Écrire des e-mails professionnels

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Découvrez les réponses à cinq questions parmi les plus fréquemment posées au sujet de l'e-mail professionnel.
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Transcription

Quand je suis en animation de formation sur les e-mails on me pose souvent les mêmes questions, du type « Dans mes e-mails, dois-je féminiser les titres comme préfète, mairesse » ect. ? En français, la plupart des noms de métiers, de fonctions, de grades ou de titres existent à la fois au masculin et au féminin depuis très longtemps. Pour tous ceux-là, la question ne se pose pas. Si la personne est une femme, il faut mettre la forme féminine officielle de son titre. Avocate, éditrice, factrice, académicienne, administratrice, commandante, etc. Parfois, cette forme ne varie pas de celle masculine. C'est le cas notamment pour chef, juge, guide, médecin, diplomate, mannequin, ainsi que tous les métiers qui se finissent par -atre comme psychiatre, -logue comme cardiologue, -iste comme réceptionniste, -aire comme notaire ou -aphe comme photographe. À chaque fois, vous devez le faire précéder d'un déterminant féminin. Bien souvent les suffixes vont par paire, masculin et féminin. Attention donc à ne pas créer des barbarismes. Il n'y a pas de raison d'écrire pour une femme « recteure » avec -re plutôt que « rectrice », « historien » plutôt qu'« historienne » et même « pompier » plutôt que « pompière ». Quelques exceptions toutefois, on dit « procureure » -eure et non procureuse, « professeure » et non professeuse, « auteure » et non auteuse ou autrice, « barmaid » et non barwoman, comme j'ai pu le lire une fois, ou encore « entrepreneure » et non entrepreneuse. Toutefois, l'Académie française fait la distinction entre les métiers et les fonctions, qui pour elle sont des mandats publiques ou des rôles sociaux distincts de leur titulaire. Comme ils sont accessibles aussi bien aux hommes qu'aux femmes, il faut selon elle utiliser le genre neutre qui est le masculin. Ainsi, pour respecter la langue on devrait dire madame le maire, puisque c'est un mandat d'élu ou encore madame le député mais les académiciens ne s'opposent pas à ce que dans leur correspondances ces élues puissent demander elles-mêmes expressément à ce qu'on utilise les formes féminines, par exemple « mairesse » qui peut vouloir dire aussi épouse du maire, « colonelle » qui signifie aussi femme du colonel, etc. Bref, si vous devez envoyer un e-mail à une élue, mieux vaut se renseigner auparavant sur la façon dont elle préfère être nommée. L'e-mail peut-il servir de preuve dans un litige ? Quelle est sa valeur juridique ? Même s'il n'a pas la valeur d'une lettre recommandée dûment signée et authentifiée, l'écrit numérique, en l’occurrence l'e-mail, se voit de plus en plus reconnaître une certaine valeur juridique. A fortiori si cet e-mail a fait l'objet d'une procédure de certification, notamment par le biais d'une signature électronique. Mais même si ce n'est pas le cas, l'e-mail peut servir sans problème de début de preuve. En fait, cela reste à l'appréciation du tribunal compétent. Ce qu'on sait, c'est que les contentieux judiciaires dans lesquels des e-mails sont communiqués par les parties ne donnent que très rarement lieu à des contestations sur l'identité de la personne qui en est l'auteur. Autrement dit, on ne remet généralement pas en cause la fiabilité du réseau électronique et les e-mails servent régulièrement de preuves incontestées même si l'authentification n'a pas été assurée par certification. Donc faites bien attention à ce que vous écrivez. Je suis souvent interrompu par l'arrivée d'e-mails auxquels je réponds aussitôt, que puis-je y faire ? Si effectivement vous traitez vos e-mails au fur et à mesure de leur arrivée, j'imagine bien que vous devez avoir du mal à vous concentrer sur les tâches beaucoup plus longues et productives. Que de temps perdu vous devez perdre. Peut-être serait-il bénéfique d'abord de fermer votre messagerie, sans oublier celle de votre smartphone. Ne pas avoir cette petite alarme sonore qui vous indique une notification et vous perturbe dans votre travail. Je conseille généralement de consulter l'ensemble des nouveaux courriels deux à trois fois par jour seulement. Le matin quand vous commencez votre journée, une fois juste avant votre pause déjeuner ou bien juste après, selon les habitudes de ceux qui vous adressent des e-mails et enfin une dernière fois en fin d'après-midi au moins une heure avant de quitter le travail, donc vers 16-17 heures, le temps que vous puissiez remplir les quelques petites missions qu'on vous aurait éventuellement demandées dans les derniers courriels. Peu à peu vos collègues sauront à quelles heures vous vous connectez et agiront en conséquence. Vous pouvez aussi communiquer sur ces nouvelles habitudes. Et si quelqu'un a une information ou une requête vraiment urgente à vous communiquer, il le fera par téléphone. Quand vous traitez vos e-mails du matin, triez-les selon que vous les jugez très importants ou moins importants pour votre tâche en cours, en fonction du destinataire et de l'objet affiché. Forcez-vous à faire une action pour chacun des e-mails que vous lisez. Pour cela il existe la formule des 4 D en anglais : « Do », faire aussitôt l'action à laquelle incite l'e-mail, « Delete », supprimer l'e-mail une fois qu'on en a pris connaissance et qu'il n'y a pas de raison de le conserver, « Defer », marquer l'e-mail pour le suivre plus tard, le transférer dans une boîte à part où il y a tous les courriels du même sujet que vous traiterez d'un seul coup et enfin « Delegate », transférer l'e-mail à la personne qui a effectivement en charge le problème avec simplement une courte introduction. Est-ce que je peux répondre à un e-mail par un simple « OK » ? L'e-mail professionnel n'est pas un sms, si le message est aussi court, ce n'est pas la peine de forcer votre interlocuteur à ouvrir un nouvel e-mail rien que pour ça. Vous aurez sûrement une occasion de lui donner votre réponse en face à face ou au téléphone par exemple. Et si c'est pour simplement dire que vous n'êtes pas d'accord, argumentez votre position. Une dernière question pour la route : « Est-ce que je peux envoyer un e-mail professionnel en dehors des heures de bureau ? » Cela dépend, si c'est juste en rentrant du travail cela va encore mais normalement vous ne devriez pas en écrire le week-end par exemple. De nombreuses personnes consultent automatiquement leur messagerie sur smartphone, elles n'ont pas forcément envie de recevoir des dizaines de courriels tout au long du week-end. Si ce sont vos subalternes, vous pourriez être suspecté de les pousser à des extras. Vous allez passer pour un bourreau de travail. Et si c'est vraiment très urgent et important, il reste le téléphone professionnel. Voilà cinq questions qui reviennent régulièrement, j'aurais pu en prendre d'autres. D'ailleurs, si certaines vous viennent à l'esprit, n'hésitez pas à me les envoyer par e-mail.

Écrire des e-mails professionnels

Comment commencer un e-mail ? Qui mettre en copie ? Est-ce qu’il faut « répondre à tous » ? Apprenez tout ce qu’il faut savoir sur la rédaction et l’envoi d’e-mails professionnels.

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Date de parution :21 déc. 2016

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