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Visio 2016 : La modélisation de processus

Appliquer les arrière-plans sur les plans de travail

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Appliquez les pages d'arrière-plan sur les pages de premier plan. Préparez également des zones de texte sur les plans de travail.
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Transcription

Maintenant que nous avons terminé de créer nos arrières-plans, nous allons les appliquer sur les pages de premier plan. Comment fait-on ça ? Je préfère remettre le zoom des pages d'arrière-plan à un niveau correct en cliquant sur le bouton inférieur droit. On clique sur Ajuster la fenêtre. Pareil pour la page verticale. Maintenant on va sur la page A4 verticale de premier plan, on fait un clic droit, Mise en page. On va dire qu'elle va utiliser comme arrière-plan BKA4V. On prend la page background A4 verticale. On fait un Ok Comme vous pouvez le voir, cette page A4 verticale a comme arrière-plan notre feuille BKA4V. On ne peut pas aller cliquer et sélectionner ce qu'il y a dans la page d'arrière-plan. En revanche, je vous recommande, comme vous pouvez le voir, on voit le guide qui est dans l'arrière-plan ici, c'est d'aller éliminer ce guide qui maintenant ne nous sert plus à rien. Une fois ceci fait on procède de même avec la page de premier plan, donc le plan de travail qui est à l'horizontal. Mise en page. On va dire que comme arrière-plan, il va prendre BKA4 horizontale. Appliquer, Ok. Ce qui est intéressant avec ces arrière-plans, c'est que si on a une grande quantité de pages A4 verticales, il suffit que l'on change quelque chose dans l'arrière-plan pour que ça change sur toutes les pages. C'est comme PowerPoint, si vous changez le masque, toutes les diapos basées sur un des masques vont changer. C'est un gain énorme en terme de travail et de mise à jour. Maintenant que l'on a fait ça on va préparer cette page A4 verticale. On va zoomer ici sur le cartouche d'en-tête, comme ceci. Dans le cartouche d'en-tête on va faire Insérer, Image. On va aller prendre un logo sur le bureau. C'est un logo de Visio pour prendre quelque chose de neutre. On peut déjà le positionner. On peut faire idem sur la page A4 qui est en Paysage. L'idée c'est simplement montrer aux collaborateurs ce qu'on attend d'eux. Après ils pourront supprimer le logo. Mais on va leur communiquer qu'ils ne doivent surtout jamais aller dans les pages d'arrière-plan. Il faut savoir que malheureusement on ne peut pas protéger l'accès aux pages d'arrière-plan avec un mot de passe. Mais on peut protéger, comme on l'a vu dans la formation sur les fondamentaux, le déplacement et les éléments contre la suppression. Je peux en faire un rappel. Si je vais sur la page d'arrière-plan et fais Ctrl+A, on peut aller dans Développeur, Protection et dire qu'on veut empêcher de bouger les positions et de faire une rotation. Puis également de protéger contre la suppression. Comme ça les collègues ne peuvent plus supprimer ni bouger. Idem avec la page en Paysage. On va dans Protection et on va dire Contre la suppression. Positions X, Y, Largeur, Hauteur, Rotation, à vous de choisir ce qui vous convient le mieux. Je vais quand même essayer de faire un petit peu homogène pour avoir les mêmes propriétés partout. Vous ne pouvez pas la protéger cette option d'aller dans Développeur Protection avec un mot de passe. Il suffit que le collègue connaisse, il pourra changer. Mais je peux vous montrer que ça marche quand même. Si je clique sur cet élément, j'essaie de le bouger, je n'y arrive pas et si j'appuie sur la touche Supprimer du clavier il me dit que je ne peux pas supprimer. Donc effectivement c'est une bonne protection. Sur la page A4 verticale ici, on peut déjà préparer des zones de texte via Insérer une zone de texte dans ce rectangle, où l'on va mettre le nom du département par exemple TIC, en supposant qu'on utilise des abréviations. Là on peut aussi déjà mettre une zone de texte pour l'organisation, par exemple Processus NOM. On peut déjà adapter la largeur de la police. Ensuite on retourne dans Insertion, Zone de texte. On agrandit ici la zone de texte. Là, comme je vous l'avais dit, c'est le code processus, par exemple, ProcessusID 001TIC. Après, c'est à vous de définir vos propres identifiants Processus. Ensuite ici ça va être la date de dernière révision. Comme la révision correspond, parfois, à l'impression les gens me demandent s'ils peuvent mettre la date d'impression automatique ? Non, vous ne pouvez pas parce que ça ne correspondra pas toujours. Des fois vous allez faire une révision et puis vous n'allez pas imprimer le jour même. C'est pour ça qu'il vaut mieux mettre la date de révision à la main. Ensuite la version, c'est toujours selon les normes. Il faut mettre le numéro de version, donc V par exemple, 1.0 avec le numéro de révision, par exemple 18ème révision. Si vous voulez avoir tout ce texte de Version sur une seule ligne, il suffit de réduire la taille de la police en conséquence. Je vais essayer avec 4 points, c'est encore trop grand. En mettant 3 points, ça passe. À vous de décider ce que vous voulez comme visuel. Comme on a fait ça pour la cartouche d'entête, il suffit de copier toutes ces zones, d'aller dans la page A4 horizontale où j'ai aussi déjà mis le logo et on fait un simple coller. On met ça par-dessus avec la touche Shift du clavier et les flèches. Quand je dis Shift c'est Maj. On peut essayer de positionner ça au mieux, comme les zones de texte n'ont pas de bordures visibles, il n'y a pas besoin d'être extrêmement précis. Je vous recommande quand même de l'être, parce qu'après vous allez avoir des centaines de documents basés dessus et il vaut mieux que vous ayez quelque chose de propre. Mieux vaut passer dix minutes à faire de l'alignement correctement. Ensuite on fait pareil pour la cartouche en bas. On va préparer les zones de texte en mettant déjà des exemples pour les collègues. Donc Insertion, Zone de texte. Le statut : on va écrire Brouillon. Ensuite, prochaine zone de texte, Fonction, on va mettre OBJECTIF DU PROCESSUS. Je vois qu'il écrit systématiquement en majuscules. Si c'est le cas, il vous suffit d'aller dans les options de police voir si la casse n'est pas forcée en majuscules. Si c'est le cas, il vous suffit de vous mettre en Mode normal. Puis là vous pouvez récrire à ce moment-là correctement. On continue : Insérer, Zone de texte, Exécutant principal - VINCENT ISOZ. Vous voyez, ça c'est vraiment énervant avec Visio, il m'a mis maintenant constamment en majuscule. Donc je peux, via l'Explorateur de dessins, aller voir si mon Style Normal se serait mis en majuscule, sans le faire exprès. Donc on peut le voir, il est en Casse Normal. Ça c'est un problème de Visio 2016 : il change les zones de texte par défaut en majuscules, ce qui est très énervant. À nouveau on va lui dire qu'on veut du Normal. Ok. Ensuite le visa, encore une fois une zone de texte. Et puis là, comme on ne sais pas, on va mettre NOM, PRÉNOM ou PRÉNOM NOM, pour être cohérent avec ce qu'il y a à droite. Encore une fois, il nous énerve en ayant tout mis en majuscules. On va enlever ceci. Et enfin le taux de rendement synthétique et le CMM, on va recréer une dernière zone de texte et mettre que c'est du cent pour cent et que la Capacity Maturity Model est par exemple d'un niveau 2. Ensuite on peut sélectionner tout ça, tout ce qu'on vient de créer. Le copier, adapter le zoom. Aller dans la page A4 horizontale. Déplacer ceci dans la partie inférieure. On zoome un petit peu, avec les touches Shift du clavier, on se déplace. Et on est tout bon ! On rechange le zoom. Donc voilà, on a pre-rempli les pages de premier plan avec certaines zones de texte et on a notre arrière-plan qui fonctionne même lorsqu'on aura une centaine de processus.

Visio 2016 : La modélisation de processus

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Date de parution :14 nov. 2016

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