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Les fondements de la gestion de projet : La communication

Archiver les communications

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Ici, vous allez constater et comprendre l'importance de l'archivage de vos différentes communications.

Transcription

Tout au long de notre projet, nous élaborons, expérimentons, modulons différents types de communication. Il est impossible de se rappeler toutes les actions menées et leur contexte. Nous devons donc garder une trace de nos communications. Cet archivage des communications s'inscrit dans une logique d'amélioration continue ; nous capitalisons ainsi notre expérience, notre savoir, nos connaissances afin de pouvoir nous y référer ultérieurement en cas de besoin. Ces références pourront servir à appuyer une future communication, à faire adhérer de nouveaux partenaires à un projet ou encore à améliorer et développer nos communications. Une bonne partie de la communication de projet se fait de manière informelle et orale entre les acteurs du projet. Dans ce cas, il convient de garder une trace des actions importantes menées ainsi que leur date. Cette trace peut être écrite ou figurée sur un support comme un diagramme de Gantt par exemple. Evidemment, toute l'information informelle et orale n'est pas bonne à retenir. Nous devons donc sélectionner l'information que nous jugeons pertinente et qui peut avoir une valeur pour les différents acteurs. Dans le cas de la communication formelle, nous devons impérativement retranscrire cette communication sur un support accessible aux personnes intéressées. La méthode utilisée est la gestion documentaire. Le compte rendu d'une réunion de projet, comme nous l'avons vu, s'inscrit parfaitement dans cette démarche. Plus généralement, je vous recommande d'établir un document-type avec des éléments-clés comme la date d'intervention, le destinataire de la communication, les objectifs de la communication, le support et les techniques utilisées, les actions planifiées, les résultats obtenus, les remarques éventuelles, etc. Un document sera généré en amont d'une communication puis rempli au fur et à mesure lors de son déroulement. Nous pouvons, par exemple, confectionner un classeur regroupant notre gestion documentaire en communication. Il se décompose en autant de catégories qu'il y a de parties prenantes. L'en-tête de chaque catégorie reprend une fiche récapitulative sur la partie prenante concernée avec toutes les informations que nous avons récoltées. Nous pouvons nous appuyer sur notre plan de communication pour réaliser ces fiches. Par exemple, l'exigence en termes de fréquence de communication d'une partie prenante sera un des critères à noter sur cette fiche. Ainsi nous pouvons nous y référer rapidement, elle nous permet de ne pas nous disperser par rapport aux objectifs et constitue une aide à la décision précieuse. Après cette fiche récapitulative, nous répertorions toutes nos communications depuis le début du projet. Je vous recommande un ordonnancement chronologique pour un meilleur référencement. Ce classeur est un outil, je le répète, indispensable en communication. Grâce à lui, notre communication reste cohérente, adaptée et performante. Alors, comprenez-vous l'importance de l'archivage des communications ? Etablissez-vous des fiches récapitulatives dans votre projet ? Savez-vous récolter et sélectionner pertinemment de l'information ?

Les fondements de la gestion de projet : La communication

Découvrez les différents canaux de communication. Maîtrisez les différents outils, méthodes et stratégies liés à la communication en gestion de projet.

1h22 (21 vidéos)
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Date de parution :27 avr. 2017
Durée :1h22 (21 vidéos)

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