L'essentiel de Project 2016

Ajouter des commentaires aux tâches

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Dans cette séquence, vous apprendrez à ajouter des commentaires et le type d'information à saisir. Vous pourrez également créer des modèles de commentaires.
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Transcription

Nous allons maintenant faire une petite parenthèse de la planification et rajouter quelque chose sur nos activités, qui est très utile pour garder l'historique de notre projet, ce qui est d’ajouter des notes aux activités. Dans notre cas, nous voulons ajouter des notes seulement aux activités et non pas aux activités sommaires car c'est la meilleure pratique parce que lorsqu'il arrive des évènements, lorsque nous devons prendre des notes, rajouter des choses et dire qu'est-ce qui s'est passé sur l'activité, quelle manœuvre nous avons faite pour changer la durée de l'activité par exemple, nous ne changeons jamais directement sur une activité sommaire. C'est directement sur l'activité. Donc, c'est un peu le principe de base, derrière le but de rajouter des notes seulement sur les activités. Pour rajouter une note, très simple, encore une fois, il y a plusieurs façons. Je vais faire le tour des différentes méthodes. En premier, je clique sur l'activité que je veux rajouter une note. Et je vais cliquer ici sous le menu Tâche. Donc, je m'assure que je suis dans Tâche. Et j'ai une espèce, ici, de petit Post-it, avec le coin plié, si on veut. Je vais cliquer donc sur le bouton Notes de tâche. On remarque ici que Microsoft Project maintenant m'amène dans le menu Informations sur la tâche, et sous l'onglet Remarques. Petite chose un peu dérangeante : Microsoft Project passe de note à remarque, ce qui est un peu le même principe. Mais il faut juste comprendre la différence que notre remarque pour Microsoft Project, c’est la même chose. Je clique dans le carré et je vais maintenant mettre des titres à mes notes. Donc, je vais faire des sections différentes pour bien retrouver mon information que je vais aller chercher. Et pour m'assurer que je comprends bien, d'une note à l'autre, que j'ai le même type, si on veut, de notes rentrées dans les mêmes endroits. Si je veux aller chercher une information précise, je veux vraiment savoir ou aller chercher dans la note au lieu de parfois, on peut mettre un long texte. Et c'est difficile un peu d’aller chercher l'information qu'on veut. Donc, c'est juste peut-être d'organiser un peu mieux les tâches. Mais en premier sous-titre, je vais mettre Résultat Planifié. Résultat Planifié. Ensuite, je vais mettre Résultat Réel Obtenu. Et le dernier sera Leçons Apprises. Donc, je m'assure de mettre quelques espacements de lignes. Je vais faire un petit peu de mise en page. Je vais mettre mes titres en gras. Je vais changer ça en cliquant ici sur le A, qui est Police. Et je vais mettre en gras ici aussi, Résultat Planifié, en gras. Donc, ce sera mon gabarit pour tous mes commentaires dans mon projet. Ce que je vais faire, je vais faire un copier-coller, dans mes autres activités par la suite. Je sélectionne tous mes notes. Je m'assure d'avoir les lignes libres en dessous pour m'éviter de commencer à rentrer mes données et que ce soit en caractères gras, des choses comme ça. Donc, je m'assure d'avoir les lignes libres. Et je fais un Ctrl + C, je clique sur OK. Maintenant que nous avons cliqué OK, nous voyons ici que l'onglet Note ou Remarques, dans le cas, apparait dans la colonne d'information. Microsoft Project nous indique que nous avons une note sur cette activité. Deuxième façon de fonctionner : nous pouvons double-cliquer sur l'activité. Et ça nous ramène principalement à la même page que si on avait cliqué ici sur le bouton Remarques. Cependant, il peut arriver parfois que nous avions cliqué auparavant, nous sommes dans Général. Donc, bien s'assurer d’aller sous l'onglet Remarques. Et je vais rajouter mes titres comme j'ai fait précédemment. Je vais faire un Ctrl + V et je clique sur OK. Une autre façon de faire, clic-droit dans le diagramme de Gantt et de faire Afficher le fractionnement. Donc, ça me ramène mon écran dans le bas, comme vous le savez. Et ce que je veux faire ici dans mon écran de bas, je veux afficher mes notes. Donc, je clique-droit encore dans mon écran de bas et je clique sur Notes. Donc, ça me donne une autre façon d'aller chercher mes notes. Et je vais ensuite cliquer sur l'activité suivante, Travailler l'étape 1.1. Et je vais faire un coller, Ctrl + V, sur mon clavier. Lorsque vous êtes dans le fractionnement, vous vous assurez de toujours cliquer sur OK ici. Donc, ça veut dire à ce moment-là que je confirme la manœuvre. Ensuite, je peux faire Suivant et je fais le même principe, Ctrl + V. Et je clique OK, je fais Suivant, Ctrl + V, OK. Et je vais le faire pour toutes les activités dans ma cellule. Je vais maintenant fermer mon fractionnement. J'ai maintenant des notes sur toutes mes activités. Donc, lorsque je serais en cours, en train de commencer le projet, je pourrais rajouter les commentaires. Je vais d'ailleurs en ajouter un immédiatement sur l'activité 1.1. Je vais double-cliquer sur Remarques. Et je vais ici, dans Leçons apprises. Nous avons dû fractionner la tâche car Ressource X devait quitter le projet temporairement. Lorsque je serais de retour, lorsque mon projet sera terminé, je pourrais revoir facilement pourquoi j'ai fractionné ici cette tâche. Et ça va me permettre d'aller chercher des informations supplémentaires sur ma tâche. Je clique sur OK. C'était une façon rapide de rajouter des notes ou des remarques sur les tâches avec un gabarit qui vous aide à bien trouver où sont les informations à chercher.

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Date de parution :22 déc. 2017

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