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L'essentiel de SharePoint 2016

Approuver un document

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Initiez-vous à la notion d'approbation. Apprenez également à paramétrer la visibilité des approbations.
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Transcription

Dans cette vidéo, nous allons voir ensemble comment une autre des fonctionnalités de bibliothèque peut nous permettre de gérer la diffusion d’affichage ou pas d’un document à nos lecteurs. Ici, j’ai créé une nouvelle bibliothèque qui s’appelle Approbation avec un document à l’intérieur. Il est évident que tant que je ne mets pas d’autres paramètres sur cette bibliothèque, si je viens voir en fin de compte ce qui se passe avec Diana, Diana voit bien le document dans cette bibliothèque. On a vu qu’avec la gestion des versions secondaires, on pourrait gérer des brouillons. Nous allons voir également que c’est une fonctionnalité qu’on va pouvoir utiliser avec ce qu’on va trouver dans les Paramètres de la bibliothèque, dans ce qui concerne ici, les Paramètres de contrôle de version toujours mais cette fois-ci, ce qui concerne ici, la demande d’approbation de contenus. De la même façon que tout à l’heure, ici la notion de brouillon est grisée tant que je n’ai pas activé cette fonctionnalité. Une fois activée, ici j’ai le choix pour dire qui peut voir les brouillons : uniquement les utilisateurs pouvant approuver des documents et l’auteur ou tous les utilisateurs pouvant lire les éléments. Celui qui va m’intéresser comme comportement, c’est le comportement médian, à savoir : Uniquement les utilisateurs pouvant modifier les éléments, c'est-à-dire Nicolas pourra voir le document tant qu’il n’a pas été approuvé. Par contre, Diana ne verra pas le document tant qu’il n’aura pas été approuvé. Et je valide. Je reviens dans la bibliothèque. Et dans cette bibliothèque, on va découvrir une autre colonne que je n’ai pas eu besoin de rajouter et qui est venue automatiquement se rajouter avec la fonctionnalité d’approbation, qui permet de voir l’état. Étant donné que le document était en place dans la bibliothèque, avant la mise en place de la fonctionnalité, il apparait comme étant Approuvé. Maintenant, je viens rajouter un nouveau document. Voilà, je prends à nouveau celui-ci, peu importe. À partir du moment où le document arrive dans la bibliothèque, il n’a pas été encore approuvé par quelqu’un qui aura le droit de le faire, donc il apparait comme étant En cours. Tant qu’il n’est pas approuvé, qu’est-ce qui se passe pour les autres utilisateurs ? Alors, allons voir déjà Nicolas. Nicolas, une fois qu’il est dans la bibliothèque, il va bien se rendre compte que le document existe mais par contre qu’il n’a pas été approuvé, pourquoi ? Parce que Nicolas peut modifier des éléments. Par contre, si je viens voir ce qui se passe du côté de Diana, Diana qui n’est qu’en lecture ne voit absolument pas le document puisqu’il n’est pas approuvé pour l’instant. Donc revenons en tant que Sabine ici. Voilà qui est fait. Et Sabine elle-même ou quelqu’un d’autre qui a les droits d’approuver peut bien évidemment, après que le document ait été amené à son état, intéressant hein, quelque part qu’il soit terminé, peut décider d’approuver ce document, comment ? Toujours pareil, en sélectionnant le document, en venant chercher dans le menu contextuel du document, dans les Options avancées, il y a quelque chose qui s’appelle Approuver/Rejeter. Je retrouverais exactement la même chose dans la barre d’outils de menu ici avec les notions d’Options avancées et d’Approuver/Rejeter ou dans l’onglet FICHIERS. Je viens donc dire que cette fois-ci, le document, je trouve qu’il est bon. Il peut être approuvé. S’il est approuvé, il sera automatiquement rendu visible à tous les utilisateurs. Voilà qui est fait. Il suffit maintenant que j’aille vérifier pour Diana. Je réactualise la page. Elle voit bien le document qui a été approuvé. Si Nicolas avait eu la possibilité, si ses droits étaient assez suffisants pour qu’il puisse approuver des éléments, il aurait pu également faire, j’allais dire, l’étape inverse, c'est-à-dire que le document qui était approuvé ici, dire : non, finalement il n’est pas assez mûr pour pouvoir être approuvé, donc rendu visible. Et Nicolas aurait pu, là je vous ai dit, depuis tout à l’heure, j’utilise le conditionnel, c’est parce qu’il n’a pas le droit pour le faire. Donc je vais le refaire à partir du compte de Sabine mais s’il avait eu les droits, il aurait pu revenir à nouveau sur cette notion d’approuver et dire : finalement non, Sabine s’est trompée, elle n’aurait pas dû approuver ce document, je vais pouvoir le rejeter ou le remettre en attente. Mais d’une manière ou d’une autre, qu’il soit rejeté ou en attente, il ne sera absolument plus visible immédiatement pour les personnes telles que Diana qui n’ont que la possibilité de visualiser. Donc si vous cherchez une autre fonctionnalité qui permet de gérer la visibilité auprès des visiteurs, vous avez également cette notion de fonctionnalités d’approbation, qui d’ailleurs se trouvent au niveau des paramètres de bibliothèque dans la même entrée qui correspond ici, à ce qui s’appelle les Paramètres de contrôles de version puisque c’est exactement les mêmes options qui me permettent de gérer la diffusion avec des versions secondaires ou avec l’approbation. Attention malgré tout à une chose : j’ai bien parlé d’approbation de contenus et non pas de workflow d’approbation qui est un circuit de travail que nous verrons un peu plus tard. Mais voilà une autre fonctionnalité qui permet de gérer cette diffusion.

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Date de parution :29 mars 2017

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