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L'essentiel d'Access 2016

Appréhender la méthodologie de conception

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Une bonne base de données doit avant tout être efficace. Initiez-vous aux fondamentaux de la création d'une base de données.
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Transcription

Lorsque je souhaite créer une base de données, je ne me précipite surtout pas sur l'ordinateur et sur Access. Je commence par prendre un papier et un crayon, loin de tout ordinateur. Vous devez tout préparer sur papier avant de vous mettre sur l'ordinateur. Ceci vous permettra d'abord, un, d'exprimer correctement votre besoin, et deux, de le transformer beaucoup plus rapidement en une base de données opérationnelle. Alors, la première chose que vous allez devoir faire avant d'allumer votre ordinateur, c'est de créer un « Mini-cahier des charges ». C'est-à-dire, vous allez dans un premier temps définir le but, « Qu'est-ce que je souhaite dans l'idéal que ma base de données soit capable de faire lorsqu'elle sera terminée ? » C'est quoi le but ? Pourquoi est-ce que je m'enquiquine à vouloir faire une base de données ? Alors, la réponse va être : « Je veux gérer mes stocks », « Je veux gérer mon personnel », « Je veux gérer ma collection de DVDs », « Je veux gérer ma collection de photos », « Je veux gérer ma bibliothèque », bref, j'ai quelque chose à gérer. J'indique donc clairement sur une feuille de papier le but que je souhaite atteindre avec cette base de données. « À quoi va servir cette base de données quand elle sera opérationnelle ? ». Ensuite, pour ce but, je vais commencer par définir les sorties. C'est-à-dire, quand ce sera opérationnel, qu'est-ce que va me donner comme résultat cette base de données ? Je prends un exemple, par exemple... On va prendre une agence immobilière. Moi, en tant qu'agent immobilier, j'aimerai bien que ma base de données me donne comme sortie pour un bien dans mon fichier, quels sont les clients qui ont visité ce bien ? J'aimerai bien aussi en sortie avoir l'inverse, c'est-à-dire, le client « X » ou « Y », quels sont les biens qu'il a visité ? Voilà des exemples de sorties. En tant qu'agent immobilier, c'est ce que je souhaite avoir. Mon but étant bien sûr de gérer ma petite agence. Ensuite, je vais définir les entrées, mais ces entrées je les définis par rapport aux sorties, alors, c'est quoi une entrée ? C'est quelles sont les informations qu'il faut que je rentre dans ma base de données pour un jour espérer avoir mes sorties. Si je suis agent immobilier, il va falloir que je rentre des clients. Parce que si je n'ai pas de clients, je ne vais pas pouvoir faire grand chose. Mais, pas que, il va aussi falloir que je rentre des biens, il va falloir que je rentre des villas, des appartements, il va falloir que je rentre des cabanons, peu importe, il va falloir que je rentre des biens immobiliers. Donc, je vais définir en tant qu'entrées « Besoin de rentrées des biens immobiliers », « Besoin de rentrées des clients », Je ne rentre pas encore dans le détail à ce niveau-là, Je ne vais pas dire que le client il me faut son nom, son prénom, etc... Je mets des grandes lignes. Il faut que je rentre telle et telle information. Et attention, à chaque fois que je mets une entrée, je regarde si cette entrée a un intérêt dans les sorties que j'ai définies. Moi comme sortie, j'ai dit : « J'aimerai savoir pour un bien quels sont les clients qui l'ont visité ? ». Si je rentre « des clients et des biens », les deux entrées ont effectivement une sortie correspondante. Si par contre vous avez une entrée qui n'a pas de sortie correspondante, ça veut dire que cette entrée ne sert strictement à rien, vous l'élimitez. Et soyez modeste dans vos ambitions, demandez plutôt moins de sorties que plus. La tendance naturelle, c'est dire : « On ne sait jamais, ça peut servir », et on le rajoute. Et plus vous en rajoutez, plus ça devient complexe, et plus c'est complexe, moins il y a des probabilités que ça marche à la fin. Donc conclusion, restez simple, surtout au début. Une fois que vous avez donc défini les entrées par rapport aux sorties, il va falloir définir les traitements à appliquer aux entrées pour obtenir les sorties. C'est-à-dire, par exemple, je rentre telle et telle information, il faudra que je fasse tel et tel type de calcul pour obtenir telle et telle sortie. Donc, il faut éventuellement définir les traitements, ces traitement peuvent être des formules de calculs ça peut être aussi des manipulations de type « Je veux filtrer cette information pour ne voir apparaitre que telle autre information ». Bref, en mots simples, avec vos mots de tous les jours, vous expliquez quelles sont les manipulations que vous faites au quotidien à la main, finalement. Ensuite, vous allez définir les stockages. Les stockages c'est quoi ? C'est quelles sont les informations que je souhaite conserver. Ainsi, je prends l'exemple de mon agent immobilier, je veux conserver une fiche pour chacun de mes biens, je veux conserver une fiche pour chacun de mes clients, et puis, j'aimerais bien, par exemple, conserver une fiche pour chacune des visites que chacun de mes clients a fait. Ça pourrait être utile. Dans les traitements, je vais avoir justement le fait d'avoir des visites Une visite, ça veut dire quoi ? Ça veut dire qu'il faut que je note quelque part que tel jour, il y a tel client qui a visité qui tel bien, il a fait telle proposition de prix, ou il a fait telle et telle remarque. Ça, c'est un traitement. Une fois que j'ai défini mes traitements et mes stockages, je vais pouvoir mettre en place mon modèle relationnel. C'est-à-dire qu'à partir des stockages que j'ai écrit sur ma feuille de papier, je vais pouvoir définir les grandes tables dont je vais avoir besoin et pour chacune d'entre elles, je vais pouvoir définir la clé primaire... qui doit être obligatoirement une valeur seule et unique et je vais pourvoir, grâce à ça, définir les connexions qu'il y a entre chacune de ces tables.

L'essentiel d'Access 2016

Apprenez à concevoir une base de données relationnelle avec Access. Utilisez les tables, saisissez des données, effectuez des requêtes de sélection, créez des formulaires, etc.

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Date de parution :9 févr. 2017

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