L'essentiel de Project 2016

Appréhender les options du menu Backstage

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Vous pouvez appliquer les nombreuses options disponibles à votre projet en cours ou à l'ensemble de vos projets.
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Transcription

Nous allons voir un peu le menu « Options » pour comment définir les options de votre projet et comment mettre ça à jour où vous personnalisez. Comment vous allez faire votre projet. On voit dans le menu du Backstage... pour aller dans le menu du Backstage, on doit cliquer sur l'onglet « Fichier ». Donc, le menu « Fichier » nous amène dans le menu Backstage. On voit ici dans le bas complètement « Options ». On clique sur « Options ». Et ça nous amène dans toutes les options du projet et de MS Project. La première étape, les options générales. Donc, une petite chose intéressante, si vous êtes vraiment un habitué de MS Project, ça fait longtemps que vous l'utilisez, vous ne voulez pas avoir les espèces de petites pop-up lorsqu'on met notre curseur vis-à-vis d'un bouton d'action. Il y a toujours une petite pop-up qui se met en dessous, qui explique à quoi sert la tâche. On peut l'annuler ici. Tout simplement la désactiver, ne pas afficher les infobulles. Je recommande de les garder, si vous n'êtes pas un habitué, un expert, donc cette formation s'adresse plus à vous. Donc, je vous recommande de le garder actif. L'affichage par défaut lorsqu'on ouvre MS Project, on ouvre un projet et il va nous afficher par défaut dans le Gantt avec chronologie. Encore là, si on peut aller chercher une ligne différente d'affichage, si on veut de là où on est rendu dans notre projet. On peut faire le suivi de Gantt qui nous permet lorsqu'on est en exécution de projet. Libre à vous de le changer ou de garder la charge par défaut. Un petit changement qu'on désire faire dans l'affichage par défaut de MS Project, c'est changer un peu le format de date. Le format par défaut, nous avons le nom de la journée et ensuite la date. Nous allons tout simplement enlever le nom de la journée pour garder seulement le format de date qui va nous permettre de réduire un peu l'espace que la date prend dans notre projet. Et si à nouveau on veut avoir la date de début et la date de fin, donc ces petites lettres font quand même un espace qui en tout, prend plus de place. Donc, on veut toujours maximiser l'espace disponible et pouvoir avoir le plus d'espace possible pour entrer les données et d'avoir le plus de choses possibles dans une même vue. Donc, ce serait pour ça qu'à ce moment-là, on changerait le mode de date en enlevant seulement le nom de la journée. Il peut arriver aussi que vos projets soient vraiment, par exemple, si on va aux projets au hasard, qu'on crée des tâches, qu'on les met au format date. Donc, à ce moment-là, afficher là où ça va être disponible, dans ce cas. Sinon, si vous affichez en journée, à ce moment-là, on prend cette option. « Nom d'utilisateur », on va essayer de le personnaliser, donc créer mon nom ici. Dominic Pelletier, voilà. Et je vais mettre mes initiales. Donc ce qu'on veut, c'est qu'à chaque fois que quelqu'un va ouvrir le logiciel, [il sera donc] la dernière personne à l'avoir changé, c'était Dominic. Et voilà ce qu'il a fait comme chose. « Options de démarrage », « Afficher l'écran de démarrage au lancement de cette application ». Si on valide directement dans le logiciel, dans l'affichage ici, sinon on le laisse cliqué. L'affichage par démarrage va se faire ainsi. L'option « Affichage », donc quel type de calendrier, trois calendriers différents. Selon où le projet se déroule, c'est à vous de le mettre à jour. « Options de devise » pour ce projet. Donc ici, on le change projet par projet, c'est ce que ça veut dire. Donc, ce ne sera pas changé dans le template par défaut de Microsoft Project. Mais chacun des projets, vous aller devoir venir changer la devise. Donc, ici, on va changer pour euro. Vous pouvez voir que les afficheurs, les symboles et les affichages, vous pouvez les modifier si vous voulez. Mais à ce moment-là, le symbole ici se met à jour automatiquement alors qu'on est à un dollar canadien. Donc, c'est un signe dollar. Et une autre chose, je peux taper sur « E » et ça va m'amener dans la colonne de « E », ici. Je vais chercher euro. Et le changement se fait automatiquement. « Afficher les indicateurs et les boutons d'options », donc une petite option, rien n'a changé, à cette étape. « Afficher les éléments ». Ici, la barre de saisie, je vous recommande de l'utiliser. Qu'est-ce que c'est que la barre de saisie ? Allons voir. Comme vous voyez ici, il n'y a rien si je clique sur « OK ». Donc la barre de saisie, c'est lorsque je peux entrer mes données ici. Donc, je peux commencer à entrer « Activité ». Et je peux l'entrer directement ici. C'est le principe, un peu le même qu'Excel, ce qui est quand même intéressant. Là, la principale option, si ça vous permet à ce moment-là de modifier, de déliter un peu plus facile. Donc, c'est une option qui est intéressante et qu'on peut prendre si vous désirez l'avoir à ce moment-là dans votre projet. « Échéancier ». Donc encore une fois ici, on a l'option calendrier. On peut l'afficher juste pour notre projet ou on peut le mettre par défaut pour tous les nouveaux projets. Donc, c'était intéressant de le faire remarquer, donc si on veut vraiment changer nos options à ce moment-là, c'est ici qu'on peut changer, soit pour tous les nouveaux projets ou seulement pour le projet en cours ouvert. La semaine commence le lundi. L'exercice commence en janvier. Donc, l'année fiscale est en janvier. On peut la changer selon notre entreprise. Le début par défaut à 9:00 et on finit à 18:00. On travaille 7 heures par jour, 35 heures par semaine, 20 jours par mois. S'il y a des changements, vous les personnalisez [pour poser], nous, notre entreprise, on commence à 8:00 et on finit à 17:00. Donc, c'est une option que vous pouvez faire facilement ici. À ce moment-là ici, ne pas oublier que c'est seulement sur « Projet 2 ». Si je change et je clique, et je le mets sur « Tous les nouveaux projets », vous verrez que là, à ce moment-là, on revient par défaut où est-ce qu'elle était avant. Donc, on revient à « Projet 2 », 8:00 à 17:00. « Afficher le taux d'allocation » pour les ressources. Admettons que vous vouliez appliquer une ressource sur une activité et la personne travaille à temps plein. Si vous êtes en pourcentage, ici vous devez écrire 100 %. Mais si vous préférez y aller en décimal et l'option… je vous recommande de prendre décimal, à ce moment-là, vous allez dire une ressource, c'est un travail sur le projet. Lorsque ça peut [se mettre là], c'est en pourcentage. Vous avez deux ressources, vous devez taper 200 %, mais vous vous trompez, vous tapez 2. À ce moment-là est à .0… est à 2 % seulement affiché et donc pas au complet. Donc, décimal est la meilleure façon de fonctionner. « Nouvelles tâches créées ». « Planifier manuellement », une autre petite option à changer. À ce moment-là, je vous recommande de faire pour tous les nouveaux projets. Et on va le mettre en fonction automatique. Donc, la fonction manuelle a certaines utilités, mais c'est plus une fonction vraiment avancée quand vous êtes rendu plus loin dans votre avancement au niveau du projet. Sinon je recommande de garder planifier à automatiquement. Donc les tâches planifiées automatiquement à partir du début du projet. On ne touche pas à ça. « Afficher la durée » des jours en « Mois », « Semaines », « Minutes » même. Selon le projet, vous pouvez le changer. Par défaut, pour tous les nouveaux projets, gardons-la à jour. Le travail est affiché en heures, le type de tâche en unité fixe. C'est une autre option que je vous recommande de changer également pour durée fixe. L'unité fixe calcule la durée d'une certaine fonction, alors que durée fixe calculera les activités d'une meilleure façon pour vous. Quelques options ici qu'on n'a pas besoin de changer. « Planifier les options d'alerte », on ne change pas non plus, mais encore juste cette petite marque qu'on peut changer pour le nouveau projet ou juste pour le projet. Option pour le calcul de ce projet, ici encore une fois, la même chose. On garde ça comme ça. Au niveau de la vérification, c'est juste vraiment un aperçu global. Rien de trop important. Voilà qui conclut la première partie de la revue du menu Backstage avec les options. Nous verrons la deuxième partie dans une autre vidéo.

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Date de parution :22 déc. 2017

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