Diriger pour obtenir des résultats

Améliorer l'efficacité des processus

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Le meilleur moyen d'obtenir des résultats est aussi le moyen le plus négligé. Il s'agit de l'amélioration des processus. Un processus est une série d'étapes conduisant à un objectif, à une séquence à respecter pour rationaliser votre travail.
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Le meilleur moyen d'obtenir des résultats est aussi le moyen le plus négligé. C'est l'amélioration des processus. Un processus est une série d'étapes conduisant à un objectif, une séquence à respecter pour rationaliser votre travail. Il peut s'agir d'ajouter de la valeur à des produits comme dans le secteur de la fabrication ou d'effectuer diverses analyses et tâches administratives pour traiter une facture, entre autres exemples. À court terme, il est capital d'améliorer l'efficacité et l'efficience de vos processus afin de maximiser vos résultats. À long terme, c'est vital pour réellement innover. Les processus comptent. Bien pensés, ils vous assurent une qualité constante, un nombre réduit d'erreurs et une satisfaction interne et externe accrue. En revanche, les processus non optimisés peuvent vous créer bien des problèmes : clients mécontents, doublons, retards, qualité décevante, coûts indûment élevés et gaspillage des ressources. Soyons clairs. Devenir un expert en amélioration des processus est difficile et peut prendre plusieurs années mais cette approche repose sur des étapes assez simples : cartographie, analyse, redéfinition et mise en forme des changements qui s'imposent. Passons-les rapidement en revue. 1. La cartographie visuelle du processus. À l'aide d'un logiciel spécialisé ou sur un tableau blanc, représentez sur un schéma toutes les étapes à suivre et leurs articulations. Cela se révèle très utile pour retirer les œillères de vos collaborateurs afin de les sensibiliser au contexte général de leurs activités. 2. L'analyse du processus pour identifier ses points faibles en termes de coûts et de retards, par exemple. Objectif clé : localiser les principaux goulots d'étranglement, c'est-à-dire les grands points de ralentissement. Généralement, vous cherchez aussi à éliminer les pertes de temps ou de ressources. Voilà quels seront vos grands axes d'amélioration. 3. La redéfinition. Après une discussion avec les autres parties prenantes et un brainstorming en interne, vous devez identifier les étapes à revoir pour améliorer le processus concerné. Cela peut se résumer à une simple mise à niveau des ressources ou se révéler plus complexe et induire une refonte intégrale. Vous trouverez la solution en évaluant les performances du processus actuel. Votre capacité à supporter une perturbation du flux de travail et la volonté de votre équipe, vous compris, d'assimiler cette nouveauté. 4. La mise en œuvre. Tenez compte des clés de la réussite des changements planifiés. Vous devez séduire la direction pour obtenir son soutien et des ressources : élaborer un plan réaliste en collaboration avec votre équipe, faire naître des opportunités de formation, savoir comment et quand avertir qu'un changement se profile et être prêt à effectuer un suivi et des ajustements au besoin. Au travail, tout est question de processus. En tant que responsable, vous devez veiller à obtenir des résultats dans les temps aux bons prix et de la qualité adéquate. Cela requiert souvent un effort d'amélioration des processus. En suivant ces quelques étapes, non seulement vous rationaliserez votre flux de travail mais vos collaborateurs comprendront leur contribution à l'entreprise, ce qui renforcera leur engagement et leur productivité.

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Date de parution :23 mars 2017

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