le modèle, qui va être « communication » et je viens lui associer des colonnes. Voyez l'intérêt de créer des colonnes complètes, gérées de façon centralisée, cela va me permettre de ne faire qu'une modification à mes colonnes et tous les types de contenu qui héritent de la colonne de site seront mis à jour. Je passe au niveau de la bibliothèque de plan de cours, je reviens dans les paramètres de la bibliothèque, première étape, par défaut je n'ai pas l'affichage des types de contenu, donc je passe dans les paramètres avancés pour autoriser les types de contenu, je valide, j'ai la possibilité d'associer les types de contenu existants, que je vais aller chercher dans mon groupe, prendre Plan de cours communication, Plan de cours management, c'est fait, maintenant, voyons voir ce qui se passe. En tant qu'utilisateur, j'aurai la possibilité de venir chercher l'un ou l'autre des plans de cours avec les colonnes associées. Bien sûr, il aurait fallu enlever Document et modifier l'affichage. Voilà comment je peux travailler, avec certaines informations centralisées et gérées de façon globale.

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Date de parution :29 mars 2017

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