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L'essentiel de SharePoint 2016

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Transcription

Maintenant que nos différentes bibliothèques ont été créées, voyons-en plus du côté gestionnaire, comment peupler rapidement ces bibliothèques. Premièrement, je pourrais effectivement faire glisser des fichiers directement ici. C'est ce qu'on a vu côté utilisateur. Deuxièmement, je pourrais venir à partir de l'onglet *BIBLIOTHÈQUE* ici utiliser une petite icône qui s'appelle *Ouvrir avec l'Explorateur de fichiers*. Donc c'est donner une vision un peu plus arborescence du contenu de notre bibliothèque. Une fois que j'ai ouvert cette interface, il suffit en fin de compte que je réduise ma fenêtre d'un côté, voilà qui est fait, et que je vienne ouvrir une autre fenêtre d'explorateur, que je vais placer à côté, et je n'ai plus qu'à venir prendre les informations qui m'intéressent et les déplacer d'un côté à l'autre. Donc j'ai notamment ici un dossier complet avec des procédures. Il suffirait que je prenne mon dossier et que je le déplace ici. De la même façon, j'ai peut-être d'autres fichiers ailleurs. Je vais continuer à faire en quelque sorte mon marché. Je vais prendre ici un fichier Excel. Je veux venir ajouter ici un autre document Word. Bref, je viens ajouter rapidement du contenu. Je vous montre également que chaque fois que vous allez ouvrir... je devrais peut-être agrandir la fenêtre… une fenêtre qui correspond au contenu d'une bibliothèque, ce qui apparaît en haut dans la barre d'adresse, c'est le nom de la bibliothèque que vous lui avez donné à la création. C'est pour ça que tout à l'heure je vous ai dit qu'il faut créer des noms courts mais qui sont malgré tout assez parlants. car là, elle ne s'appelle pas « Procédures de service », elle s'appelle « ProServ ». Autre possibilité malgré tout… je ferme ça déjà et je vais réactualiser ma page, voir ce qui se passe lorsque j'importe ça côté SharePoint… autre possibilité, j'ai beaucoup d'informations et ce que j'aimerais en fin de compte, c'est avoir la possibilité, directement dans mon explorateur, de développer ce qui correspond à l'équivalent avec cet affichage dossier de la totalité de mon site. Je vais pouvoir ici, à partir de mon explorateur et à partir de l'emplacement réseau, lui demander de connecter un lecteur réseau. Je vais lui demander de choisir d'abord la lettre. Alors, je vais l'appeler ici S:, pour SharePoint, et je vais lui demander de se connecter à un site Web. Je fais *Suivant*. Il faut à ce moment-là que je lui donne les indications pour me connecter, une petite seconde, je viens ouvrir mon application ici, je vais ouvrir la fenêtre d'explorateur, tout à fait, et je reviens ici ajouter un emplacement réseau Web particulier. Il ne me reste plus qu'à ajouter l'URL de mon site. Donc je reviens récupérer l'URL de mon site qui est donc ici. Je fais un petit copier-coller. Je reviens là. Et je débarrasse en fin de compte tout le reste. Je ne garde vraiment que ce qu'on appelle le tronc, la racine de mon URL. Et je n'ai plus qu'à faire *Suivant*. Je lui donne un nom. Je vais l'appeler alors « Intranet » pour que ce soit plus clair. Et voilà, je n'ai plus maintenant qu'à venir valider ceci. Je lui demande à ce que cet emplacement réseau dans mon explorateur s'ouvre quand j'aurai terminé. Voilà donc qui est fait. Je récupère bien ici la totalité des différentes bibliothèques avec les noms qui ont été utilisés lors de la création. Voilà pourquoi je vous disais qu'il faut certes des noms courts mais qui sont malgré tout compréhensibles. Ça, c'est bien mes « Procédures de service » et ça mes « Plans de service » mais voyez que je retrouve également la bibliothèque qui s'appelle « Cours », la bibliothèque qui s'appelle « Documents partagés », la bibliothèque qui s'appelle « Logos ». Alors, où est-ce que je vais retrouver tout ça maintenant ? Systématiquement et à chaque ouverture de session, au niveau de mon PC, je vais retrouver directement l'accès au contenu complet de mon site. Je vais même retrouver les sous-sites qui ont été créés. Premier sous-site, deuxième sous-site... Donc voilà pour vous, c'est vraiment quelque chose d'intéressant pour pouvoir travailler très rapidement et efficacement sur la totalité de votre structure. Bien évidemment, c'est quelque chose que je conseille pour les gens qui doivent gérer des collections de sites, pas pour des utilisateurs finaux car c'est vrai que ça va nous permettre de peupler rapidement des bibliothèques mais comme on va ajouter peut-être des notions supplémentaires à personnaliser au moment de la création des documents dans les bibliothèques, il est peut-être plus intéressant après de revenir travailler directement avec les interfaces côté SharePoint, ne serait-ce que pour qualifier correctement les documents. Mais voilà finalement quelles sont les possibilités pour vous en tant que gestionnaire pour alimenter rapidement les bibliothèques de documents créées.

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Date de parution :29 mars 2017

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