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L'essentiel de SharePoint 2016

Appréhender la structure et la terminologie

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Étudiez la structure hiérarchique d'une implémentation de SharePoint. Définissez le niveau dans lequel vous interviendrez et familiarisez-vous avec la terminologie SharePoint.
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Transcription

L'un des points primordiaux lorsque l'on commence à travailler avec SharePoint est de bien arriver à appréhender, à comprendre pour pouvoir facilement concevoir après par la suite la structure de SharePoint. Nous allons voir dans les détails quels sont les éléments qui composent la structure et sur quel type d'élément nous allons travailler, nous, au niveau fonctionnel. Donc, lorsqu'on cree une structure de donnees dans SharePoint cela commence avec le premier niveau qui est tout à fait en haut qui s'appelle les Applications web. Ces Applications web sont réservées à un usage IT, donc, en tant que fonctionnel nous n'avons pas à y accéder. Par contre, le niveau en dessous c'est le niveau Collections de sites. Collections de sites qui ont été créées à partir de l'Application web puisqu'il y a à chaque fois des relations avec le niveau au-dessus et c'est à partir du niveau Collections de site que nous, fonctionnels, administrateurs, nous allons commencer à travailler. Et puis après dans les Collections de site il y a des Sites et ces sites vont pouvoir ou être gérés par nous-mêmes ou délégués à d'autres personnes. Dans ces sites on va y mettre de l'information mi-structurée. Ça va être mis dans ce qui s'appelle des Applications de type bibliothèque et liste. Donc, voilà, la structure très verticale de SharePoint avec des éléments supplémentaires dans chaque bibliothèque ou liste qui peuvent être des répertoires ou des dossiers, et j'ai bien dit au conditionnel nous verrons pourquoi un peu plus tard, et puis dans chaque élément on peut avoir des documents ou des éléments, des items associés à ce que l'on va voir tout de suite après en terme de terminologie des métadonnées. Donc, passons faire un petit tour au niveau terminologie. Et au niveau terminologie on va voir dans un tout premier temps un élément que je viens de vous matérialiser, qui est juste en dessous de l'Application web, c'est ce qui est la Collection de sites ou les Collections de sites. Alors, exactement qu'est-ce que c'est qu'une Collection de sites ? Côté très simpliste, nous sommes bien d'accord. C'est un ensemble de sites sur lequel nous allons pouvoir affecter des paramètres généraux et activer ou pas ce que l'on appelle des fonctionnalités. A l'intérieur de cette Collection de sites vu que c'est un ensemble de sites, nous allons pouvoir trouver des sites ou des sous-sites, mais quand j'entends sites ou sous-sites il ne faut pas voir des connotations en terme de fonctionnalités moindres, c'est simplement l'endroit où le site aura été créé. Et c'est quoi un site ? On a dit que SharePoint c'était un site web, donc, qu'on soit très claire, un site c'est un ensemble de pages avec des contenairs prêts à accueillir des données. Alors, quand je parle de sites et d'ensemble de pages, bien évidemment, ce sont des choses qui sont déjà travaillées en amont par l'intermédiaire de modèles. Modèles de Collection de sites, modèles de sites, modèles de containers de type bibliothèque ou liste, et puis on continuera à voir les détails un peu plus loin. Si on rentre maintenant dans ces containers sur la version 2013 et la version 2016, on a une terminologie globale qui s'appelle les Apps ou les Applications. Et parmi ces applications il y a des applications de type liste et de type bibliothèque qui sont les applications système. On aura d'autres applications bien évidemment un petit peu dans le même principe que les applications que l'on peut avoir sur nos téléphones portables par l'intermédiaire notamment d'un store d'application. Mais revenons à ce qui concerne en terme de gestion de contenu c'est ce qu'on appelle des listes, des bibliothèques, donc, des Applications système. Après, une Liste, à proprement parler, c'est quoi ? Une liste, c'est un ensemble d'éléments, et j'ai bien dit, d'éléments. Ça peut être une liste de contacts, une liste de tâches, une liste de calendriers, mais ça peut être également une liste de factures, une liste de commandes, une liste de frais. Imaginez un petit peu une liste commettant une feuille de calculs Excel, si vous voulez voir de quelque sorte. Ce qui vous donnerait une colonne qui correspond à chaque caractéristique, chaque propriété, et puis une ligne, à chaque fois que j'ai une nouvelle facture, par exemple. Après, j'ai des applications aussi de type bibliothèque. Alors, ces applications de type bibliothèque, ce sont des ensembles de fichiers, donc, des fichiers qui peuvent être tout type de fichiers, ce ne sont pas des pages web. Ça peut être des documents de type purement bureautique, ça peut être des images, ça peut être des vidéos. Bref, dès qu'on a un point, quelque chose, c'est un fichier que l'on va mettre dans une bibliothèque. Mais étant donné qu'on aura besoin de catégoriser, d'organiser, de classer, ne serait-ce que pour faciliter la recherche de nos informations. Nous allons également associer à nos éléments de type liste et bibliothèque des caractéristiques supplémentaires, c'est ce que l'on appelle côté SharePoint des métadonnées. Alors, on va démystifier un métadonnée. C'est simplement des choses que vous connaissez déjà. Enregistrez localement sur votre ordinateur un fichier, par exemple sur votre bureau, si vous faites un clic avec le bouton droit dessus vous allez pouvoir atteindre ce que l'on appelle les Propriétés du document qui va vous donner comme information, ne serait-ce que de savoir quel point il fait, qui a créé le document, à quel moment ? Ce sont des métadonnées. Ces métadonnées qui peuvent être, bien évidemment des colonnes, des propriétés, des caractéristiques système que vous n'aurez pas eu besoin de créer, qui sont automatiquement gérés par la plate-forme, mais également étendre pour mettre en place des métadonnées qui vont nous servir pour classer, organiser, catégoriser l'information. Donc, voilà la terminologie que l'on va retrouver côté SharePoint, Collections de sites, sites, Applications de type liste ou bibliothèque avec à l'intérieur, bien évidemment, des éléments et ces éléments sont, on va dire, continuent à être caractérisés, continuent à être informés par l'intermédiaire de colonne puisque ce sont ni plus ni moins que des colonnes que l'on appelle des Métadonnées. Nous verrons, bien évidemment, tout ceci dans le détail un peu plus loin.

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Date de parution :29 mars 2017

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