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Ajuster et communiquer

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Découvrez comment ajuster les activités en fonction de l'avancement des tâches et des budgets. Vous pourrez ensuite communiquer de manière transparente et constructive avec votre client.

Transcription

L'étape onze consiste, si c'est nécessaire, à rééchelonner les activités. A l'étape neuf, nous avons suivi l'avancement de notre projet, à l'étape dix nous avons suivi l'évolution du financement. L'étape onze peut nous permettre d'ajuster les activités en fonction de l'avancement et des dépenses. Cette étape peut s'avérer douloureuse, et dans un environnement instable et changeant il est fort à parier que les événements imprévus seront venus perturber notre planification de départ, et que nous aurons besoin de trouver plus d'argent et/ou plus de temps. Le client peut être à l'origine de ces changements en réduisant les budgets. Que pouvons-nous faire, si notre projet est hors délai ? Prenons nos trois critères: coûts, délais et qualités. Nous voyons que nous pouvons gagner du temps en augmentant les coûts, donc, dépenser plus. Une autre option serait de diminuer la qualité pour la suite du projet, et c'est une autre manière de gagner du temps. Une troisième option serait de mener les activités restantes en parallèles. Cette option est intelligente, parce que le fait de superposer les tâches ne signifie pas nécessairement la diminution de la qualité, ni l'augmentation des dépenses. Donc, ça peut s'avérer une très bonne option. Mais comme nous l'avons vu précédemment dans la formation, la superposition peut s'avérer complexe et donc, génératrice des risques. Une autre possibilité est de terminer le projet hors des délais prévus. Si le temps n'est pas un critère essentiel, une proposition intéressante peut être de maintenir le budget et la qualité et de laisser glisser les délais. Jusqu'à présent, si le projet à pris du retard, nous avons les options suivantes : dépenser plus, diminuer la qualité, mener des activités en parallèle, ou bien laisser glisser les délais. Ce sont les quatre principales options. Une possibilité est de ne rien faire et espérer, je ne vous la recommanderai pas. Pourquoi un manager de projet prendrait-il une telle décision ? La réponse est qu'il croit et qu'il se dit que la première partie du projet ne s'est pas trop mal passée et qu'il mérite un peu de chance pour la seconde. Mais nous savons tous ici que si la première partie s'est mal passée, en principe, la seconde continuera sur la même lancée. Tout simplement, parce que la personne qui a fait le planning, était optimiste, et que l'équipe n'était pas aussi performante que l'on aurait pu le penser. Si vous avez la même équipe dans la seconde partie que dans la première, vous allez avoir les mêmes problèmes dans la seconde partie. Donc, ne rien faire et espérer n'est pas du tout une bonne idée, Ça signifie que vous laisser les choses aller de travers, sans informer personne. Ne vous laisser pas tenter par cette option. A un moment donné, vous allez devoir vous confronter aux problèmes et vous devrez avoir un échange avec votre patron ou votre client et discuter les options qui s'offrent à vous. Prenons un exemple. Disons que votre projet coûte 100 000 euros. A mi-chemin vous deviez avoir dépensé 50 000 euros, mais vous avez dépensé 54 000 euros. La même approche s'applique à la gestion des délais. Donc, nous sommes à 54 000 euros au lieu de 50 000 euros. Que dire à notre boss ou notre client ? La tentation pourrait être d'annoncer que le projet va aussi coûter 104 000 euros. Mais si vous faites ça, vous présupposez que la seconde partie du projet va se dérouler comme prévu et que les activités vont coûter les 50 000 euros qui sont budgétés. Probablement qu'il en sera autrement, et la seconde partie va coûter 54 000 euros. Vous pourriez annoncer 108 000 euros à votre patron. Si nous sommes pragmatiques au final, ce ne sera pas quatre, mais trois ou cinq, ou même six mille euros. Nous ne voulons surtout pas dire à notre client 108 000 euros et devoir revenir plus tard pour demander deux ou trois de plus. C'est impossible de décaler deux fois les délais, parce que si vous décalez deux fois les délais, le sous-message que vous faites passer est : « La première fois j'ai pas bien réfléchi, et j'ai laissé filer une seconde fois ». Si vous décalez une fois, vous êtes désolé et ça ne se produira plus. Ma recommandation serait donc de dire à votre client 110 000 euros, même 111 000 euros, car les commentaires négatifs que vous aurez si vous annoncez 111 000 euros, ne seront pas pire que si vous annoncez 108 000 euros. Mais au moins, vous n'aurez pas à revenir pour demander un supplément. Souvenez-vous que les options qui s'offrent à vous à mi-parcours, pour gérer le retard, sont de dépenser plus d'argent sur la suite, de réduire la qualité, ou de superposer les tâches qui restent, la dernière étant de ne rien faire et de laisser aller. Mais quoique vous fassiez, résistez à la tentation de ne rein faire et d'espérer que les problèmes se résoudront de même.

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Date de parution :10 nov. 2016

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