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L'essentiel d'Excel 2016

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Transcription

Vous avez la possibilité dans un tableau Excel de mettre des commentaires sur telle ou telle cellule à votre convenance. Alors, c'est quoi un commentaire ? C'est un petit texte qui, par exemple, va servir à expliquer une formule comme ici ou un petit texte qui va vous permettre d'indiquer à l'utilisateur que dans cette cellule, il est important de faire telle ou telle chose, ou de saisir telle ou telle valeur. Bref, vous pouvez mettre des commentaires sur absolument toutes les cellules d'une feuille de calcul. Je vais vous demander de vous rapprocher des fichiers d'exercice et d'ouvrir le classeur qui s'appelle « Commentaires ». Ce classeur, c'est quoi ? C'est tout simplement une feuille qui s'appelle « dépenses » dans laquelle on a une imputation de dépenses dans des postes : EDF, loyer, assurances, impôts, loisirs, divers. J'ai des valeurs. Chaque valeur va dans un poste. Par exemple ici, j'ai 824 euros qui sont pour l'instant dans le poste 1, qui est, donc, l'EDF. Puis, je me dis que je me suis trompé : « Non, c'est du loyer ». Je mets « 2 », je valide avec « Entrée ». Et la valeur va s'imputer dans le poste « loyer ». Comme ça, je peux ventiler mes dépenses dans les différents postes. Avec en bas un total et un pourcentage. Combien de pourcents représente l'EDF par rapport aux dépenses générales ? Combien de pourcents représente le loyer, etc. ? Là, j'ai fait une formule à base de « SI » que j'ai recopiée sur toute cette zone-là. J'aimerais mettre un petit commentaire, parce que dans 6 mois je ne me rappellerai peut-être plus ce que fait cette formule. Je voudrais la commenter. Comment faire ça ? Je me positionne sur la première formule, ou sur la deuxième ou la troisième, à vous de voir. J'ai l'habitude, moi, de me positionner toujours sur la première cellule contenant la première formule. Et je ne me positionne jamais sur des déclinaisons pour mettre un commentaire. Et ça, c'est une habitude de travail. Je me positionne, donc, sur la première, je fais clic droit et là, tout simplement, je descends sur clic gauche « Insérer un commentaire ». Je clique. Je peux effacer le nom de l'ordinateur et le nom de l'utilisateur si cela ne me convient pas. Et je peux, donc, écrire mon texte. Voilà, j'ai tapé mon texte. Une fois que j'ai tapé ce texte, je clique en-dehors, poum, il disparaît. Il n'est pas perdu, je vous rassure. Maintenant ma cellule est munie d'un petit triangle rouge en haut à droite. Lorsque je survole cette cellule, je vois apparaître le contenu de ma bulle. J'ai aussi la possibilité en faisant un clic droit sur la cellule de venir sur « Afficher/Masquer les commentaires ». A partir de ce moment, si je sors, la bulle de commentaire reste présente. Je peux bien sûr en cliquant sur son bord la déplacer, car elle me gêne maintenant. Elle m'empêche de lire mon tableau. Je peux venir la positionner ici. On a la possibilité aussi, quand on est dans cet état d'affichage permanent, de venir sur la bulle, clic droit, et d'aller sur « Format de commentaire ». Et dans « Format de commentaire » vous pouvez changer la police. Par exemple, on va prendre une police de type Verdana, en 10, et on fait OK. Et, donc voilà, j'ai changé la police des caractères du commentaire que j'ai écrit. Vous pouvez faire des petites fioritures, si cela vous convient. Clique droit dessus. Je reviens sur la notion de « Définir comme attributs par défaut » qui va nous permettre de dire qu'à partir de maintenant jusqu'à dorénavant tous les commentaires que l'on va écrire seront dans la police Verdana, telle que je l'ai définie lors des modifications. Je peux changer la couleur du fond, l'encadrement, etc. Donc, je peux définir ce nouveau style comme les attributs par défaut. Je reviens sur ma cellule originelle où j'ai écrit mon commentaire. Clic droit. Je viens dire que je veux effacer le commentaire, éventuellement. Là, ce n'est pas ce que je souhaite faire. Je peux aussi modifier le commentaire, si je clique sur « Modifier ». Il est bien évident que je vais pouvoir retaper du texte dedans. Et enfin, lorsque je suis sur la cellule qui contient le commentaire et que je fais un clic droit, je peux revenir dans l'état initial « Masquer le commentaire », le commentaire n'apparaissant qu'au moment où je survole la cellule. Maintenant, on peut utiliser le commentaire ailleurs. Si je viens dans « Fichier » et que je viens dans « Imprimer », je peux imprimer mon tableau − oui, ça, c'est normal −, mais je peux aussi décider d'imprimer, par exemple, les commentaires. Dans ce cas-là, je descends avec le petit ascenseur qui est là pour venir sur « Mise en page ». Je clique sur « Mise en page » qui est complètement en bas de l'écran, je viens sur « Feuille » et là, je vois que j'ai « Commentaire : aucun ». Mais je peux ouvrir ça et dire d'imprimer les commentaires à la fin de la feuille. Ou bien, je peux imprimer les commentaires tels que sur la feuille. « Tel que sur la feuille », c'est quand vous avez fait apparaître de manière fixe vos commentaires et que vous les avez positionnés. Sinon, vous faites « A la fin de la feuille ». Ok. Donc, à partir de là, les commentaires apparaîtront complètement à la fin, ici. J'ai, donc, mon petit commentaire qui est écrit ici. Si j'en avais plusieurs, ils apparaîtraient tous à cet emplacement. Voilà donc, en quelques mots, ce que l'on peut faire avec les commentaires. Je vous conseille vivement d'utiliser les commentaires, notamment dans les cas les plus difficiles, ne serait-ce que pour documenter finalement vos formules.

L'essentiel d'Excel 2016

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Date de parution :28 oct. 2015
Mis à jour le:30 sept. 2016

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