L'essentiel d'Access 2016

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De quoi est composée une base de données ? Initiez-vous au principe des bases de données et aux concepts qui s'y rattachent.
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Transcription

Un fichier de base de données, c'est un petit peu comme un classeur Excel, Lorsque vous faites un classeur Excel, vous avez à l'intérieur de ce classeur plusieurs feuilles. Visuellement, sur votre disque dur, vous ne voyez qu'un seul document qui porte un nom terminé par .xlsx. Eh bien, une base de données, c'est très exactement la même chose, on va trouver un fichier sur notre disque dur qui porte le nom qu'on a donné à notre base de données, terminé par l'extension .accdb. Mais à l'intérieur de ce fichier, il y a plusieurs éléments. Alors, que trouve-ton ? Ben, l'élément principal, c'est ce qu'on appelle la table. On peut avoir une ou plusieurs tables à l'intérieur d'une base de données. Une table, c'est ni plus ni moins qu'une boîte à fiches à l'intérieur de laquelle on va avoir des informations de stockées. Alors, j'aurai par exemple une table avec les commandes des clients, une table avec les produits, une table avec les fournisseurs, une table avec telle ou telle information en fonction du problème à traiter. Ces tables contiennent donc des valeurs que je vais exploiter, ou que je vais saisir par l'intermédiaire de formulaires. Un formulaire, c'est ni plus ni moins qu'un masque de saisie, qui va me permettre de saisir des valeurs, ces valeurs allant se stocker dans les tables. Mais, un formulaire, ça ne sert pas qu'à saisir; un formulaire, ça va aussi me servir à afficher les informations. J'ai des informations dans les tables, je veux les voir à l'écran correctement présentées, et bien, pour ça, j'utilise un formulaire. Les informations, ici, vont circuler dans les deux sens. Je peux à partir du formulaire aller écrire dans les tables , je peux aussi à partir du formulaire aller chercher des informations dans les tables pour les afficher. Nous allons trouver ensuite dans une base de données, un autre objet Access, chacun de ces éléments, on appelle ça des objets Access, l'objet table, l'objet formulaire, l'objet requête. Qu'est-ce que c'est l'objet requête ? Eh bien, c'est un système qui va nous permettre de prendre des valeurs dans une table et de n'afficher que celles qui correspondent à un ou plusieurs critères par exemple. Mais, il n'y a pas qu'eux, parce que ça va me permettre de croiser des informations issues de plusieurs tables. J'ai une table par exemple avec des produits, une autre avec des fournisseurs. Si j'organise correctement mes différentes tables les unes par rapport aux autres, je vais être en capacité dans une requête de dire : ce produit-là, eh bien, voilà les fournisseurs susceptibles de me le livrer, ou inversement, ce fournisseur-là, voilà les produits qu'il est capable de me livrer, Donc, ça, ça marche bien sûr à condition d'avoir prévu les choses avant, en amont, sur papier, mais une fois que c'est mis en place, c'est extrêmement efficace. Donc, une requête, ça permet de filtrer, ça permet aussi de croiser des informations, pour générer de nouvelles informations, ça permet de faire des calculs, par exemple, j'ai un prix, j'ai une quantité, je vais pouvoir multiplier l'un par l'autre dans une requête, pour avoir un montant. Ça permet donc aussi de faire des actions sur les données, grâce à des requêtes dites action, je vais pouvoir aller par exemple modifier des valeurs à l'intérieur de mes tables; je vais pouvoir créer de nouvelles tables; je vais pouvoir ajouter une table déjà existante, des enregistrements, des valeurs supplémentaires, bref, toute chose que l'on va découvrir tout au long de cette formation. Alors, les requêtes, on peut les connecter directement à une ou plusieurs tables, donc, à condition que cela a été prévu pour au départ, et bien sûr, la sortie d'une requête, on peut l'envoyer directement dans un formulaire pour que la sortie soit correctement présentée. On a aussi comme autre objet dans Access, les états. Alors, c'est quoi un état ? C'est un peu comme le formulaire, sauf que la fonction première d'un état, c'est de sortir sur une imprimante, Donc, mes états, je vais les nourrir, je vais les nourrir avec quoi ? Avec des informations issues d'une requête, par exemple. Je peux aussi nourrir mes états avec des informations prises directement dans les tables. Voilà, en quelques mots, les principaux objets, je n'ai pas dit que c'étaient les seuls, mais les principaux objets qu'il y a dans une base de données Access : l'objet table, l'objet formulaire, l'objet requête et l'objet état. On peut dans certains cas rajouter d'autres objets, comme les objets macro, les macros étant des séries d'instructions que doit exécuter l'ordinateur pour automatiser un certain nombre de processus. Mais, ça, c'est une autre histoire, on en parlera quand vous serez un petit peu plus grand, je comprends un petit plus grand au niveau de votre connaissance de la base de données Access.

L'essentiel d'Access 2016

Apprenez à concevoir une base de données relationnelle avec Access. Utilisez les tables, saisissez des données, effectuez des requêtes de sélection, créez des formulaires, etc.

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Date de parution :9 févr. 2017

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