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Gérer un projet collaboratif web

Analyser les bases de connaissance

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La constitution d'une base de connaissance permet de capitaliser et de développer l'expertise du groupe. Mais il faut également envisager des axes alternatifs reposant sur les hommes.
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Transcription

À mesure que l’on avancera dans la gestion de nos projets, on va constituer une base de connaissances qui va nous permettre de capitaliser sur les expériences acquises, aussi bien lors de succès que lors de la résolution de problèmes que l’on aura rencontrés. Les projets web sont basés en grande partie sur l’itération, donc nous allons tester un certain nombre de méthodes qui vont ou ne vont pas fonctionner, et il va falloir consigner ces résultats à l’intérieur de notre base de connaissances. Pour cela, on a coutume de travailler avec ce que l’on appelle des Wiki qui sont en fait des créations collaboratives de pages, où plusieurs collaborateurs peuvent apporter du contenu, des « mind maps » qui sont en fait des cartes mentales, des représentations visuelles de système, des systèmes experts, des forums. Il va falloir se retrouver dans tout cela. Il va falloir mettre en place des moteurs de recherche qui vont permettre de trouver la réponse à une solution. En fonction de quoi ? Eh bien, en fonction de tags, en fonction d’étiquettes, en fonction de mots-clés, et puis, surtout, avec une organisation en différentes catégories. Mais quelle que soit la qualité de cette indexation, on aura de toute façon beaucoup de temps à passer lorsque l’on voudra chercher à trouver des informations à l’intérieur d’une base de connaissance. Nous allons donc, avec nos systèmes de gestion collaborative de projets, privilégier plutôt l’humain, et mettre en place un système d’annuaire interne avec des spécialisations, des domaines de compétences, des expertises particulières, qui vont pouvoir être soit prédéfinis, soit se constituer au fur et à mesure que les projets vont avancer. Nous avons vu qu’au niveau de l’identité d’un collaborateur sur le réseau social interne, ses domaines de compétences doivent figurer. Et nous pourrons mettre en place des systèmes de type un peu disruptive, c’est-à-dire, par exemple, des vidéos-conférences organisées à intervalles réguliers dans des domaines différents sur le principe « Ask a pro ! Ask me anything ! » C’est de l’anglais, ça veut dire : « Demandez à un pro ! Demandez tout ce que vous voulez ! » qui seront des sessions où un collaborateur répondra en temps réel à toutes les questions au débotté que l’on pourra lui poser. S’il peut apporter des réponses immédiates, tant mieux. S’il ne peut pas, eh bien, il creusera, il reviendra vers les gens qui l’auront questionné. Dans la résolution d’un problème, il va falloir que le collaborateur qui cherche une réponse puisse la trouver. Il peut aller vers un centre d’aide, et il est fortement recommandé de mettre en place ces systèmes de centres d’aide qui peuvent fonctionner sur un principe de question qui va en fait lancer un moteur de recherche ou de faire une recherche dans une FAQ qui est une foire aux questions. En général, il ne s’agit pas d’une foire, il s’agit de questions qui sont bien organisées, ou aller chercher directement dans les catégories en descendant dans l’arborescence de l’organisation de cette base de connaissance. Par contre, c’est quelque chose qui va lui prendre énormément de temps. Ne pensez-vous pas qu’il serait plus simple que cette personne puisse s’adresser directement à un des collaborateurs du projet en lui posant la question ? Vous voyez que le temps pour poser cette question sera extrêmement bref, alors bien entendu la personne à qui l’on aura posé la question n’aura peut-être pas le temps de répondre immédiatement, mais il pourra le faire de toute façon beaucoup plus rapidement que lors d’une recherche complexe à l’intérieur d’un centre d’aide. Et puis, il y un autre phénomène qui va rentrer en ligne de compte, c’est qu’une discussion va s’engager entre ces deux personnes qui ne se connaissaient peut-être pas au départ. Et on va encore renforcer d’une part la cohésion du groupe. Il y a d’ailleurs fort à parier que lors d’un « meet-up » ou de la célébration finale d’un projet, ces personnes se rencontrent et confraternisent, mais également, nous allons faire sauter des barrières qui existent traditionnellement, par exemple entre le marketing et l’informatique. Dans un groupe chacun a un niveau de compétence, un niveau d’expertise et il pourra le partager directement avec tous les autres membres du projet à la demande.

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1h20 (24 vidéos)
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Date de parution :23 juin 2016

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