Outlook 2010 : Astuces et techniques

Appliquer un drapeau

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Utilisez le drapeau pour marquer vos messages. Vous verrez qu'Outlook 2010 permet beaucoup plus de possibilités avec ce drapeau, en utilisant, par exemple, un lien vers vos tâches.
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Transcription

Il y a un élément extrêmement important à l'intérieur d'Outlook, qui va vous permettre d'assurer les suivis, par rapport aux messages que vous recevez. Alors, les messages souvent, en tous les cas parfois, sont liés à des actions. C'est-à-dire que vous allez recevoir un message qui va déterminer des tâches à réaliser ou qui vont déclencher des tâches à réaliser. Alors, quand vous êtes dans Outlook et que vous cliquez sur le drapeau, vous spécifiez que vous avez quelque chose à faire. Quand on ouvre, ici, le message, on voit qu'il y a un suivi et qu'il va falloir faire quelque chose, commencer avant ce mercredi avec une échéance le même jour. J'ai donc bien à assurer un suivi, à la fois ici et également dans ma liste de tâches. Je retrouve Nouvelle commande ! ici, et Nouvelle commande ! en bas. J'ai donc mis un petit drapeau, qui me symbolise que j'ai quelque chose à faire, pour le suivi de ce message. En faisant un clic droit sur le drapeau, je peux définir quel est ce suivi. Est-ce que l'échéance de ce suivi est pour aujourd'hui, pour demain, cette semaine, la semaine prochaine, ou alors aucune date ? Je sais simplement que j'aurai quelque chose à faire, mais je n'ai pas d'échéance de définie, et puis, je peux personnaliser l'échéance. Une fois que le message est suivi, c'est-à-dire que j'ai fait ce que je devais faire par rapport à ce message, je peux le marquer comme terminé. À tout moment, je peux également supprimer l'indicateur et dans ce cas-là, je n'aurai à la fois plus le suivi et plus la tâche liée. Le fait de cliquer sur le drapeau, simplement par le bouton gauche de la souris, cliqué, m'indique un suivi pour aujourd'hui. Je peux définir quelle est l'échéance du clic rapide, c'est-à-dire, quand je clique, est-ce que, par défaut, c'est pour aujourd'hui, ou, au contraire, quelque chose qui sera un peu plus long, par exemple, cette semaine. Je fais OK. Du coup, quand je vais cliquer pour assurer un suivi, par défaut, ça sera quelque chose à faire dans la semaine. Alors, comme je vous disais, le fait de mettre un petit drapeau, d'assurer, donc, un suivi sur un message, non seulement, c'est un indicateur visuel, mais également, j'aurai une tâche à réaliser, c'est-à-dire la tâche de suivre ce message. Si je viens, ici, dans ma liste de tâches, je vais pouvoir visualiser Liste des tâches, ici, et avoir autant des éléments par message, c'est-à-dire, ici, un message auquel il y a un suivi, également, ici,une liste de tâches et je vais pouvoir filtrer les différents éléments que je veux visualiser. Quand je viens sur la liste des tâches et que je clique sur un élément correspondant, par exemple, à aujourd'hui, j'ai une nouvelle commande à suivre, apparaît, ici, le message. Je peux le supprimer de la liste, c'est-à-dire enlever le suivi, exactement comme si je faisais un clic droit ici, Supprimer l'indicateur. Et quand la tâche est réalisée, je vais marquer ce suivi comme terminé. Le fait de le marquer comme terminé ne veut pas dire, évidemment, qu'il a été supprimé. Pour le voir, il suffit que j'aille, ici, dans Changer l'affichage, et que je vienne, ici, sur la liste détaillée, pour voir qu'il y a effectivement des éléments qui sont terminés et donc, cette nouvelle commande est bien considérée comme terminée. Attention : cet élément terminé est bien, ici, dans la liste des tâches comme étant réalisé, ce n'est pas quelque chose que je peux supprimer. Si je décide de le supprimer de la liste, d'accord, je ne l'aurai plus dans cette liste-là, néanmoins, je l'aurai bien, évidemment, toujours dans mes messages. Ne pas confondre supprimer de la liste et supprimer carrément l'élément : vous supprimeriez également le message. Le fait de l'avoir supprimé de la liste me fait disparaître effectivement le suivi, ici. Si je remets le suivi, par exemple, à faire à cette semaine, je peux d'ici également dire que c'est marqué comme terminé, et je verrai ici, une coche, comme quoi ce message a bien été suivi et la tâche à réaliser, terminée. Si je viens ici dans Tâches, je vais retrouver cette nouvelle commande comme étant terminée. Si c'est pas le cas, je peux toujours cliquer et mettre que c'est en cours de réalisation ou remettre un drapeau, comme quoi c'est à faire à demain ou à cette semaine. Admettons, par exemple, à demain. Je peux, bien sûr, voir, au niveau du calendrier, quels sont les différents éléments, avec un affichage ici, Semaine ou Semaine de travail. Sur un affichage de mois, je n'ai pas la liste des tâches. Par contre, sur une semaine de travail ou sur la semaine complète, j'ai bien effectivement ici, les différents éléments, que ce soit des tâches ou des messages avec le suivi qui apparaissent avec les calendriers. Exactement comme je le ferais depuis la liste des messages ou la liste des tâches, je peux définir que c'est fini ou alors, je vais pouvoir faire un clic droit pour pouvoir changer la date et mettre ça, par exemple, à la semaine prochaine. Je vais donc, depuis le courrier, avoir tout un cycle de travaux à effectuer qui vont être aussi bien gérés à partir des tâches, à partir du calendrier et même, à partir de la liste des messages. Et là, vous avez vraiment un suivi de vos messages très complet, grâce à Outlook 2010.

Outlook 2010 : Astuces et techniques

​Optimisez votre utilisation d’Outlook 2010. Exploitez le module Courrier, prenez en main le travail collaboratif avec les modules Calendriers et Personnes, etc.

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Date de parution :27 juil. 2017

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