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Dans cette vidéo, vous verrez comment enregistrer toutes les modifications, archivages ou suppressions des documents dans les journaux d'audit.
06:01

Transcription

Dans cette vidéo, vous allez voir comment associer ce que l'on appelle une stratégie de gestion des informations à un type de contenu, voire une bibliothèque. Il est préférable quand même de travailler au niveau du type de contenu car on l'a vu, c'est beaucoup plus souple. Donc, si vous allez sur les types de contenu, par exemple, je vais au niveau du site racine. J'ai un type de contenu qui existe qui est présent, qui s'appelle en fait, "top projet". Donc on voit tout de suite ici. Je l'ouvre, et je vois que je peux lui associer une stratégie de gestion des informations. Je vais cliquer dessus. L'intérêt de le faire au niveau du type de contenu, c'est que vous allez impacter automatiquement, si c'est votre objectif, bien sûr, toutes les bibliothèques concernées. Alors, vous pouvez par exemple, activer la rétention. Alors, Activer la rétention est une fonctionnalité qui se prépare un petit peu à l'avance mais qui permet par exemple, de déplacer des documents qui n'ont pas été manipulés depuis x temps, par exemple, depuis 5 ans,10 ans, enfin, c'est vous qui définissez la règle, en ajoutant une étape de rétention. Donc, je vais cliquer sur Ajouter une étape de rétention. Et là on vous dit voilà, vous avez une condition : si le document n'a pas eu de modification depuis plus de 3 ans eh bien, vous avez une action. Alors, il y a différentes actions, comme par exemple, déplacer le document vers la corbeille. Ça peut surprendre mais pensez par exemple, à un site de développement, ce n'est pas forcément absurde de faire du ménage régulièrement, et même des fois à des fréquences beaucoup plus élevées parce que j'ai besoin d'avoir des nouveaux documents, ou je ne veux pas que des documents y soient présents. On peut évidemment être un peu plus radical, supprimer définitivement, transférer vers un autre emplacement. Alors, il faut savoir que ça se prépare un petit peu par l'administrateur SharePoint. Si vous cliquez sur Transférer vers un autre emplacement, en fait SharePoint ne trouve pas ces emplacements car ils n'ont pas été définis. Donc, il faut qu'au niveau de l'administrateur SharePoint, un emplacement ait été défini par exemple, pour pouvoir envoyer automatiquement les documents qui n'ont pas été modifiés depuis x temps vers un site d'archives, par exemple. Typiquement, tous les documents qui n'ont pas bougé depuis 10 ans, on considère qu'ils sont obsolètes et on va les déplacer. Alors, vous avez aussi, ce qui est très intéressant, Démarrer un flux de travail. Démarrer un flux de travail, vous pouvez, vous, en tant que concepteurs créer des flux de travail. Donc ici, dans cette plateforme, je n'ai pas créé de flux de travail mais si j'avais créé un flux de travail, il serait disponible, et je pourrais choisir le flux de travail ou les flux de travail concernés pour pouvoir s'appliquer dessus dès que le document n'a pas été modifié depuis plus de trois jours, en l'occurence. Et j'ai la possibilité d'avoir une périocidicité. Ici, je vais dire simplement je déplace vers la corbeille, je vais même être plus radical, au bout d'une journée. Je suis dans un environnement de formation je peux me permettre ce genre de choses. Alors, vous pouvez aussi activer l'Audit. Alors ça, c'est intéressant parce que ça vous permet de savoir s'il y a eu des modifications d'éléments ou s'il y a eu, voilà, vous cochez la case, si les fichiers ont été archivés, extraits, déplacés, copiés, supprimés ou restaurés. Autrement dit, vous avez une traçabilité complète de ce qui s'est passé pour effectivement suivre ce que font les utilisateurs en sachant quand même, qu'à condition que l'utilisateur ne soit pas anonyme, sinon, vous ne saurez pas qui a fait quoi. On peut éventuellement utiliser Code barre. On peut aussi, ça c'est intéressant, Activer une étiquette. Concrètement, à chaque fois qu'un document va être enregistré eh bien, vous pouvez inviter les utilisateurs à insérer une étiquette. En fait, ça va se faire automatiquement, vous allez voir comment et vous pouvez évidemment empêcher la modification de cette étiquette après qu'elle ait été ajoutée. Donc vous mettez un texte, par exemple, confidentiel. Tenez, on va faire un exemple là-dessus. On peut règler la taille, etc. La hauteur, allez, 1cm sur 5. Et on a un aperçu dès qu'on clique sur Actualiser. Vous allez voir, bon voilà, comme ça me va très bien, je clique sur OK. Voilà, donc il est en train d'associer la stratégie au type de contenu qui s'appelle "doc projet". Donc, pour être cohérent, il faut mainteant que je trouve une bibliothèque, où est associé ce type de contenu, "doc projet". Donc, j'en ai une qui est Document, j'ai aussi Etudes. Je prends Etudes, ça n'a pas d'importance. Dans Etudes, je vais quand même vérifier que j'ai bien associé "doc projet", donc ici, j'ai bien "doc projet", c'est bon. Et la deuxième chose à faire, c'est au niveau des Paramètres avancés, demander à ce que les documents s'ouvrent dans l'application cliente. En l'occurence, Word pour ce scénario. Donc, je vais valider tout ça, voyez, j'ai bien coché. Ici, Ouvrir dans l'application cliente, je fais OK. Très bien, je retourne sur Etudes. Et donc là, je vais créer un nouveau document. Voilà, je créé un "doc projet", évidemment, pour être cohérent, je l'ouvre dans Word, donc Word va se lancer. Voilà, Word s'est lancé. Et là, c'est par exemple, Etude d'audit, voilà, peu importe le texte. Donc, j'enregistre. Donc, je lui dis que je l'enregistre dans Etudes. Et il me demande : « La stratégie de ce document implique que celui-ci comporte une étiquette. Souhaitez-vous insérer une étiquette maintenant ? » Donc, je fais « Oui. » Voilà, donc il a bien enregistré mon étiquette mais il n'a pas enregistré le fichier. Donc il fait que je retourne sur Documents actifs et là, je lui dis, voilà, je vais mettre Etudes, j'enregistre. On voit bien l'étiquette qui est présente. Je peux fermer maintenant le document. On patiente un petit peu le temps que ça se rafraîchisse. Voilà et je vois bien apparaître mon document Etudes, je peux vérifier que l'étiquette est bien présente. Et voilà le résultat. Donc, j'ai bien une étiquette qui a été insérée automatiquement à l'intérieur de mon document.

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Date de parution :30 août 2016
Mis à jour le:28 févr. 2017

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