L'essentiel de SharePoint 2016

Archiver et extraire un document

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Assimilez les principes de l'archivage et de l'extraction de documents. Voyez comment réserver un document pour modification, et comment en informer les autres utilisateurs.
08:42

Transcription

Dans cette vidéo, nous allons voir ensemble comment travailler en mode collaboratif sur des documents. Rappelons-nous ce qui se passait lorsqu'on utilisait des fichiers ou des dossiers dans un partage réseau. Eh bien, c'était le premier qui ouvrait le document qui l'emportait, qui pouvait le modifier, les autres étaient en lecture seule en attendant. Voyons voir ce qui se passe maintenant lorsque je décide, par exemple en tant que Sabine, d'ouvrir le document qui s'appelle *Chiffres flamendo*. J'utilise l'application Web. Je viens lui demander de modifier dans le navigateur. Je suis bien en modification mais je vais demander sur un autre écran à mon utilisateur, Nicolas Tesla, de faire la même chose. Il ouvre le document. Il demande à modifier le document dans le navigateur et vous allez pouvoir constater très rapidement que je vais avoir également ici des indications me disant que je ne suis plus toute seule à modifier le document puisque Nicolas est en train de le modifier également. Je peux même voir l'emplacement où il est situé sur la cellule. J'ai un code couleur qui est bleu pour Nicolas. Nous pourrions être à plusieurs avec chaque fois un code couleur pour chaque utilisateur. Donc qu'est-ce qui va se passer si Nicolas fait une modification ? Il prend par exemple la valeur de janvier pour la première ligne, la valeur qui était à 30 et il décide de passer cette valeur à 10. À partir du moment où il a fait la modification, automatiquement en tant que Sabine, je vais voir la modification apparaître. De la même façon si en tant que Sabine je viens changer la valeur qui est à 9 ici et que je la passe à 25, automatiquement Nicolas va voir cette indication apparaître sur sa vision du fichier. Donc ça veut dire quoi ? Ça veut dire qu'on peut être à plusieurs à modifier ce document de façon simultanée. Maintenant, que se passerait-il si je décidais de réserver le document pour être seule à faire des modifications ? Pour ceci, je vais revenir dans ma bibliothèque. Je vais demander à Nicolas de faire exactement la même chose, voilà qui est fait, et je vais me placer par exemple sur le document qui s'appelle ici *Communication non verbale*. Je vous montre l'aperçu de ce document dans la partie aperçu dynamique et vous voyez que je peux bien modifier ce document. Encore une fois, je veux d'abord le réserver pour moi à usage unique. Donc je vais pouvoir utiliser la fonctionnalité qui s'appelle *Extraire* que je vais pouvoir trouver dans le menu contextuel ici par l'intermédiaire des trois petits points dans les options avancées, voici *Extraire*. C'est possible mais c'est un peu long. On aurait pu également utiliser les outils qui sont ici et dans *Autres*, je vais trouver dans les options avancées la notion *Extraire*. Mais rappelez-vous qu'on peut également utiliser l'onglet *FICHIERS* ici et trouver à nouveau la notion *Extraire* le document. Dès que je vais lui demander d'extraire le document, qu'est-ce qui va se passer ? Que va voir Nicolas ? Cette petite flèche verte qui va lui indiquer que je suis en train, Sabine Paris, de modifier le document et donc ce document est réservé pour moi à usage unique. Voyons ce qui se passerait si Nicolas faisait la même chose sur un autre document. Donc il sélectionne le document. Même si vous ne le voyez pas à l'écran, vous allez voir le résultat immédiat et il vient demander à extraire le document *Mon Document Word*. Quand je suis ici en tant que Sabine et que je rafraîchis ma page, histoire d'aller plus vite, vous voyez ici apparaître la petite indication comme quoi c'est bien Nicolas qui a extrait ce document. Différence déjà, lorsqu'un document est extrait par quelqu'un d'autre, voyez que dans le menu contextuel je n'ai plus *MODIFIER*, j'ai *OUVRIR*. À l'heure actuelle, qu'est-ce que je vois ? Je vois que la première ligne est en rouge. Que se passe-t-il si maintenant Nicolas ouvre ce document pour le modifier ? Donc vous ne le voyez pas encore à l'écran mais vous allez voir apparaître le résultat ou pas selon ce que Nicolas aura décidé de choisir comme solution supplémentaire après avoir enregistré le document. Il a fait une modification et il ferme le document, il l'enregistre. Qu'est-ce qui se passe côté Sabine ? Réactualisons malgré tout. Elle voit toujours que le document est extrait par Nicolas. Par contre, qu'est-ce qui se passe ici ? Elle voit toujours en fin de compte le titre en rouge et en moins gros que ce que vous allez voir maintenant. Pourquoi ? Parce que Nicolas a fait des modifications dans ce document mais il n'a pas fait la démarche inverse qui est de dire après l'avoir extrait : « je vais archiver le document », ce que je vais lui demander maintenant. Donc il se positionne sur le document et il va faire *Archiver*. Automatiquement, qu'est-ce qui va se passer côté Sabine, après rafraîchissement de l'écran, bien évidemment ? Elle va voir que le document n'est plus extrait par Nicolas et lorsqu'elle va pouvoir visualiser, vous vous rendez compte que le « Hello World » est beaucoup plus gros. Il n'est plus en rouge, il est en violet. Donc voilà le comportement de la notion d'extraction et d'archivage. Je vous montre maintenant de la même façon que Nicolas aurait pu ouvrir un autre document. C'est généralement ce qui se passe, qu'il l'extrait et qu'après il décide de le modifier. On va faire ça rapidement pour que vous puissiez voir le résultat tout de suite. Donc il fait des modifications dans le document qui s'appelle *Plan de cours Management*. On va changer ici des choses, histoire que vous le voyiez bien et il enregistre les modifications. Donc quand je reviens ici côté Sabine, je vois bien le document qui a été modifié par Nicolas mais par contre pour l'instant le titre est toujours en vert. Pourquoi ? Parce que Nicolas n'a pas fait la démarche inverse qui s'appelle archiver. Maintenant, imaginons que Nicolas l'ait totalement oublié. Il part en congé pendant trois semaines. Il faut bien que les autres puissent continuer à travailler sur ce document avec ce qui a été fait par Nicolas. Deux solutions s'offrent alors à la personne qui a le droit de le faire. Voilà pourquoi je suis connectée en tant que Sabine Paris. Rappelez-vous, Sabine Paris a le contrôle total. Elle va pouvoir ou choisir d'archiver le document avec les modifications de Nicolas mais rappelez-vous que les modifications de Nicolas pour l'instant elle ne les voit pas. Peut-être qu'elle va choisir de rendre ce document à nouveau visible par les autres mais avec la version avant les modifications de Nicolas. Et cette fonctionnalité, qui n'est disponible que pour certaines personnes bien évidemment, s'appelle *Annuler l'extraction*. Je vous montre un peu ce qui se passe si elle décide d'annuler l'extraction. Voyez ici que le document n'est plus extrait mais par contre les modifications que Nicolas avait faites, à savoir mettre le titre en jaune, n'apparaissent pas dans le document. Et pour cause, la version qui a été libérée pour les autres est la version avant l'archivage. Je reprends le même document. Je vais peut-être changer de document, histoire de faire cela d'une façon un peu différente. Je vais demander à nouveau à Nicolas de faire des modifications dans le document qui s'appelle *Fichier client*. Donc il va dans un premier temps l'extraire, il va l'ouvrir, le modifier et il viendra ajouter quelque chose que vous allez voir tout de suite lorsque cela va arriver car je vais faire en sorte de garder les modifications. OK. Je reviens côté Sabine réactualiser la page. Nicolas a travaillé sur un fichier qui s'appelle *Fichier client*. Je vous montre pour l'instant ce que j'ai à l'intérieur. J'ai un nom mais pas de prénom. Nicolas est venu ajouter le prénom, seulement il a oublié d'archiver. Donc qu'est-ce que va pouvoir faire à nouveau Sabine en tant qu'administrateur, gestionnaire ? Elle va pouvoir décider cette fois-ci d'archiver le document donc de se substituer à Nicolas qui avait oublié de le faire. Voyons maintenant ce qui se passe. Nous avons bien ici la récupération de la modification qui avait été effectuée par Nicolas. Voyez que les scénarios de modifications de documents peuvent être différents si vous utilisez ce qui concerne les Office Web Apps, c'est-à-dire d'être à plusieurs à modifier le document en même temps ou si au contraire vous voulez utiliser la notion *Extraire* pour le réserver et évidemment la notion *Archiver* pour le rendre disponible avec vos modifications par la suite ou d'annuler l'extraction si un administrateur tel que Sabine décide de remettre ce document à disposition des autres utilisateurs mais ne sachant pas les modifications qui ont été apportées décide de remettre la vision antérieure aux modifications faites par Nicolas.

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Date de parution :29 mars 2017

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