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Voyez comment ajouter des fichiers à vos tâches, qu'il s'agisse de procédures, d'images, de plans et, d'une manière générale, tout ce qui est indispensable à leur déroulement.
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Alors, nous allons voir ici comment associer des documents, des fichiers à des tâches. Il est clair que, pour aider à la réalisation des tâches, eh bien, vous avez peut-être besoin d'associer une procédure, vous avez peut-être besoin d'associer un manuel, ou vous pouvez peut-être avoir besoin d'ajouter, pour la réalisation d'une tâche, certains éléments comme des photos, ou pourquoi pas même une vidéo, vous permettant de décrire ou d'aider, en tous les cas, à la réalisation des différentes étapes. Allons donc dans le cas de la tâche de décoration de sapin. Eh bien, cette décoration de sapin, vous voulez ajouter une pièce jointe, et ajouter une pièce jointe à une tâche peut se faire avec trois sources. Une source « Fichier », c'est-à-dire que vous allez télécharger dans l'environnement un élément qui vient de votre ordinateur, un lien vers un autre site ou quelque part sur Internet, SharePoint ou autre, et puis un document qui est déjà stocké dans une bibliothèque de SharePoint. Dans le cas présent, je vais faire appel aux fichiers qui sont sur mon ordinateur et je vais télécharger un document de procédure de décoration de sapin de Noël. Je clique sur Ouvrir le document se charge à l'intérieur de la tâche et, une fois que ce document est chargé, j'ai ici l'aperçu du document. Et en passant la souris au-dessus, j'ai possibilité d'afficher ce document comme aperçu de la tâche, je peux l'afficher sur la carte. Si je coche cette case et que je ferme ici la tâche, eh bien, nous allons voir l'aperçu du document qui va apparaître dans la tâche à réaliser. Je clique à nouveau sur la tâche, et c'est quelque chose que je ne veux pas. Il y a effectivement bien « procédure décoration » attaché à la tâche, mais c'est pas pour autant la visualisation que je veux donner à la tâche. En passant la souris également au-dessus de cette pièce jointe, j'ai trois petits points. Quand je clique sur les trois petits points, il y a un menu contextuel qui apparaît, et je peux modifier cette pièce jointe. Je peux modifier l'adresse où se trouve stockée cette pièce jointe, et puis je peux changer le texte à afficher. « procédure décoration sapin Noël.docx » eh bien je peux très bien enlever cette extension, et mettre, par exemple, une majuscule. « Procédure de décoration » et puis, par exemple, « du sapin Noël ». Voici donc le texte à afficher, même si le nom du fichier est beaucoup plus concis. Je clique sur Enregistrer et nous avons bien « Procédure de décoration du sapin Noël ». Je ferme ici, et nous avons un petit trombone qui apparaît, qui symbolise comme quoi nous avons une pièce jointe attachée à cette tâche. Évidemment, je peux associer plusieurs pièces jointes. Il me suffit d'ajouter de nouveau une pièce jointe pour en avoir une seconde et puis une troisième, etc. Je peux donc associer toute une série de pièces jointes à une seule tâche. Quand j'associe des pièces jointes à mon environnement, je les retrouve accessibles également dans le site du projet, et en cliquant sur les trois petits points ici, et en allant sur le lien « Fichier », eh bien, le système m'amène directement à la bibliothèque de documents du site. Et cette bibliothèque de documents, je retrouve bien le document que je viens de télécharger. Ainsi, il y a une complète interaction, encore une fois, dans Office 365 entre les lieux de stockage et les choses que je réalise entre les applications, le stockage, la messagerie. Je profite pendant que je suis ici pour vous montrer qu'en passant la souris, il y a cette petite fenêtre surgissante qui apparaît avec deux liens : un lien, ici, de partage, vous permettant de partager, comme son nom l'indique, ce document avec différentes personnes. Suivant les règles de l'entreprise, vous avez possibilité de partager ce document avec des personnes spécifiques des personnes ayant déjà accès, des personnes au sein de votre organisation, et si l'entreprise le permet, vous pouvez même faire un lien anonyme. Quand vous passez la souris au-dessus, vous avez également « Afficher les détails » avec la visualisation, dans cette petite fenêtre du document, puis la liste des personnes ayant accès, et vous pouvez gérer l'accès, donc le partage de ce document. Les « Propriétés ». Ici, il y a simplement le nom et le titre, mais il pourrait y avoir beaucoup plus de propriétés intégrées dans la bibliothèque. Et puis, les activités récentes qui ont eu lieu à ce document et les informations globales. Revenons à notre projet. Quand j'associe également une pièce jointe à une tâche et que je viens la choisir à partir de SharePoint, eh bien, je retrouve ce même espace de documents que je viens de vous montrer dans le site qui est lié à cet environnement de travail. Vous voyez ici, dans « Projet de décoration » que je dispose d'un fichier « procédure décoration ». Eh bien, quand je suis sur ma tâche et que je viens choisir un document depuis le lien SharePoint, j'arrive directement dans cette bibliothèques de documents. Donc, tous les documents qui sont mis à disposition sur le site correspondant sont donc disponibles pour être ajoutés aux tâches de Microsoft Planner.

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Date de parution :12 juin 2018

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