L'essentiel de Project 2016

Ajouter une ressource à une activité

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Vous pouvez assigner une ressource à une ou plusieurs activités, à partir de la vue pour les activités. Il existe plusieurs méthodes, et vous verrez également comment éviter les erreurs.
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Transcription

Nous allons voir comment ajouter des ressources à une ou plusieurs activités. Nous sommes présentement dans la vue Tableau des ressources. Pour assigner des ressources, nous allons aller dans la vue pour les activités. Donc, nous allons retourner dans notre vue de Diagramme de Gantt. Sous Tâche ici, je vais cliquer sur Diagramme de Gantt, ce qui me ramène à ma vue par défaut, que j'ai auparavant. Je vais assigner une ressource de manière facile évidemment. Nous avons la colonne Noms des ressources. Donc, nous pouvons automatiquement rentrer des ressources dans cette colonne. Petit piège à ne pas faire : parfois nous on est déjà sur notre projet où on demande à quelqu'un d'autre de rentrer des ressources. Et nous, on aura rentré le prénom et le nom de famille. Mais la personne dit : « il n’y a pas problème, je vais rentrer les ressources. » Et elle rentre le nom de famille en premier, et le prénom par la suite. Qu'est-ce que cela fait ? Pour Microsoft Project, si j'assigne ici ainsi, ensuite, je vais taper le prénom et le nom de famille par la suite, l'erreur que cela crée, c'est que pour Microsoft Project, les deux ressources sont deux ressources différentes. Je vous démontre. On va retourner dans notre tableau. Donc, je clique dans Tâche, sous la petite flèche, et je vais retourner à mon tableau des ressources. Étant donné que j'ai rentré le nom de famille et le prénom au lieu du prénom et nom de famille, à ce moment-là, pour Microsoft Project, ce sont deux ressources différentes. Donc, on doit s'assurer de bien remplir le tableau des ressources pour compléter la liste de nos ressources. Ne jamais rentrer le nom de la ressource dans les activités. C'est une bonne pratique et ça peut nous éviter des erreurs monumentales dans notre projet. Par exemple, quelqu'un peut taper un point, et là, nous, et là, un point. Ce sont des erreurs qui peuvent arriver facilement et qu'on peut prévenir en créant finalement ce tableau des ressources avant de rentrer les ressources sur nos activités. Donc une bonne pratique à prendre. Ne pas oublier de faire de cette façon, un peu comme les activités. On rentre tous nos activités, on commence à les séquencer par la suite. Même chose pour les ressources, on rend nos ressources et ensuite, on les assigne. Si on se rend compte en cours de route qu'on a besoin d'une ressource supplémentaire qu'on n’a pas identifiée, on vient encore une fois dans notre tableau des ressources, on va rentrer la ressource dans une nouvelle ligne, et on va ensuite aller l'assigner au niveau des activités. Donc je reviens à mon activité. Début de projet, la ressource on l'a effacée. Nous voyons maintenant que dans Nom des ressources, la colonne est vide. Le deuxième façon d'assigner une ressource est de double-cliquer sur l'activité. Donc, je vais double-cliquer sur Début de projet. Ça m'ouvre la fenêtre Informations sur la tâche. J'ai ici différents onglets, dépendant où est-ce que vous étiez la dernière fois que vous aviez ouvert cette fenêtre. Vous allez vous retrouver à la même location. Dans mon cas, le dernier coup, j'étais sur les Ressources. Donc, elle apparait directement au niveau des ressources. Et ici, j'ai Nom de la ressource. Et j'ai encore une fois mon menu déroulant. Encore une fois, bonne pratique, ne jamais rentrer le nom de la ressource. Vraiment prendre le menu. Et ensuite, indiquer quelle ressource vous voulez assigner à l'activité. Ensuite par exemple, nous voulons assigner Elon Musk. Nous avons besoin d’un Gestionnaire de Projet. Et nous avons besoin d'un Ingénieur Junior. Je clique sur OK. Si j'agrandis ici ma ligne, nous allons voir que toutes les ressources ont été affectées sur l'activité. Une autre petite attention que je tiens à vous porter : quand on a prédéfini le diagramme de Gantt, Nous avons dit : nous voulons avoir le nom de l'activité avec la ressource à côté. Maintenant que nous entrons les ressources, le nom des ressources vont maintenant apparaitre également dans mon diagramme de Gantt. Donc Début de projet, on voit les ressources affichées. Début de l'étape 1, on voit la ressource affichée. Une autre façon de rentrer les ressources est de faire un fractionnement. Donc, je me mets dans le diagramme de Gantt. Je clique sur le côté droit. Et je fais Afficher le fractionnement. Et je tombe dans le formulaire d'entrée de ressources. Si jamais vous n'êtes pas dans le formulaire d’entrée des ressources, vous pouvez cliquer encore dans le fractionnement, sur le bouton droit et vous avez ici les différentes vues que vous pouvez rentrer. Donc, on peut avoir Prédécesseurs et Successeurs, Ressources et Prédécesseurs, si vous voulez en même temps voir les liens logiques entre les deux. Sinon, la vue que nous sommes présentement, c'est Planification. Allons dans Ressources et Prédécesseurs. Donc, nous allons maintenant rentrer les ressources pour l'activité Travail d’équipe 1.1. Donc, si je descends ici, Travailler l'étape 1.1. Nom de la ressource : je vais ici sélectionner par exemple Gestionnaire de Projet. Et je vais sélectionner Plastique G-200. Comme vous voyez présentement, rien ne se passe. Quand on est dans le fractionnement, on doit toujours faire un OK, approuver les choses que nous avons changées. Donc je clique sur OK ici. Alors ici, on voit mes nouvelles ressources qui sont assignées : Plastique G-200 et Gestionnaire de Projet. J'apporte également votre attention : sur le Plastique G-200, nous avons, entre parenthèses, le chiffre 1. Qu'est-ce que veut dire ce chiffre ? Rappelez-vous que Plastique G-200, en retournant dans notre tableau des ressources, je vais fermer le fractionnement. Plastique G-200 est une ressource de type consommable. Nous avons un prix fixe par unité. Ici l'étiquette, on pourrait que c'est à la tonne que nous allons consommer ce plastique. Je reviens à mon diagramme de Gantt. Donc, sous Tâche, Diagramme de Gantt. Pour compléter l'étape 1.1, nous avons besoin de 1 tonne. On voit que le Tonne maintenant apparait. Donc, ça nous donne notre unité. Donc, si nous voulons commander nos matières premières, nous savons immédiatement que la quantité à commander sera d’une tonne. Si la quantité est supérieure, on peut retourner ici, clic-droit dans le diagramme de Gantt, Afficher le fractionnement. Et l'unité ici, nous pouvons en ajouter, prendre par exemple 4 tonnes, je clique sur OK. Rappelez-vous, quand on est dans Fractionnement, on doit toujours approuver les changements qu'on a faits. Et voilà, 4 tonnes apparait. Évidemment, Microsoft Project malheureusement ne fait pas la correction française. Maintenant, travaillons dans l'étape 1.2, ajoutons maintenant l'autre type de ressources que nous avons mises, Dépenses de voyage qui est de type coût. Encore une fois, je suis dans le bon, je dois approuver ce que j'ai fait. À ce moment-là ici, Unités est vide. Nous allons premièrement fermer le fractionnement. Mais allons voir dans notre tableau des ressources. À ce moment-là ici, donc on n’a pas de coût. Il faut rentrer le coût automatiquement dans le projet.

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Date de parution :22 déc. 2017

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